Cómo la digitalización está transformando el lugar de trabajo actual

En 2020, la pandemia dio un vuelco a la transformación digital. Las empresas de casi todos los sectores aceleraron la adopción de herramientas digitales y soluciones basadas en la nube para conectar a distancia a los empleados y seguir atendiendo a los clientes.

Hoy en día, muchas organizaciones han vuelto a los lugares de trabajo presenciales o han adoptado un modelo de trabajo híbrido, pero siguen confiando en la digitalización para mantener la eficiencia, conectar equipos, gestionar documentos y automatizar flujos de trabajo.

En este artículo, exploramos cinco formas clave en las que la digitalización  está transformando el lugar de trabajo y las maneras de asegurarse de que utiliza las herramientas adecuadas para seguir siendo competitivo y eficiente en un entorno digital que cambia rápidamente.

La digitalización está tan arraigada en el lugar de trabajo que muchos de nosotros damos por sentadas sus ventajas. Aunque esta lista no es exhaustiva, nos centraremos en cinco áreas clave en las que la digitalización y las herramientas digitales marcan una diferencia significativa.

La incorporación de herramientas digitales a las operaciones diarias permite a las empresas mejorar  drásticamente la eficiencia de los procesos y la productividad de los empleados . Cuando los empleados dedican menos tiempo a tareas administrativas o repetitivas, tienen más tiempo para centrarse en iniciativas estratégicas que impulsen el crecimiento.

Por ejemplo, el software eSign integrado mantiene el flujo de los procesos empresariales al eliminar la necesidad de firmar, escanear y enviar por correo documentos que necesitan una firma.

Algunas soluciones de eSign hacen que estos procesos sean más eficientes al permitir a los usuarios redactar contratos y acuerdos, insertar campos de firma, solicitar firmas y enviar documentos, todo ello dentro de Microsoft Word y Outlook.

La digitalización ha creado un entorno de trabajo más conectado al transformar la forma en que los equipos interactúan, comparten información y colaboran entre plataformas y sistemas empresariales.

El software de edición de PDF  es una de las herramientas fundamentales para mejorar la colaboración. Esta tecnología permite a los equipos convertir hojas de cálculo de Excel, presentaciones de PowerPoint y documentos de Word en PDF editables y con capacidad de búsqueda.

Al transformar los documentos en un formato de acceso universal, las empresas se aseguran de que los miembros del equipo puedan compartir, revisar y colaborar fácilmente en archivos importantes.

Las plataformas de colaboración como Slack, Microsoft Teams y Asana han cambiado significativamente la forma de trabajar de las empresas al reunir métodos de comunicación dispares -chat, vídeo e intercambio de archivos- en un espacio centralizado.

Esta integración ayuda a romper los silos dentro de las organizaciones  y permite a los equipos colaborar eficazmente tanto internamente como con clientes y proveedores externos.

Las soluciones de almacenamiento en la nube como SharePoint, OneDrive, Google Drive y Dropbox son esenciales para mantener a los empleados conectados. Estas plataformas permiten almacenar en línea archivos críticos para la empresa, como contratos, informes financieros y otros documentos que los empleados necesitan para realizar su trabajo, y acceder a ellos de forma segura desde cualquier lugar.

Considere este caso de uso en el mundo real: Un equipo jurídico necesita finalizar un contrato en el que participan varias partes interesadas. Con eSign y un software de edición de PDF integrado con soluciones de almacenamiento en la nube como SharePoint o Google Drive, el equipo jurídico puede convertir fácilmente el contrato en un PDF editable, realizar las revisiones necesarias y compartirlo digitalmente.

Cada parte interesada puede acceder al documento desde su ubicación, revisar los cambios y firmar el contrato electrónicamente. A continuación, el documento firmado se vuelve a guardar automáticamente en el almacenamiento en la nube, lo que garantiza que todas las versiones estén almacenadas de forma segura y sean accesibles para todos.

La digitalización ha transformado radicalmente los procesos de gestión de documentos . He aquí algunos ejemplos de herramientas que agilizan los flujos de trabajo documentales, mejoran la accesibilidad y garantizan que la información crítica esté siempre actualizada y sea fácilmente recuperable.

• Sistema de gestión electrónica de documentos (SGED): un SGED digitaliza y organiza los documentos, reduce la dependencia del almacenamiento físico y facilita el acceso a los archivos importantes.
• Contratos digitales: el software eSign elimina la necesidad de imprimir, firmar, escanear y, a veces, incluso enviar por correo los contratos. El paso a la firma electrónica reduce los plazos de entrega y proporciona una forma más segura y rastreable de gestionar los contratos.
• Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): la tecnología OCR convierte los documentos e imágenes escaneados en texto editable y con capacidad de búsqueda, lo que permite a las empresas integrar sin problemas grandes volúmenes de documentos -como facturas, recibos o papeleo jurídico- en su EDMS.
• Sistemas de control de versiones: estas herramientas mantienen un historial de revisiones de documentos que permite a los usuarios ver versiones anteriores, comparar cambios y volver a versiones anteriores si es necesario. Esto proporciona una pista de auditoría clara, que es esencial en industrias altamente reguladas donde la precisión y el cumplimiento son críticos.

La digitalización presenta oportunidades y retos a la hora de proteger datos confidenciales y garantizar que los procesos y herramientas empresariales cumplen los requisitos normativos internacionales .

Registros de auditoría: como se ha mencionado anteriormente, los registros de auditoría proporcionan una relación detallada de quién ha accedido a qué archivos y cuándo, desde la creación del documento hasta la firma final. Esta visibilidad ayuda a mantener el cumplimiento de las normativas  internacionales, como GDPR, eIDAS, PECR, HIPAA y ETA, y proporciona información valiosa para el análisis forense en caso de violación de la seguridad.

Cifrado de datos: las herramientas de cifrado codifican los datos para que sólo sean accesibles a los usuarios que dispongan de la clave de descifrado correcta. Esto garantiza que la información confidencial permanezca ilegible y segura en caso de que se intercepten contratos o estados financieros durante su transmisión o se acceda a ellos sin permiso.

Autenticación multifactor (AMF): la AMF exige a los usuarios dos o más formas de verificación antes de acceder a sistemas o datos confidenciales. Esto suele incluir

• Algo que saben (una contraseña)
• Algo que tienen (un token de seguridad)
• Algo que son (una huella dactilar o reconocimiento facial)

La AMF reduce significativamente el riesgo de acceso no autorizado, incluso si las credenciales de un usuario se ven comprometidas.

La digitalización no es negociable para las empresas que quieren mantener una ventaja competitiva. Adoptar las soluciones digitales adecuadas puede transformar el funcionamiento de las empresas, haciéndolas más ágiles, eficientes y seguras. Al seleccionar e integrar cuidadosamente estas herramientas, puede ayudar a garantizar que su organización esté bien equipada para prosperar en un mundo digital.

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