eSigning para profesionales de la contabilidad: Cómo elegir la solución adecuada

Los contables manejan grandes volúmenes de documentos y datos confidenciales, por lo que no es de extrañar que cada vez más empresas de contabilidad recurran al software de firma electrónica para agilizar y proteger sus flujos de trabajo.

Pero no todas las soluciones de firma electrónica se adaptan a las necesidades específicas de su empresa.

Para ayudarle a evaluar las opciones, analizamos cinco consideraciones para elegir un software de firma electrónica de confianza.

Qué tener en cuenta al evaluar soluciones de firma electrónica

1. Cumplimiento de firmas sin estrés

Cumplir las normativas legales y de conformidad  es esencial para cualquier empresa de contabilidad, independientemente de su ubicación. Al evaluar las soluciones de firma electrónica, asegúrese de comprobar si el proveedor de firma electrónica y sus centros de datos cumplen las normas internacionales y del sector, como eIDAS, UETA, ISO 27001, SOC 2, QTSP, etc. Verifican los controles mediante pruebas anuales de cumplimiento.

¿Verifican los controles mediante pruebas de conformidad y certificaciones anuales? ¿Están al día en materia de seguridad y cumplimiento?

Haciéndote estas preguntas durante tu evaluación, conseguirás una mayor tranquilidad para tu negocio.

2. Máxima seguridad y autenticación

Sus clientes confían en usted para proteger sus  datos confidenciales . Al elegir una solución de firma electrónica fiable basada en sofisticadas  medidas de seguridad , demostrará su compromiso con la protección de sus clientes y sus documentos.

Busque  funciones de seguridad  como el cifrado de extremo a extremo, los sellos a prueba de manipulaciones y la autenticación multifactor que le ayudarán a protegerse frente a accesos no autorizados y posibles infracciones. Los registros de auditoría proporcionan un registro transparente de cada firma electrónica, para que pueda seguir fácilmente el progreso de los documentos y obtener visibilidad de sus flujos de trabajo.

3. Flujos de trabajo fluidos y eficientes

En el vertiginoso mundo de la contabilidad, que se mueve en función de los plazos, la eficiencia es clave. Una forma de crear flujos de trabajo de documentos eficaces para su organización es  integrar  sus herramientas de eSign con otros sistemas empresariales fundamentales. Un software de eSign de calidad se conectará con el software y las aplicaciones de contabilidad que ya esté utilizando, sin interrupciones.

Aproveche las oportunidades para realizar  pruebas en profundidad,  de modo que pueda ver qué solución de eSign es la adecuada para su empresa antes de comprometerse. Explorar la opción durante un período prolongado de tiempo le dará una buena idea de lo fácil de usar que es la tecnología y de la probabilidad de que sus equipos la adopten.

4. Gran escalabilidad y flexibilidad

Su empresa de contabilidad está en constante crecimiento. A medida que consiga nuevos clientes o amplíe su personal eventual durante los periodos de mayor actividad, necesitará un software eSign que satisfaga sus necesidades.

Un socio de eSign  debe facilitarle la ampliación o reducción rápida de usuarios y proporcionar una potente tecnología en la nube a todo el mundo con un menor coste de propiedad. Tu equipo y tus clientes estarán capacitados para acceder, firmar y completar todos los documentos financieros digitales desde cualquier lugar y dispositivo, sin comprometer la experiencia y el rendimiento.

5. Amplia funcionalidad eSign

Desde estados financieros hasta  contratos con clientes , los contables trabajan con una lista de casos de uso en constante evolución. Una solución eSign fiable ofrecerá funciones avanzadas dentro de la funcionalidad principal del software, para que sepa que está preparado para cada proyecto.

Una experiencia eSign de principio a fin le facilitará:

• Enviar, firmar, aprobar y realizar un seguimiento de las firmas en una única solución.
• Personalizar completamente sus documentos con firmas electrónicas de marca.
• Ahorrar tiempo en firmas múltiples haciéndolas en bloque.
• Agilice la firma electrónica con plantillas de documentos  sencillas.
• Obtenga una visibilidad completa del ciclo de vida de sus documentos.

Ahora es el momento de modernizar sus flujos de trabajo contables

Nuestro equipo de expertos en productos está a su disposición para responder a cualquier pregunta que pueda tener sobre eSignatures.

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