5 maneras de organizar tu ordenador con PDFs

Si mirar el escritorio o la carpeta de documentos le produce ansiedad, es muy fácil ordenar y organizar sus archivos digitales con PDF.

Los investigadores han descubierto que el desorden en el hogar puede aumentar el estrés, y su hogar digital no es diferente. Muchos de nosotros pasamos la mayor parte del día en el ordenador. Así que pasar tiempo extra buscando la información y los documentos que necesitas en un escritorio desordenado puede provocar ansiedad, estrés y frustración. ¿La buena noticia? Existen múltiples formas de poner tu ordenador en forma utilizando Nitro PDF .

Unifique sus documentos convirtiendo diferentes formatos de archivo a PDF , uno de los formatos más populares y universales del mundo. Si todos sus archivos están en un formato, casi cualquiera puede verlos y colaborar, sin importar la versión o el sistema operativo.

Los tipos de archivo más comunes para convertir incluyen:

• Microsoft Word (.doc, .docx)
• Microsoft Excel (.xlsx, .csv, .xlsm, etc.)
• Microsoft PowerPoint (.pptx, .ppt)
• Imágenes a PDF (.jpeg, .jpg, .png, .gif)
• Correos electrónicos a PDF (.eml, .msg, .mbox, etc.)
• Páginas web y otros textos (.html, .txt, etc.)

¿Quiere una forma sencilla de organizarse? Combine sus archivos  de diferentes formatos -documentos, hojas de cálculo, presentaciones, informes, correos electrónicos, fotos/imágenes, etc.- en un solo archivo PDF para organizar y archivar información similar. Combinar archivos relacionados en un único PDF le permite acceder a ellos y compartirlos rápidamente, en lugar de tener que clasificarlos y copiarlos desde varias ubicaciones.

¿Cuándo pueden ser útiles los PDF combinados?

Los casos de uso de los archivos combinados son aparentemente infinitos. Tener un único punto de acceso a la información es especialmente útil en situaciones en las que otras personas dependen del acceso a la información, como:

Trabajo:

• Compartir y adjuntar rápidamente un único archivo para un proyecto
• Mantener juntos los archivos de clientes y empleados
• Archive archivos antiguos y protéjalos con contraseña para guardarlos de forma segura
• Impresiona a tus compañeros de trabajo con tus dotes organizativas.

Estudios:

• Consulta múltiples fuentes de investigación
• Crea documentos editables
• Comparte archivos de gran tamaño o tareas en formato comprimido

Hogar:

• Compile y comparta de forma segura documentos fiscales
• Mantenga registros de la propiedad de la vivienda y archivos hipotecarios
• Consolide la información sanitaria de la familia

Mantener todos los archivos relacionados en un solo documento significa hacer mucho menos clic en pozos sin fondo de carpetas. ¿A que suena bien? Estamos seguros de que sí.

Que levante la mano quien alguna vez haya querido hacer CTRL+F en papel...

Por eso los PDF son la solución de almacenamiento perfecta para la información importante. Con el motor  OCR  de Nitro, líder en el mercado, puede hacer que los PDF escaneados sean editables y le permitan realizar búsquedas  en cuestión de minutos (¡o segundos!), además de acceder a otras fantásticas funciones como:

• Añadir imágenes y logotipos a los documentos
• Añadir firmas
• Crear formularios
• Incrustar enlaces y archivos
• Crear una tabla de contenidos

Una vez que tus documentos tengan capacidad de búsqueda, podrás encontrar rápidamente la información que buscas sin tener que rebuscar y desplazarte por páginas y páginas de documentos.

La ciberseguridad es una necesidad cada vez más crítica tanto para particulares como para empresas. Nitro PDF Pro le permite proteger sus archivos con una contraseña  para que la información confidencial no caiga en las manos equivocadas.

Nuestra herramienta de redacción  también le permite ocultar permanentemente la información incluida en documentos que no desea que sean vistos. Tanto la redacción de texto como la protección con contraseña son recomendables para la información confidencial o sensible, especialmente cuando se envían documentos a través de métodos no cifrados o inseguros como el correo electrónico, ciertas formas de compartir en la nube, etc.

Aunque la seguridad no es necesariamente una forma de organizar tus archivos, es un momento excelente para centrarte en protegerlos para evitar posibles robos de información, virus y otras amenazas que podrían provocar sucesos catastróficos. El futuro te lo agradecerá después.

Puede que te sorprenda el espacio que ocupan tus archivos en tu nube y en el almacenamiento de tu ordenador. Reducir el tamaño de los archivos PDF te ayudará a ahorrar espacio y te permitirá compartir archivos de gran tamaño fácilmente a través de cualquier plataforma.

Existen múltiples formas de disminuir el tamaño de sus archivos en Nitro PDF Pro, entre las que se incluyen:

• Comprimir el PDF
• Guardar con la función "Guardar como
• Eliminando objetos no deseados (marcadores, anotaciones, fuentes incrustadas, etc.)
• Reducir el tamaño de las imágenes

Consejo: Observe su ancho de banda de almacenamiento antes y después de la compresión y dése una palmadita en la espalda por todo el espacio que ha liberado (¡lo que probablemente hará que su ordenador funcione más rápido!). ¿Ya utiliza Nitro PDF Pro? Comparta sus resultados con nosotros en las redes sociales.

Antes de sumergirse de lleno en estos métodos de desorden, establezca un plan de acción. Asegúrese de enfocar sus intentos de organización de forma metódica para no perder accidentalmente archivos importantes, y haga siempre una copia de seguridad de su almacenamiento antes de realizar cambios drásticos por si acaso algo sale mal.

Para hacerlo aún más fácil, puede crear un formulario  interactivo y rellenable con Nitro  PDF que le ayude a usted y/o a sus compañeros a realizar un seguimiento de las acciones, las ubicaciones de los archivos, etc.

Pruebe Nitro gratis  o  empiece hoy mismo  con nuestros asequibles planes de suscripción. Únase a los millones de personas de todo el mundo, desde profesionales que se desplazan a organizaciones empresariales, a las que hemos ayudado a prescindir del papel con nuestras herramientas PDF y eSign.