Das ROI-Argument für Dokumenten-KI: Was Daten von Branchenkollegen und reale Einsatzbeispiele zeigen

Jede KI-Präsentation endet mit einer Renditeprognose, und die meisten Finanzteams haben gelernt, diese Zahlen bereits vor der Budgetbesprechung zu relativieren, denn die Renditekalkulation eines Anbieters für sein eigenes Produkt ist kein unabhängiger Beweis. Schwieriger zu ignorieren sind hingegen Zahlen, die von denjenigen gemeldet werden, die das Tool tatsächlich nutzen – und zwar in Unternehmen, die nichts zu verkaufen haben.

Der neue Bericht von Nitro mit dem Titel „The State of AI in Document Workflows: Navigating the Gap Between AI Promises and Productivity“  basiert auf dieser zweiten Art von Zahlen. Im Rahmen der Umfrage wurden mehr als 1.300 Führungskräfte aus den Bereichen Finanzdienstleistungen, Rechtsdienstleistungen, Fertigung, Gesundheitswesen und Immobilien in den USA, Großbritannien und Kanada befragt – und zwar zu der Dokumenten-KI, die sie bereits eingesetzt hatten, nicht zu der KI, die ein Anbieter ihnen noch zu verkaufen versuchte.

KI für Dokumente liefert in 99 % der Fälle einen messbaren ROI

In Unternehmen, in denen Dokumenten-KI wirklich in die täglichen Arbeitsabläufe integriert ist, berichten 99 % der Führungskräfte und 93 % der Manager und Direktoren von mindestens einem messbaren Ergebnis, während nur 1 % der Führungskräfte und 7 % der Manager angeben, noch keine messbaren Ergebnisse festgestellt zu haben. Das ist eine ungewöhnlich hohe Erfolgsquote: Bei fast jedem der untersuchten Einsatzfälle zeigt sich ein Ertrag – nicht nur bei einer Handvoll Ausnahmetfällen.

Führungskräfte und Manager messen den ROI von Dokumenten-KI unterschiedlich

Manager, die am nächsten am täglichen Arbeitsablauf stehen, geben mit 58 % am häufigsten eine verkürzte Dokumentenbearbeitungszeit an, gefolgt von der Umwidmung von Mitarbeiterzeit auf höherwertige Tätigkeiten mit 56 % und Kosteneinsparungen bei IT-, Rechts- oder Verwaltungskosten mit 44 %.

Führungskräfte, die dieselben Implementierungen auf Organisationsebene bewerten, gewichten die Ergebnisse anders. Kosteneinsparungen führen ihre Liste mit 68 % an, gefolgt von der Umwidmung von Mitarbeiterzeit auf wertschöpfendere Aufgaben mit 62 % und einer verbesserten Bearbeitungszeit für Kunden oder Stakeholder mit 60 %.

Beide Gruppen beschreiben denselben Einsatz aus unterschiedlichen Blickwinkeln. Ein Manager bemerkt, wie viele Stunden ein Prozess früher in Anspruch genommen hat. Eine Führungskraft bemerkt, was diese Stunden das Unternehmen gekostet haben. Genau deshalb kommt das ROI-Argument je nach Gesprächspartner unterschiedlich an.

Was tatsächlich die Entscheidungen zur Einführung von Dokumenten-KI beeinflusst

Die Daten deuten auf etwas Spezifischeres hin als bloße Zurückhaltung. Nur 8 % der Manager bezeichnen sich selbst als skeptisch, ob KI-Funktionen die versprochenen Ergebnisse liefern werden, und lediglich 2 % geben an, sie seien von KI-Ankündigungen so überfordert, dass sie sich nicht damit beschäftigen wollen. Eine weitaus größere Gruppe, nämlich 51 %, bezeichnet sich als vorsichtig optimistisch: interessiert, aber abwartend, bis sich der Nutzen bewährt hat, bevor sie sich festlegen. Weitere 29 % geben an, dass sie bereit sind, ein neues Tool sofort auszuprobieren.

Führungskräfte berichten von der Einkaufsseite aus Ähnliches. Auf die Frage, was bei der Bewertung eines neuen KI-Tools für Dokumente am wichtigsten ist, nennen 24 % nachweisbare Zeitersparnisse und Produktivitätssteigerungen – noch vor Sicherheits- und Compliance-Zertifizierungen mit 20 %, der Integration in die bestehende Technologieinfrastruktur mit 17 % und den Gesamtbetriebskosten, die mit 8 % den letzten Platz belegen.

Einfach ausgedrückt: Weder die Kosten noch allgemeine Zweifel an KI halten diese Entscheidung auf. Was Käufer wollen, ist der Nachweis, dass es speziell für Dokumenten-Workflows funktioniert – und für die Unternehmen, die diese Einstiegskosten bereits getätigt haben, zeigen die Daten, dass sich die Investition gelohnt hat.

Der Nachweis für den ROI von Dokumenten-KI liegt bereits vor

Führungskräfte wollen Beweise, bevor sie sich festlegen, und Führungskräfte stufen nachgewiesene Einsparungen bei der Bewertung eines neuen Tools höher ein als jeden anderen Faktor. Dieser Beweis findet sich bereits in derselben Studie: 99 % der Führungskräfte und 93 % der Manager in Unternehmen, in denen Dokumenten-KI in die tägliche Arbeit integriert ist, berichten von messbaren Ergebnissen. Die verbleibende Frage ist, wie viele weitere Unternehmen die Pilotphase hinter sich lassen und sich selbst davon überzeugen.

Lesen Sie die vollständigen Ergebnisse in „The State of AI in Document Workflows “.