Wie viel kostet Ihr Unternehmen der manuelle Dokumentenumgang tatsächlich?

Ein Abteilungsleiter beantragt in diesem Quartal eine weitere Einstellung, und die Begründung lässt sich meist in einem Satz zusammenfassen: Das Team ist überlastet, das Arbeitsvolumen ist gestiegen, jemand muss die Lücke füllen. Was sich schwerer in denselben Satz einfügen lässt, ist die Frage, wofür die Arbeitszeit des aktuellen Teams tatsächlich aufgewendet wird. Wahrscheinlich ist gerade jemand aus diesem Team damit beschäftigt, einen Vertrag vor der Weiterleitung an die Rechtsabteilung neu zu formatieren, ein eingescanntes Anmeldeformular wieder in ein für das System lesbares Format umzuwandeln oder vor Ablauf einer Frist eine Unterschrift einzuholen – und nichts davon taucht als eigene Position in der Gewinn- und Verlustrechnung auf.

Eine neue Nitro-Umfrage hat genau diese Lücke quantifiziert. Im Rahmen der Studie „The State of AI in Document Workflows: Navigating the Gap Between AI Promises and Productivity“  wurde ermittelt , wie viele Stunden Unternehmensmitarbeiter wöchentlich mit manuellen Dokumentenaufgaben verbringen, was Unternehmen davon abhält, dieses Problem zu beheben, und welchen Wert die Lösung tatsächlich hat, sobald sie umgesetzt ist.

Der Zeitaufwand ist höher als in den meisten Budgets angenommen

Fragt man eine Führungskraft, wie viel Zeit ihr Team pro Woche mit der manuellen Dokumentenbearbeitung (Bearbeiten, Konvertieren von Formaten, Komprimieren, Zusammenführen, Extrahieren von Text, Schwärzen) verbringt, fällt die Antwort durchweg hoch aus. Mehr als die Hälfte der Führungskräfte (62 %) gibt an, dass die Mitarbeiter ihres Teams sechs oder mehr Stunden pro Woche mit genau dieser Art von Arbeit verbringen, und fast ein Drittel (31 %) schätzt den Zeitaufwand auf über 11 Stunden. Auf dieselbe Frage bezogen auf das gesamte Unternehmen geben Führungskräfte der obersten Ebene noch höhere Zahlen an: 84 % nennen sechs oder mehr Stunden pro Woche, und mehr als die Hälfte (54 %) gibt 11 oder mehr Stunden an.

Man könnte leicht annehmen, dass die Führungsebene bei einem so detaillierten Problem eine engere Sichtweise hat, doch die Daten sprechen eine andere Sprache: Die CXOs erkennen das Ausmaß der manuellen Dokumentenarbeit im gesamten Unternehmen mindestens genauso deutlich wie die Führungskräfte auf Abteilungsebene. Beide Zahlen deuten auf dasselbe zugrunde liegende Problem hin, und es ist groß genug, um es im Budget für das nächste Jahr einzuplanen.

Was sechs Stunden pro Woche tatsächlich pro Mitarbeiter kosten

Sobald die Stundenzahlen auf dem Tisch liegen, hat die Finanzabteilung eine konkrete Grundlage für ihre Überlegungen. Bei Gesamtkosten von etwa 40 Dollar pro Stunde entsprechen sechs Stunden manuelle Dokumentenarbeit pro Woche einem Produktivitätsverlust von etwa 12.500 Dollar pro Mitarbeiter und Jahr. Bei 11 Stunden pro Woche steigt dieser Betrag auf rund 22.800 Dollar pro Mitarbeiter und Jahr.

Rechnet man das für ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern anhand der niedrigeren Schätzung von sechs Stunden durch, übersteigt der Produktivitätsverlust jährlich einen achtstelligen Betrag – ohne dass dies durch eine einzige Neueinstellung, einen Lieferantenvertrag oder einen Posten im Haushalt zu erklären wäre. Diese Zahl ist bereits in den aktuellen Personalkosten des Unternehmens enthalten; sie wurde lediglich noch nicht herausgerechnet und ausgewiesen.

Bedenken hinsichtlich des Budgets und des ROI tragen dazu bei, dass die Lösung nur zögerlich umgesetzt wird

Wenn die Kosten so offensichtlich sind, stellt sich natürlich die Frage, warum nicht mehr Unternehmen diese Lücke geschlossen haben. Ein Teil der Antwort liegt in derselben Budgetdiskussion, die das Problem erst verursacht hat. Unter Führungskräften der obersten Ebene gelten hohe Implementierungskosten für 36 % als größtes Hindernis für den Einsatz von KI in Dokumenten-Workflows, Budgetbeschränkungen für 34 % und ein fehlender nachweisbarer ROI für 22 %. Manager nennen ähnliche Bedenken: Implementierungskosten (29 %), Budgetbeschränkungen (28 %) und das Fehlen eines nachgewiesenen ROI (24 %) liegen alle hinter dem Thema Sicherheit, das bei beiden Gruppen ganz oben auf der Liste steht (54 % der Manager, 49 % der Führungskräfte der obersten Ebene).

Damit wirkt sich dieselbe Rechnung aus zwei Richtungen gegen den Einsatz aus: Die Kosten des Nichtstuns sind bereits so hoch, dass sie quantifizierbar sind, während die Kosten für den Einstieg die Entscheidung verzögern.

Wo Dokumenten-KI tatsächlich eingesetzt wird, ist der Nutzen messbar

Dieser Business Case lässt sich durch Fakten belegen. Der frühere „Enterprise AI Report“  von Nitro ergab, dass Unternehmen, in denen Dokumenten-KI wirklich in die tägliche Arbeit integriert ist, durchschnittlich neun oder mehr Stunden pro Woche und Mitarbeiter einsparen, was für ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern einem jährlichen Produktivitätswert von rund 26 Millionen US-Dollar entspricht – bei einer 2,5-fachen Kapitalrendite und einerbis sechsmonatige Amortisationszeit. Das ist eine bemerkenswerte Ausnahme in einer Landschaft, in der 44 % der Unternehmen angeben, dass sie immer noch keinen klaren ROI für ihre allgemeinen KI-Investitionen messen können. Von allen Bereichen, in die Unternehmen im Jahr 2026 in KI investieren, gehören Dokumenten-Workflows zu denen, die sich am schnellsten amortisieren und vor dem Vorstand am einfachsten zu rechtfertigen sind.

Für Finanzverantwortliche, die im nächsten Jahr Argumente für KI im Dokumentenbereich erarbeiten, steht die Ausgangszahl bereits in der diesjährigen Gehaltsabrechnung und wartet nur darauf, genannt zu werden.

Lesen Sie die vollständigen Ergebnisse im Bericht „The State of AI in Document Workflows “.