eSign-Sicherheit: So stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument rechtlich verbindlich ist

Wenn Sie Dokumente, die einen hohen geschäftlichen Wert haben, wie Finanz- oder  Geschäftsverträge , elektronisch signieren , besteht die Möglichkeit, dass Sie eines Tages die Durchsetzbarkeit einer dieser Vereinbarungen vor Gericht verteidigen müssen. Wenn Sie beispielsweise einen Lieferanten wegen Vertragsbruchs verklagen, ist das wichtigste Beweismittel der eSign-Vertrag, den der Lieferant zur Ausführung der Arbeit unterzeichnet hat. Während des Gerichtsverfahrens ist ein wichtiger Punkt, ob das Dokument rechtsverbindlich ist.

Was ist eine hoch vertrauenswürdige digitale Signatur?

Die drei Säulen des  "hohen Vertrauens  " bei digitalen Signaturen - Sicherheit, Betrugsschutz und Rechtskonformität - arbeiten zusammen, um allen beteiligten Parteien und Organisationen ein Höchstmaß an Sicherheit zu bieten, dass alle Aspekte Ihres Dokuments gültig sind. Auf der grundlegendsten Ebene bietet die Sicherheit die Gewissheit, dass Sie, wenn Sie sich vor Gericht wiederfinden und eine elektronische Signatur angefochten wird, die rechtlichen Kriterien erfüllt haben, um die Gültigkeit des Dokuments zu beweisen.

Die Sicherheitssäule des hohen Vertrauens in eSign-Verträgen stellt sicher, dass Ihr Dokument einer Prüfung standhält und die  strengsten Anforderungen weltweit erfüllt .

Wenn Sie eine  eSign-Software verwenden , die ein hohes Maß an Vertrauen bietet, wie Nitro Sign, können Sie mit dem Wissen vor Gericht gehen, dass das Dokument die höchstmöglichen Standards bei der Einhaltung von Vorschriften und Bestimmungen wie dem  ESIGN Act  erfüllt .

Wie eSign-Sicherheitsfunktionen die Integrität von Dokumenten beweisen

Wenn der Inhalt eines Dokuments nach der eSignatur verändert wird, ist das Dokument nicht mehr gültig oder rechtsverbindlich. Die Sicherheitsfunktionen der eSign-Software sollten verhindern, dass die an der Transaktion beteiligten Parteien das Dokument nach der Unterzeichnung ändern. Eine zusätzliche Sicherheitsebene für Unternehmen ist ein Prüfpfad, der den Weg des Dokuments während des gesamten Unterzeichnungsprozesses nachverfolgt und sichtbar macht - von der Anfrage über die Änderung bis zum Abschluss.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen sendet einem neuen Mitarbeiter einen eSign-Vertrag mit den Details zu seinem Arbeitsverhältnis. Der Vertreter der Personalabteilung unterschreibt das Dokument und schickt es an den Mitarbeiter. Der Mitarbeiter ändert das Gehalt im Vertrag, so dass es höher ausfällt als im ursprünglichen Dokument angegeben.

Da die Sicherheitsvorkehrungen der eSignatur-Plattform entweder verhindern, dass das Dokument geändert wird, oder eine Warnung senden, dass das Dokument geändert wurde, ist der Vertrag nun ungültig, und das Unternehmen haftet nicht für das höhere Gehalt. Die Sicherheitssäule "High Trust" verhindert, dass der Mitarbeiter vor Gericht obsiegt, weil er die Gehaltsbedingungen im Vertrag manipuliert hat, um das Unternehmen zur Zahlung des höheren Gehalts zu bewegen.

Sicherheitsmerkmale, auf die man bei eSign-Software achten sollte

Um die Sicherheit zu gewährleisten, die erforderlich ist, damit ein elektronisch signiertes Rechtsdokument vor Gericht Bestand hat, sollten eSignatur-Plattformen die folgenden drei Sicherheitsmerkmale aufweisen:

1. Siegel

Sobald ein Dokument unterzeichnet ist, kann es nicht mehr geändert werden und bleibt rechtsgültig. Vor Gericht muss die Organisation beweisen, dass das Dokument nicht verändert wurde. Indem das Dokument während des eSigning-Prozesses mit einem fälschungssicheren kryptografischen Siegel versehen wird, kann es nach der Unterzeichnung nicht mehr manipuliert werden. Wenn das Siegel gebrochen wird, werden die Unterzeichner benachrichtigt und gewarnt, dass die Unterschriften ungültig sind.

2. Beweise

Damit ein Dokument gültig ist, muss die Person, die als Unterzeichner dargestellt wird, dieselbe Person sein, die die elektronische Signatur physisch ausgeführt hat. Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter, der eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnet hat, verstößt gegen die Vereinbarung, indem er vertrauliche Informationen an einen Konkurrenten weitergibt. Damit der Vertrag vor Gericht Bestand hat, muss das Unternehmen beweisen, dass der betreffende Mitarbeiter das Dokument unterzeichnet hat. Der Nachweis liefert den Beweis, dass die Identität des Mitarbeiters überprüft wurde, und gewährleistet die Integrität des Dokuments.

Die Anforderungen an die Identitätsprüfung  variieren je nach Standort der Unterzeichner, wobei in der EU strengere Vorschriften gelten als in den USA. Wenn sich jedoch eine Partei in der EU befindet oder eines der Unternehmen seinen Hauptsitz in der EU hat, muss das Dokument möglicherweise die strengsten Nachweisanforderungen erfüllen. Durch den Einsatz einer eSignatur-Lösung, die die Flexibilität bietet, die strengsten Anforderungen unabhängig vom Standort anzuwenden, können Unternehmen getrost grenzüberschreitende Geschäfte tätigen, ohne sich Gedanken über die Rechtmäßigkeit elektronischer Signaturen auf Rechtsdokumenten machen zu müssen.

3. Sicherheit

Während des elektronischen Unterzeichnungsprozesses wird das Dokument zwischen den Unterzeichnern übertragen, oft über eine eSign-Plattform oder per E-Mail. Die in den Dokumenten enthaltenenpersönlichen und  sensiblen Daten , wie Sozialversicherungsnummern, Bankinformationen oder Gehaltsangaben, müssenjedoch während des Prozesses durch Verschlüsselung geschützt werden.

Um die Datensicherheit zu gewährleisten, müssen Unternehmen, die eSignatur-Verfahren einsetzen, Branchenstandards wie TLS 1.2 für die Verschlüsselung bei der Übertragung und AES256 für die Verschlüsselung im Ruhezustand einhalten. Unabhängig davon, wo sich das Dokument während des Prozesses befindet - bei der Übertragung, in der Cloud oder in einem Netzwerk - müssen die Daten jederzeit geschützt sein.

Durch die Verwendung eines  qualifizierten  eSigning-Partners und einer sicheren Plattform kann niemand - weder Dritte noch der eSignature-Anbieter - auf den Inhalt des Dokuments zugreifen oder diesen einsehen.

Sehen Sie, wie Sicherheit funktioniert, um eSigning mit hohem Vertrauen zu schaffen

Ganz gleich, ob Sie einen Lieferanten für Ihr Fertigungsunternehmen einbinden oder ob Sie ein Finanzinstitut sind, das Kunden Schuldscheine unterschreiben lässt, Ihr Unternehmen muss alle elektronisch unterzeichneten Verträge und Dokumente vor Gericht bestehen lassen.

Nitro hilft Ihnen bei der Ermittlung des Sicherheitsniveaus, das Sie benötigen, um bestimmte geschäftliche und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Wenn Sie das höchste Maß an Vertrauen benötigen, erfüllen unsere eSign-Sicherheitsfunktionen die strengsten Anforderungen. Und wenn Dokumente schnell unterzeichnet werden müssen, können Sie Arbeitsabläufe anpassen und automatisieren, um einen nahtlosen Prozess zu gewährleisten.

Um mehr über Nitros Engagement für Sicherheit und Compliance zu erfahren, besuchen Sie unser Trust Center  oder  sprechen Sie mit unseren eSign-Experten  über Ihre individuellen Anforderungen.