Natte handtekeningen vs. Elektronische handtekeningen: Wat is het verschil?

Als je bedrijf alleen vertrouwt op handtekeningen met pen en papier, d.w.z. natte handtekeningen, dan ken je het probleem van trage doorlooptijden. Je print het document, bestelt de pagina's, scant of verstuurt het, wacht tot de ondertekenaar het terugstuurt, enz. En dat is als je printer werkt wanneer je hem nodig hebt en je documenten niet zoekraken in de post.

Het goede nieuws is dat er een snellere manier is om ondertekende documenten te verkrijgen, en dat is met  elektronische handtekeningen .

In deze handleiding ziet u hoe elektronische handtekeningen verschillen van natte handtekeningen en hoe ze uw ondertekeningsproces kunnen versnellen, de veiligheid kunnen verhogen en de kosten kunnen verlagen.

Wat is een natte handtekening?

Een natte handtekening is een teken dat iemand op een fysiek stuk papier zet om aan te geven dat hij/zij deelneemt aan een  contract  of overeenkomst. Het wordt "nat" genoemd omdat er meestal inkt wordt gebruikt, waarbij de ondertekenaar een pen of een zegel gebruikt.

Hoewel bedrijven deze ondertekeningsmethode al honderden jaren gebruiken, kunnen elektronische handtekeningen in de meeste landen en scenario's dezelfde juridisch bindende kracht hebben.

Wat is een elektronische handtekening?

Een elektronische handtekening, of e-handtekening, is een geautomatiseerde en  wettelijk bindende  methode om snel elektronische documenten te ondertekenen. Het is veilig en verifieerbaar en helpt u om werkstromen te versnellen waarvoor voorheen papieren documenten nodig waren.

Het gebruik van elektronische handtekeningen levert veel voordelen op, waaronder een grotere efficiëntie, een verbeterde gebruikerservaring, naleving van de wet, veiligheid en een positieve impact op duurzaamheid.

Wilt u meer weten over de voordelen voor uw organisatie? Bekijk onze  Ultieme Gids voor eHandtekeningen. 

Wat zijn de nadelen van natte handtekeningen versus elektronische handtekeningen?

• Trage doorlooptijd: Het verkrijgen van een natte handtekening kost gewoon meer tijd in vergelijking met elektronische handtekeningen.
• Hogere kosten: De kosten voor papier , printerinkt, verzendbenodigdheden en bezorgdiensten kunnen snel oplopen, vooral als je in een sector werkt zoals de vastgoedsector  of  de gezondheidszorg  waar grote hoeveelheden documenten worden beheerd.
• Verhoogd veiligheidsrisico: Een pak papier dat van het ene kantoor naar het andere wordt verplaatst, is kwetsbaar voor verlies, beschadiging of diefstal. Een digitaal bestand dat via een beveiligd systeem met een elektronische handtekening wordt verstuurd, is een veel veiligere optie, vooral als het om gevoelige gegevens gaat. 
• Onvermogen om op te schalen: Overweeg alle nadelen van een natte handtekening en vermenigvuldig ze met de honderden of meer handtekeningen die uw bedrijf maandelijks nodig heeft. Het is gewoon niet praktisch, gezien de technologie die vandaag beschikbaar is.
• Omslachtig bijhouden van gegevens: Je kunt hele magazijnen vullen met archiefdozen vol ondertekende documenten, en als je een document nodig hebt, moet je in het fysieke archief graven om het te vinden.
• Negatieve impact op het milieu: Honderden of duizenden documenten van meerdere pagina's per jaar staan gelijk aan veel dode bomen. In de 21e eeuw kunnen bedrijven het beter doen, natuurlijke bronnen sparen en  nog steeds de klus klaren met elektronische handtekeningen.
• Minder zichtbaarheid rond de status van handtekeningen: Wanneer u natte handtekeningen gebruikt, weet u misschien niet waar een document zich in het ondertekeningsproces bevindt. Elektronische handtekeningen bieden daarentegen een controlespoor, zodat u altijd weet wat de status van een document is. 

Wanneer kan ik een elektronische handtekening gebruiken in plaats van een natte handtekening?

Als je bang bent dat elektronische handtekeningen niet geschikt zijn voor jou of je bedrijf, dan is dat niet nodig.  Elektronische handtekeningen hebben in vrijwel elk geïndustrialiseerd land dezelfde juridisch bindende gevolgen als natte handtekeningen.

Dankzij de Amerikaanse  Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN)  zijn elektronische handtekeningen rechtsgeldig in de VS en overal waar federale wetten van toepassing zijn. Op dezelfde manier zorgt de  Uniform Electronic Transactions Act (UETA)  voor de juridische uniformiteit van elektronische en handgetekende documenten om belemmeringen voor de Amerikaanse digitale handel weg te nemen.

In de Europese Unie (EU) steltde  Electronic Identification, Authentication and Trust Services (eIDAS)  verordening de wettigheid van elektronische handtekeningen vast. Sommige EU-landen gaan zelfs nog verder en vereisen een digitale handtekening - een gecodeerde code die een ondertekenaar kan gebruiken om de integriteit en authenticiteit van een bericht te verifiëren, naast andere verschillen met elektronische handtekeningen.

Hoewel je op veel plaatsen in de wereld en in de meeste scenario's legaal elektronische handtekeningen kunt gebruiken in plaats van natte handtekeningen, zijn er een paar uitzonderingen.

Wanneer moet ik nog steeds een natte handtekening vs. een elektronische handtekening gebruiken?

De regels die bepalen waar natte handtekeningen vereist zijn, variëren.

Onder eIDAS is een natte handtekening vereist op de volgende documenten:

• Documenten met betrekking tot familierecht en erfenis, zoals scheidingsovereenkomsten of testamenten en testamenten
• Juridische handelingen of documenten waarvoor een notariële of gerechtelijke toestemming nodig is
• Juridische documenten voor het waarborgen van een eigendomsgarantie voor borgtocht
• Gevallen waarin een speciale wet eSigning verbiedt

• Notariële documenten
• Hypotheken of uitzettingen
• Akten van vertrouwen
• promesses

In  Australië  zijn elektronische handtekeningen niet geldig bij staatsburgerschap en migratie.

Canada's Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) is niet van toepassing op sommige familierechtelijke (testamenten, trusts, echtscheiding) en onroerend goed transacties.

Om er zeker van te zijn, kun je het beste onderzoek doen naar de richtlijnen in de specifieke landen die relevant zijn voor jouw transactie.

Kan ik Nitro Sign gebruiken voor een natte handtekening?

Hoewel bedrijven  Nitro Sign meestal gebruiken om elektronische en digitale handtekeningen te beheren, kan het ook helpen bij het sneller verzamelen van natte handtekeningen.

Met Nitro Sign kun je op verschillende manieren een natte handtekening toevoegen aan een digitaal document, waaronder het uploaden van een handtekening vanaf een scan of het "schrijven" van een handtekening met behulp van een cursor .

Stroomlijn je workflows en verhoog je productiviteit met eSigning van Nitro

Om de productiviteit te verhogen, moet u verspilling van tijd en middelen voorkomen. Door de unieke kenmerken, voor- en nadelen van natte versus elektronische handtekeningen en hun voordelen te kennen, kunt u de beste beslissingen nemen over wat u nodig hebt om efficiënt te werken en hoe u dit kunt realiseren .

Nitro Sign biedt de eenvoudigste methode voor het maken, verzenden en bijhouden van elektronische handtekeningen en integreert tegelijkertijd met uw andere digitale processen .

Neem contact op met onze productexperts voor een persoonlijke demonstratie van de mogelijkheden van Nitro Sign voor elektronische handtekeningen.