De complete gids van Nitro Sign over audittrajecten voor elektronische handtekeningen

Wat zijn audittrajecten voor elektronische handtekeningen?

Met Nitro Sign  bevat elk ondertekend document automatisch een fraudebestendig audittraject. Dit zorgt ervoor dat uw bedrijf de activiteiten van ondertekenaars kan verifiëren, gevoelige gegevens kan beschermen en kan blijven voldoen aan wereldwijde regelgeving inzake elektronische handtekeningen.

Welke informatie wordt in audittrails vastgelegd?

Een audittrail biedt een overzichtelijk, beschrijvend document waarin alle activiteiten van ondertekenaars en de documentgeschiedenis worden weergegeven. Typische gegevens die worden vastgelegd zijn onder meer:

• Identiteit van de ondertekenaar: naam, e-mailadres en IP-adres.
• Authenticatiestatus: bevestigingdat de identiteit van de ondertekenaar is geverifieerd.
• Tijdstempels: datumen tijdstip waarop elke actie plaatsvond.
• Uitgevoerde acties: ondertekenen, bekijken, doorsturen of bewerken.
• Documentintegriteit: verificatiedat het bestand na ondertekening niet is gewijzigd.

Omdat deze gegevens automatisch worden vastgelegd, verminderen audittrails het risico op fouten of geschillen en bieden ze een verdedigbaar bewijs van ondertekening.

Waarom zijn audittrajecten voor elektronische handtekeningen belangrijk voor bedrijven?

Zorg voor naleving van de regelgeving inzake elektronische handtekeningen

Audittrails  ondersteunen de naleving  van belangrijke wetten en normen inzake elektronische handtekeningen, waaronder:

• eIDAS (EU): Steltde rechtsgeldigheid van elektronische handtekeningenvastin de hele EU.
• ESIGN Act & UETA (VS): Regeltde afdwingbaarheid van elektronische handtekeningen in de VS.
• AVG: vereistverantwoording bij de verwerking van persoonsgegevens.
• ISO 27001, SOC 2, HIPAA: kaders die de nadruk leggen op een veilige omgang met gevoelige informatie.

Audittrails zorgen voor een verifieerbaar digitaal archief, waardoor organisaties aan deze vereisten kunnen voldoen en kunnen aantonen dat ze aan de regelgeving voldoen.

Versterk de documentbeveiliging

Audittrails zorgen voor transparantie en verantwoording door alle handelingen van ondertekenaars vast te leggen. Dit helpt sectoren met strenge beveiligingsbehoeften  – zoals de gezondheidszorg, de financiële sector of de vastgoedsector – te beschermen door ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde partijen toegang hebben tot documenten.

De efficiëntie van de workflow verbeteren

In plaats van handmatig handtekeningen bij te houden, registreren audittrails automatisch elke stap. Uw team kan de geschiedenis van een document direct bekijken of downloaden, waardoor er minder tijd wordt besteed aan het zoeken naar papierwerk en de zichtbaarheid tussen afdelingen wordt verbeterd.

Kosten en papierafval verminderen

Dankzij gedigitaliseerde audittrajecten zijn papieren archiefsystemen overbodig, waardoor bedrijven kosten kunnen besparen en tegelijkertijd hun duurzaamheidsdoelstellingen kunnen ondersteunen.

Hoe kan ik audittrajecten in Nitro Sign openen en downloaden?

Elk document in Nitro Sign bevat een bijgevoegd audittraject. Het downloaden ervan is eenvoudig:

1. Open het gewenste document in Nitro Sign.
2. Klik op het informatiepictogram in de rechterbovenhoek.
3. Selecteer in het inklapbare informatiepaneel het tabblad ‘Geschiedenis ’.
4. Klik op 'Audittrail downloaden'.

U kunt het bestand lokaal of op een gedeelde schijf opslaan om een veilig, gecentraliseerd archief bij te houden.

Probeer Nitro Sign 14 dagen gratis uit en ontdek zelf onze beveiligde audittrajecten. 

Casestudy: Salem Media verhoogt de productiviteit met Nitro-audittrails

Het wereldwijde entertainmentbedrijf Salem Media  schakelde Nitro Sign in om workflows te versnellen en de zichtbaarheid binnen de verkoop-, marketing-, boekhoud- en engineeringteams te verbeteren.

Door gebruik te maken van de audit trail-functie van Nitro creëerde Salem Media een digitaal 'archief' van handtekeningen, waardoor medewerkers direct toegang hebben tot de gegevens van ondertekenaars en de documentgeschiedenis. Het bedrijf breidde de toegang tot Nitro Sign uit naar tien keer zoveel medewerkers als voorheen, waardoor goedkeuringsprocessen werden versneld en de productiviteit binnen de hele organisatie werd verbeterd.

Veelgestelde vragen over audittrails voor elektronische handtekeningen

Wat is een audittrail voor elektronische handtekeningen?

Een audittrail voor elektronische handtekeningen is een digitaal logboek waarin elke actie die tijdens het ondertekeningsproces wordt uitgevoerd, wordt vastgelegd. Dit omvat gegevens zoals de naam van de ondertekenaar, het e-mailadres, het IP-adres, de tijd en datum van elke actie, en de bevestiging van de authenticatie. Door dit verslag bij te houden, beschikken organisaties over een volledige, fraudebestendige geschiedenis van het document vanaf het moment dat het wordt verzonden tot aan de definitieve handtekening, wat verantwoordelijkheid en transparantie waarborgt.

Zijn audittrajecten juridisch bindend?

Het audittraject zelf is geen handtekening – het is het bewijs dat er een geldig elektronisch ondertekeningsproces heeft plaatsgevonden. In combinatie met het ondertekende document dienen audittrajecten als juridisch bewijs in de rechtbank of bij nalevingscontroles. Ze tonen aan dat de ondertekenaar is geauthenticeerd, dat het document niet is gewijzigd en dat het proces voldeed aan de vereisten van wereldwijde wetgeving, zoals de ESIGN Act, UETA en eIDAS. Dit maakt ze tot een cruciaal onderdeel van het creëren van juridisch bindende elektronische handtekeningen.

Hoe ondersteunen audittrajecten de naleving van regelgeving?

Audittrails fungeren als een waarborg voor naleving door alle belangrijke gegevenspunten in de ondertekeningsworkflow te documenteren. Ze helpen bedrijven te voldoen aan de vereisten van regelgeving zoals de AVG (door verantwoording af te leggen voor het gebruik van persoonsgegevens), HIPAA (door gevoelige gezondheidsinformatie te beschermen) en ISO- t 27001 of SOC 2 (door beveiligingsmaatregelen te versterken). In sectoren waar audits gebruikelijk zijn – zoals de financiële sector, de gezondheidszorg en de overheid – dient een audittrail als bewijs dat uw processen in overeenstemming zijn met de industrienormen.

Kan er met een audittrail worden geknoeid?

Niet met Nitro Sign. Zodra een document is ondertekend, is het audittraject fraudebestendig en kan het niet meer worden gewijzigd. Dit waarborgt de integriteit van de documentgeschiedenis en voorkomt kwaadwillige bewerkingen of geschillen. Als er een poging wordt ondernomen om het ondertekende document te wijzigen, zal het audittraject de afwijking aangeven, waardoor zowel de organisatie als de ondertekenaar worden beschermd.

Wat is het verschil tussen een audittrail en een voltooiingscertificaat?

Beide termen worden vaak door elkaar gebruikt. Een audittrail is het gedetailleerde overzicht van alle acties die op een document zijn uitgevoerd, terwijl een voltooiingscertificaat doorgaans de formele samenvatting van dat overzicht is, die aan het einde van het proces door de eSignature-oplossing wordt verstrekt. Samen bieden ze verifieerbaar bewijs van de ondertekeningsworkflow.

Voor wie zijn audittrails bedoeld?

Elk bedrijf dat documenten elektronisch verstuurt of ondertekent, kan baat hebben bij audittrails. Ze zijn met name van cruciaal belang voor sectoren met strenge nalevingsvereisten – zoals de juridische sector, de financiële dienstverlening, de gezondheidszorg, de vastgoedsector en de overheid – waar het bijhouden van veilige en transparante documentatie essentieel is.

Hoe lang moeten audittrajecten worden bewaard?

De bewaarvereisten variëren per sector en regelgeving. Zo kan het zijn dat financiële dienstverleners documenten meerdere jaren moeten bewaren om aan auditvereisten te voldoen, terwijl zorginstellingen documenten moeten bewaren om aan de HIPAA-voorschriften te voldoen. Met Nitro Sign kunnen organisaties audittrails lokaal of in beveiligde cloudsystemen downloaden en opslaan, zodat het bewaarbeleid kan worden afgestemd op de bedrijfsbehoeften.

Kunnen audittrajecten papieren documenten vervangen?

Ja. Audittrajecten vervullen dezelfde functie als traditionele papieren logboeken, maar dan in een veilig, digitaal formaat. Door over te stappen op digitale audittrajecten verminderen organisaties hun afhankelijkheid van papieren archiefsystemen, verlagen ze opslagkosten en verbeteren ze de toegankelijkheid zonder in te boeten aan naleving of beveiliging.

Wat gebeurt er als een ondertekenaar weigert een document te voltooien?

Zelfs onvolledige transacties worden bijgehouden in het audittraject. Als een ondertekenaar een document bekijkt maar niet ondertekent, verschijnt die activiteit (inclusief tijdstempels en gebruikersgegevens) nog steeds in het logboek. Deze zichtbaarheid helpt organisaties de status van overeenkomsten te begrijpen en waar nodig op te volgen.

Zijn audittrails verplicht onder de AVG?

De AVG schrijft het gebruik van audittrails niet specifiek voor, maar eist wel dat organisaties verantwoording afleggen en aantonen dat zij persoonsgegevens veilig en rechtmatig verwerken. Een audittrail biedt verifieerbaar bewijs van hoe en wanneer persoonsgegevens (zoals namen en e-mailadressen in een ondertekeningsproces) zijn geraadpleegd of gebruikt. Dit helpt organisaties om tijdens audits of onderzoeken aan te tonen dat zij aan de voorschriften voldoen.

Hoe ondersteunen audittrails de naleving van eIDAS?

Volgens de eIDAS-verordening van de EU moeten elektronische handtekeningen verifieerbaar zijn en aan de ondertekenaar kunnen worden gekoppeld. Audittrails bieden het technische bewijs van de identiteit van de ondertekenaar, de authenticatie en de integriteit van het document. Voor gekwalificeerde elektronische handtekeningen is een audittrail een essentiële waarborg die het gehele ondertekeningsproces valideert en zorgt voor wettelijke erkenning in alle EU-lidstaten.

Voldoen audittrajecten aan de ESIGN- en UETA-vereisten in de VS?

Ja. Zowel de ESIGN Act als de UETA vereisen dat elektronische handtekeningen aan een persoon kunnen worden toegeschreven en dat er een verslag van de transactie wordt bijgehouden. Audittrails voldoen aan deze vereisten door gegevens van de ondertekenaar, tijdstempels en de documentgeschiedenis vast te leggen. Dit zorgt ervoor dat elektronische handtekeningen juridisch afdwingbaar zijn in Amerikaanse rechtbanken.

Hoe dragen audittrails bij aan de naleving van de HIPAA?

In de gezondheidszorg vereist de HIPAA een strikte registratie van de toegang tot beschermde gezondheidsinformatie (PHI). Een audittrail laat precies zien wie een document heeft ingezien of ondertekend, wanneer dit is gebeurd en welke acties zijn ondernomen. Deze transparantie helpt zorginstellingen om aan te tonen dat ze voldoen aan de privacy- en beveiligingsregels van de HIPAA, terwijl gevoelige patiëntgegevens worden beschermd.

Zijn audittrails in overeenstemming met ISO 27001 en SOC 2?

Ja. Zowel het ISO 27001- als het SOC 2-raamwerk leggen de nadruk op het loggen, monitoren en beveiligen van de toegang tot gevoelige informatie. Audittrails dienen als bewijs dat deze beveiligingsmaatregelen in de praktijk worden toegepast, waardoor organisaties certificering kunnen behalen en behouden of nalevingsaudits kunnen doorstaan.

Aan de slag met audittrails in Nitro Sign

Elk ondertekend document in Nitro Sign bevat een ingebouwd, downloadbaar audittraject – wat zorgt voor transparantie, beveiliging en naleving voor uw bedrijf.

Start  vandaag nog uw gratis proefperiode van 14 dagen  of neem contact op met een Nitro Sign-expert .