Beveiligingsoverwegingen bij het kiezen van een oplossing voor elektronische handtekeningen

We hebben het gehad over hoe de snelle adoptie van elektronische handtekeningen organisaties niet alleen in staat stelt om hun bedrijf draaiende te houden in de huidige digitale economie, maar ook zorgt voor verbeteringen op het gebied van efficiëntie, ervaring, naleving en duurzaamheid. Om al deze voordelen te realiseren, moeten organisaties er echter voor zorgen dat de oplossing voor elektronische handtekeningen die ze kiezen, kan voldoen aan het labyrint van regels en voorschriften die hun bedrijf leiden.

Het laatste wat een organisatie wil is de complexiteit vergroten. Ze willen niet één oplossing moeten implementeren die voldoet aan de behoeften van hun juridische team, een andere voor HR en weer een andere voor engineering. Toch is dat wat veel organisaties doen als ze naar hun omgeving kijken. Een  recent onderzoek van Deloitte  ontdekte dat werknemers 10 keer per uur schakelen tussen verschillende werkplek-apps, wat zich vertaalt in 32 dagen per jaar aan verloren productiviteit op de werkplek.

Het is nu tijd om een stap terug te doen en je tools te evalueren om te zien of er een mogelijkheid is om de manier waarop werk wordt gedaan in je organisatie te consolideren en te stroomlijnen. Waar moet je op letten bij elektronische handtekeningen? In een notendop, veiligheid.

Waarom beveiliging zo belangrijk is

Nu hybride werken een hoge vlucht neemt en organisaties steeds meer van hun activiteiten naar de cloud verplaatsen, moeten ze erop kunnen vertrouwen dat de privacy en integriteit van al hun workflows gewaarborgd zijn. Ze moeten ook hun gegevens en activiteiten beschermen tegen steeds geraffineerdere (en frequentere) cyberaanvallen.

De ingebouwde beveiliging van elektronische handtekeningen

Bij handtekeningen zijn authenticiteit en beveiliging prioriteiten. Elk type elektronische handtekening is al veiliger dan een handmatige handtekening op papier. Technisch gezien is het een wiskundige code die ervoor zorgt dat het document niet kan worden gewijzigd na ondertekening. Dit geldt ook voor de elementen met betrekking tot de identiteit van de persoon, omdat het de intentie van een persoon vastlegt om in te stemmen met de inhoud van het elektronische document, contract of gegevensreeks.

Dankzij de versleuteling van het document heb je de garantie dat het document ongewijzigd is gebleven na ondertekening, of dat nu een enkele pagina is of een heleboel documenten. Bovendien kun je een administratie van toestemmingen instellen, waarmee expliciete toestemming voor het document wordt verkregen (in overeenstemming met GDPR en andere richtlijnen). Hierdoor zijn elektronische handtekeningen in bijna alle delen van de wereld wettelijk erkend en afdwingbaar.

De flexibiliteit van elektronische handtekeningen

Afhankelijk van het type beveiliging dat je nodig hebt, meestal gebaseerd op de waarde van de transactie en/of de geldende wettelijke richtlijnen, kun je het beveiligingsniveau dat je afdwingt aanpassen. Natuurlijk veronderstelt dit dat de oplossing die u gebruikt de uitgebreide mogelijkheden en flexibiliteit biedt om dit te doen. Zo kun je bijvoorbeeld bepalen hoe ver je wilt gaan om de identiteit van de ondertekenaar te bevestigen en hoe je het document wilt overdragen (bijvoorbeeld wel of niet versleutelen en de sterkte van de gebruikte versleuteling). Door het juiste niveau toe te passen, kun je de juiste balans vinden tussen gemak en veiligheid.

Verschillende ondertekeningsmethoden om te overwegen

• Eenvoudige handtekeningen - Deze bewijzen algemene acceptatie/goedkeuring van het document door de ondertekenaar. Dit kan een gescande afbeelding van een handtekening zijn, een handtekening die handmatig op een desktopscherm wordt getekend (en digitaal wordt opgeslagen), een klik op een "Ik accepteer" knop, etc.

• Geavanceerde handtekeningen - Deze bieden een hoger niveau van ID-verificatie van de ondertekenaar, beveiliging en verzegeling tegen knoeien. De handtekening moet uniek gekoppeld zijn aan de ondertekenaar en gemaakt worden onder de uitsluitende controle van de ondertekenaar (multi-factor authenticatie is optioneel).

• Gekwalificeerde handtekeningen - Dit zijn niet-afgewezen handtekeningen. Ze worden ondersteund door een certificaat dat is uitgegeven en gecertificeerd door een vertrouwde serviceprovider die de ondertekenaar 100% identificeert. Een eerste persoonlijke verificatie of een gelijkwaardig proces is vereist, net als verificatie met meerdere factoren.

Het belang van identiteit - wees er zeker van dat u ondertekenaars kunt verifiëren

• Biometrie
• Smartcard / Tokens
• Login en wachtwoord combinaties (inclusief Single Sign-On)
• Eenmalige wachtwoorden (via SMS en e-mail)
• Mobiele identiteiten
• Bank authenticatie
• Overheidsdiensten

Hoewel authenticatie niet noodzakelijkerwijs een meer omslachtige gebruikerservaring betekent, is het toch complexer en vraagt het meer van de gebruiker dan een simpele krabbel met de vinger op een smartphone of desktop. Daarom is het belangrijk om uw verschillende use cases te begrijpen en vervolgens het juiste beveiligingsniveau toe te passen om te voldoen aan zowel uw zakelijke als compliancebehoeften.

Voor meer informatie

Om meer te weten te komen over de verschillende regels, ondertekeningsmethoden en beveiligingsopties van elektronische handtekeningen, kunt u " De ultieme gids voor elektronische handtekeningen " raadplegen. Het zal u helpen bij het evalueren van verschillende oplossingen voor elektronische handtekeningen, zodat u één platform kunt kiezen voor al uw behoeften en kunt beginnen met het maximaliseren van de veiligheid en waarde van uw gedigitaliseerde workflows.