Shoalhaven V&A: Kosten besparen en licenties uitbreiden met Nitro

Lees hoe Shoalhaven City Council het aantal PDF-licenties met 364% verhoogde, een gebruikspercentage van 100% behaalde en de kosten verlaagde door samen te werken met Nitro.

Lokale overheidsinstanties staan onder druk om de operationele efficiëntie te verbeteren, digitaal te transformeren en alles binnen het budget te houden, terwijl de publieke verantwoordingsplicht en compliance gehandhaafd blijven. Shoalhaven City Council in New South Wales, Australië, voelde deze druk toenemen, omdat ze probeerden documentatiebeheer en goedkeuringsprocessen uit te voeren met behulp van een PDF-oplossing, waardoor ze met beperkte gebruikerslicenties moesten jongleren.

De gemeente koos toen voor Nitro ter ondersteuning van kosteneffectieve digitale transformatie-initiatieven. Tijdens de Local Government IT NSW Summit hadden we de eer om samen met twee leiders van Shoalhaven City Council op het podium te staan: Dane Hamilton en Dan Jones, IT Infrastructure & Service Delivery Manager. Dane en Dan legden uit hoe ze gemakkelijk konden overstappen van hun oudere oplossing naar Nitro, welke efficiëntieverbeteringen ze hebben gezien sinds de implementatie en hoe Nitro hen in staat stelt om de activiteiten in meerdere afdelingen te verbeteren.

Lees verder voor de hoogtepunten uit het interview tussen onze VP Sales (APAC) Michael Helder en Dane en Dan.

V: Welke uitdagingen hoopte u te overwinnen toen u op zoek ging naar een oplossing als Nitro?

A: Oorspronkelijk ging het om waarde. We keken naar hoe we onze onderteken- en PDF-oplossing beheerden, en we zagen dat we een maximum aantal gebruikers hadden. We besloten de markt te verkennen om te zien wat er nog meer was. We hadden het gevoel dat er iets beschikbaar moest zijn met veel betere  functionaliteit  - Iets dat ons kon helpen om het aantal gebruikers niet steeds te hoeven veranderen. We zaten op dat moment ook achter COVID aan. De meeste organisaties, ook de onze, hadden De Grote Ontslag meegemaakt en er kwamen veel mensen in en uit het bedrijf. Het was een hele uitdaging om in deze periode de stoelen en licenties te beheren.

V: Waarom kwam Nitro als beste uit de bus?

A: We zagen niet alleen dat het een PDF-editor met alle functies was, maar de totale  licentiekosten in vergelijking met Adobe  een stuk lager. Het was erg aantrekkelijk om de lopende kosten voor licentiebeheer te elimineren vanwege de sitelicentie.

V: Hoe hebben jullie het veranderingsbeheer aangepakt toen jullie Nitro begonnen te implementeren?

A: We maakten ons zorgen over de verandering en verwachtten dat het een uitdaging zou zijn om ons personeel aan boord te krijgen - vooral omdat veel van het administratieve werk van de leidinggevenden combinaties van PDF's voor agenda's, notulen, enz. inhoudt. Maar we waren erg blij met de  ondersteuning door Nitro . In eerste instantie  een pilot  en hielden aan het eind van die pilot een enquête. De hoofdgebruikers die bij het proces betrokken waren, waren tevreden en spraken positief over het product. Dat maakte de beslissing om verder te gaan gemakkelijk. Vanaf dat moment hebben we het uitgerold en hebben we verschillende andere trainingen en webinars gegeven om het personeel bij die verandering te ondersteunen. Ik denk dat de geboden ondersteuning echt een sterk punt van Nitro is.

Lees meer over Nitro's Vier Pijlers voor succes in onze Handleiding voor het wisselen van PDF-leverancier .

V: Hoe heeft Nitro vanuit IT-oogpunt voor een soepele overgang gezorgd?

A: Het was een echt succesverhaal. Nitro heeft ons geholpen met de implementatie en een communicatieplan. Vanaf het begin hadden we een duidelijk verhaal voor de toekomst. Dankzij de voortdurende training en ondersteuning voor gebruikersadoptie konden we het plan echt uitvoeren. We namen onze trainingssessies ook op en maakten ze beschikbaar voor medewerkers die de training hadden gemist, zodat niemand werd vergeten. Voor gebruikers die minder snel overstapten, hebben we meer training gegeven. Nitro bood ook een zelfbedieningsportaal met  how-to gidsen  waarmee de adoptie eenvoudig kan worden verbeterd.

V: Hoe denkt u dat Nitro nu bijdraagt aan uw algemene doelstellingen op het gebied van technologie en transformatie?

A: Nitro heeft mensen zeker efficiënter gemaakt, vooral met betrekking tot kleinere taken. Vroeger moesten we veel afdrukken en handmatig ondertekenen, maar Nitro heeft de efficiëntie echt verhoogd met de QuickSign-functionaliteit en de Nitro Sign-optie.

De onbeperkte sitelicenties maken samenwerking tussen afdelingen heel eenvoudig. We hebben Nitro als onze standaard PDF-editor en -lezer, dus het maakt nu deel uit van onze standaard werkomgeving. Alle gebruikers krijgen het, en ze krijgen allemaal de premium functies. Dat heeft veel flexibiliteit voor ons gecreëerd en veel mogelijkheden in een PDF-bewerkingsproduct geopend die andere gebruikers of medewerkers binnen onze gemeente in ons vorige systeem niet hadden gehad.

V: Zijn er best practices die u met Nitro hebt ontwikkeld die u aan andere gemeenten zou kunnen aanbevelen?

A: De Customer Success Manager en de veranderingsondersteuning van Nitro hebben er echt voor gezorgd dat we ons intern niet te veel zorgen hoefden te maken. Ik zou andere gemeenteraden die deze reis willen maken, aanraden om daar gebruik van te maken. Ze waren super krachtig bij onze implementatie. D e  analyse laten ook het verhaal zien van de voortgang van onze gebruikersadoptie - we hebben nu 600 gebruikers met deze tool, terwijl we er 200 hadden met onze vorige oplossing.

De voortdurende training heeft echt geholpen bij de acceptatie door gebruikers. Het is een product met alle functies dat gemakkelijk te gebruiken is en we hebben geen problemen met het gebruik ervan door onze medewerkers. Degenen die het gebruiken gaan af en toe naar het leerportaal om te leren hoe ze basistaken moeten uitvoeren. We hebben het aanbevolen implementatieplan van Nitro gevolgd en dat was een groot succes. Alleen al het volgen van die begeleiding en het gebruikmaken van de voortdurende training maakte het zo'n succes.

Versnel je digitale succes met Nitro

Vraag een plaats aan in Nitro's Pilot Programma - een volledig begeleide en rik-vrije proef van onze PDF, eSign en analytics oplossingen.  Dien gewoon  een verzoek in  om deel te nemen en ontdek hoe wij jou een voorsprong op de concurrentie kunnen geven.