Hoe digitalisering de werkplek van vandaag verandert

In 2020 bracht de pandemie digitale transformatie in een stroomversnelling. Bedrijven in bijna elke sector versnelden de invoering van digitale tools en cloud-gebaseerde oplossingen om medewerkers op afstand met elkaar te verbinden en klanten te blijven bedienen.

Vandaag de dag zijn veel organisaties teruggekeerd naar persoonlijke werkplekken of hebben ze een hybride werkmodel aangenomen, maar ze blijven vertrouwen op digitalisering om efficiëntie te behouden, teams met elkaar te verbinden, documenten te beheren en workflows te automatiseren.

In dit artikel bespreken we vijf belangrijke manieren waarop  digitalisering  de werkplek verandert en hoe je ervoor kunt zorgen dat je de juiste tools gebruikt om concurrerend en efficiënt te blijven in een snel veranderende digitale omgeving.

Digitalisering is nu zo ingeburgerd in de werkplek dat velen van ons de voordelen als vanzelfsprekend beschouwen. Hoewel deze lijst niet uitputtend is, richten we ons op vijf belangrijke gebieden waarin digitalisering en digitale tools een belangrijk verschil maken.

Door digitale tools te integreren in de dagelijkse werkzaamheden kunnen bedrijven de efficiëntie van hun processen en de productiviteit van hun werknemers  drastisch verbeteren . Wanneer werknemers minder tijd besteden aan administratieve of repetitieve taken, hebben ze meer tijd om zich te richten op strategische initiatieven die groei stimuleren.

Geïntegreerde eSign-software zorgt er bijvoorbeeld voor dat bedrijfsprocessen soepel blijven verlopen doordat het niet langer nodig is om documenten te ondertekenen, te scannen en te mailen.

Sommige eSign-oplossingen maken deze processen extra efficiënt door gebruikers in staat te stellen contracten en overeenkomsten op te stellen, handtekeningvelden in te voegen, handtekeningen aan te vragen en documenten te verzenden vanuit Microsoft Word en Outlook.

Digitalisering heeft een meer verbonden werkomgeving gecreëerd door de manier te veranderen waarop teams samenwerken, informatie delen en samenwerken tussen platforms en bedrijfssystemen.

PDF-bewerkingssoftware  is een van de belangrijkste tools voor betere samenwerking. Met deze technologie kunnen teams Excel-spreadsheets, PowerPoint-presentaties en Word-documenten converteren naar doorzoekbare, bewerkbare PDF's.

Door documenten om te zetten in een universeel toegankelijk formaat, zorgen bedrijven ervoor dat teamleden belangrijke bestanden gemakkelijk kunnen delen, bekijken en eraan kunnen werken.

Samenwerkingsplatformen zoals Slack, Microsoft Teams en Asana hebben de manier waarop bedrijven werken aanzienlijk veranderd door het samenbrengen van verschillende communicatiemethoden - chat, video en het delen van bestanden - in één gecentraliseerde ruimte.

Deze integratie helpt silo's binnen organisaties af te breken  en stelt teams in staat effectief samen te werken, zowel intern als met externe klanten en leveranciers.

Cloudopslagoplossingen zoals SharePoint, OneDrive, Google Drive en Dropbox zijn essentieel om het personeel verbonden te houden. Met deze platforms kunnen bedrijfskritische bestanden, zoals contracten, financiële rapporten en andere documenten die werknemers nodig hebben om hun werk te doen, online worden opgeslagen en overal veilig worden geraadpleegd.

Neem deze praktijkcase: Een juridisch team moet een contract afronden waarbij meerdere belanghebbenden betrokken zijn. Met behulp van eSign en PDF-bewerkingssoftware geïntegreerd met cloudopslagoplossingen zoals SharePoint of Google Drive, kan het juridische team het contract eenvoudig omzetten in een bewerkbare PDF, de nodige revisies aanbrengen en het digitaal delen.

Elke betrokkene kan het document openen vanaf zijn eigen locatie, de wijzigingen bekijken en het contract elektronisch ondertekenen. Het ondertekende document wordt vervolgens automatisch opgeslagen in de cloudopslag, zodat alle versies veilig worden opgeslagen en voor iedereen toegankelijk zijn.

Digitalisering heeft documentbeheerprocessen  ingrijpend veranderd. Hier volgen enkele voorbeelden van tools die documentworkflows stroomlijnen, de toegankelijkheid verbeteren en ervoor zorgen dat kritieke informatie altijd up-to-date en gemakkelijk terug te vinden is.

• Elektronisch documentbeheersysteem (EDMS): Een EDMS digitaliseert en organiseert documenten, waardoor fysieke opslag minder nodig is en belangrijke bestanden eenvoudig toegankelijk zijn.
• Digitale contracten: eSign-software maakt het printen, ondertekenen, scannen en soms zelfs verzenden van contracten overbodig. De overstap naar elektronische handtekeningen verkort de doorlooptijden en biedt een veiligere en beter traceerbare manier om contracten te beheren.
• Optische tekenherkenning (OCR): OCR-technologie zet gescande documenten en afbeeldingen om in bewerkbare en doorzoekbare tekst, waardoor bedrijven grote hoeveelheden documenten - zoals facturen, ontvangstbewijzen of juridisch papierwerk - naadloos in hun EDMS kunnen integreren.
• Versiecontrolesystemen: deze tools houden een geschiedenis van documentrevisies bij waarmee gebruikers eerdere versies kunnen bekijken, wijzigingen kunnen vergelijken en indien nodig kunnen terugkeren naar eerdere versies. Dit zorgt voor een duidelijk controlespoor, wat essentieel is in sterk gereguleerde sectoren waar nauwkeurigheid en naleving essentieel zijn.

Digitalisering brengt zowel kansen als uitdagingen met zich mee voor de bescherming van gevoelige gegevens en om ervoor te zorgen dat bedrijfsprocessen en -tools voldoen aan de wereldwijde regelgeving .

Audit trails: Zoals hierboven vermeld, geven audit trails een gedetailleerd overzicht van wie welke bestanden heeft geopend en wanneer - van de creatie van het document tot de uiteindelijke ondertekening. Deze zichtbaarheid helpt bij het naleven van wereldwijde regelgeving , zoals GDPR, eIDAS, PECR, HIPAA en ETA, en biedt waardevolle informatie voor forensische analyse in het geval van een inbreuk op de beveiliging.

Gegevensversleuteling: Versleutelingstools coderen gegevens zodat ze alleen toegankelijk zijn voor gebruikers met de juiste ontsleutelingscode. Dit zorgt ervoor dat vertrouwelijke informatie onleesbaar en veilig blijft als contracten of financiële overzichten tijdens de overdracht worden onderschept of zonder toestemming worden ingezien.

Multi-factor authenticatie (MFA): MFA vereist dat gebruikers twee of meer vormen van verificatie opgeven voordat ze toegang krijgen tot gevoelige systemen of gegevens. Dit omvat meestal:

• Iets dat ze weten (een wachtwoord)
• Iets dat ze hebben (een beveiligingstoken)
• Iets dat ze zijn (een vingerafdruk of gezichtsherkenning)

MFA vermindert het risico op ongeautoriseerde toegang aanzienlijk, zelfs als de referenties van een gebruiker gecompromitteerd zijn.

Digitalisering is onontkoombaar voor bedrijven die een concurrentievoordeel willen behouden. De juiste digitale oplossingen kunnen de manier waarop bedrijven werken veranderen, waardoor ze flexibeler, efficiënter en veiliger worden. Door deze tools zorgvuldig te selecteren en te integreren, kunt u ervoor zorgen dat uw organisatie goed is uitgerust om te gedijen in een digital-first wereld.

Bekijk onze on-demand webinar, Expert Insights: Securing Digital Transactions in an Insecure World , om te leren hoe u beveiliging en compliance kunt handhaven in een snel evoluerende digitale bedrijfsomgeving.