5 essentiële functies die je moet zoeken in software voor e-handtekeningen voor naleving van de wet

Elektronische handtekeningen hebben de manier veranderd waarop organisaties documenten verwerken, deals sluiten en werk gedaan krijgen, maar afhankelijk van uw branche kunnen er een aantal juridische hordes genomen moeten worden.  De nalevingsvereisten voor e-handtekeningen  variëren van branche tot branche en van geografische grens tot grens, waardoor bedrijven oplossingen moeten implementeren die eenvoudig kunnen worden aangepast aan meerdere regelgevende omgevingen.

Lees verder voor een overzicht van de onmisbare functies waarop u moet letten als u op zoek bent naar een eSign-oplossing die voldoet aan de hedendaagse compliance-eisen.

1. Robuuste identiteitsverificatie

Bedrijven hebben een eSign-platform nodig dat meerfactorauthenticatie biedt dan eenvoudige e-mailverificatie. Uw eSign-software moet op zijn minst een reeks identificatiemethoden bieden, zodat u de beste opties kunt kiezen voor de compliancebehoeften van uw organisatie.

Geavanceerde eSign-platforms bieden meerdere verificatietechnieken om de identiteit van ondertekenaars aan te tonen, zoals:

• Biometrische handtekeningen
• Eenmalige wachtwoorden (OTP's )
• Realtime identiteitscontroles

Nitro's krachtige API maakt het eenvoudig om  de juiste identificatiemethoden  voor uw bedrijf te kiezen en in te pluggen . Ons eSign-platform kan ook worden geïntegreerd met verificatiediensten van de centrale overheid om het hoogste niveau van identiteitsverificatie te bieden en naleving van de regelgeving voor elektronische handtekeningen te garanderen. Download de  Ultimate Guide to Electronic Signatures  voor meer informatie over verificatietechnieken voor eSigning.

2. Gedetailleerde audittrails

Audit trails creëren een digitale vingerafdruk van ondertekende documenten die gebruikers waarschuwt bij ongeautoriseerde wijzigingen, waardoor de integriteit van documenten wordt vastgesteld en u kunt aantonen dat u zich aan de regelgeving houdt. In het geval van een geschil leveren deze gedetailleerde logboeken bewijs van de authenticiteit van het document om de bewijslast effectief te leggen bij elke partij die de handtekening betwist.

Zoek een oplossing voor e-handtekeningen die interacties van gebruikers bijhoudt.  De eSign-software van Nitro  genereert bijvoorbeeld automatisch controletrajecten waarin nauwkeurige tijdstempels, IP-adressen en volledige ondertekeningsgeschiedenis worden vastgelegd, zodat een uitgebreid, downloadbaar controletraject ontstaat. Deze analyseerbare records leveren de gegevens die u nodig hebt om naleving van regelgeving aan te tonen, zoals de elektronische identificatie-, authenticatie- en vertrouwensdiensten (eIDAS) van de Europese Unie, de Uniform Electronic Transactions Act (UETA) van de Verenigde Staten, de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) en meer.

3. Geavanceerde encryptieprotocollen

Encryptie is een absolute noodzaak geworden voor platforms voor elektronische handtekeningen om steeds geavanceerdere aanvalsmethoden af te weren. Compliance frameworks zoals ISO 27001 en SOC 2 vereisen dat software encryptieprotocollen handhaaft die gegevens veilig en privé houden tijdens het ondertekeningsproces. Kies dus voor een eSign-oplossing met gecertificeerde encryptiemogelijkheden om gevoelige informatie te beschermen en tegelijkertijd te voldoen aan internationale beveiligingsstandaarden.

Uw eSign-software moet het volgende bieden

• Encryptie voor gegevens onderweg en in rusttoestand
• Cryptografische verzegeling om geknoei met documenten te voorkomen
• Ontcijferingsmethoden die toegang door onbevoegde gebruikers beperken
• Integratie met een veilig verificatieprotocol

Deze versleutelingsfuncties voorkomen dat onbevoegde gebruikers toegang krijgen tot uw gegevens en helpen u om de veiligheid tijdens het ondertekeningsproces te garanderen.

4. Wereldwijde aanpassing aan regelgeving

Aangezien verschillende regio's en industrieën verschillende verificatieniveaus vereisen, moet u bevestigen dat de door u gekozen oplossing voldoet aan de  wetten voor elektronische handtekeningen  die van toepassing zijn op uw organisatie. Je eSign-software moet meerdere wettelijke kaders kunnen ondersteunen, zoals eIDAS, UETA, de Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) en de Zwitserse ZertES, samen met branchespecifieke vereisten zoals HIPAA en de Sarbanes-Oxley Act.

Veel van deze voorschriften vereisen  Gekwalificeerde Elektronische Handtekeningen (QES) , die de identiteit van een ondertekenaar binden aan zijn handtekening door middel van een persoonlijk, gekwalificeerd certificaat uitgegeven door een Gekwalificeerde Trust Service Provider (QTSP). QES-mogelijkheden zijn van cruciaal belang voor transacties waarbij veel op het spel staat in sectoren die maximale beveiliging en wettelijke verificatie vereisen.

Zorg ervoor dat uw eSign-platform zich kan aanpassen aan nieuwe regelgeving. De eSign-oplossingen van Nitro integreren bijvoorbeeld naadloos met identiteitsdiensten en elektronische ID-initiatieven om te voldoen aan verschillende wereldwijde en sectorwetten en tegelijkertijd uw bedrijf toekomstbestendig te maken tegen veranderende vereisten. Bovendien biedt Nitro als QTSP QES tegen een fractie van de kosten van de oplossingen van andere aanbieders.

5. Veilige opslag en archivering van documenten

Verschillende branches hebben specifieke eisen voor de veiligheidsnormen waaraan documenten moeten voldoen tijdens opslag en hoe lang ze moeten worden bewaard. Het juiste eSignature-platform moet veilige, gemakkelijk toegankelijke documentopslagplaatsen bieden die de integriteit van het originele document behouden.

Moderne oplossingen voor elektronische handtekeningen bieden ook geavanceerde opslag. Deze systemen volgen en bewaken gearchiveerde documenten om ervoor te zorgen dat ze beschermd blijven terwijl bevoegd personeel ze snel kan terugvinden. Zoek naar software die automatisch het bewaren van documenten beheert, gedetailleerde tracering biedt en naadloze toegang tot documenten voor uw geautoriseerde gebruikers ondersteunt.

Blijf veilig en compliant met Nitro

De regelgeving voor elektronische handtekeningen verandert voortdurend en sectoren als de gezondheidszorg, de financiële dienstverlening en de juridische sector worden steeds strenger gecontroleerd op het beheer van digitale documenten. Door te kiezen voor eSignature-software die compliance als prioriteit heeft, blijft u op één lijn met de verschuivende industrienormen en vereisten voor gegevensbescherming.

Nitro's eSign-oplossingen stellen uw organisatie in staat om te voldoen aan de wet- en regelgeving en zorgen voor een veilige digitale ondertekening. Onze toewijding aan compliance houdt niet op bij het voldoen aan de huidige normen; we bouwen aanpasbare oplossingen om u een toekomstbestendige basis te geven voor uw digitale ondertekeningsprocessen.

Neem contact op met Nitro  voor meer informatie over veilige, compliant elektronische handtekeningen.