Wat is PDF/A? Waarom het belangrijk is en hoe het te gebruiken

In de huidige digital-first wereld wisselen mensen meer dan ooit van apparaat, upgraden ze applicaties en experimenteren ze met nieuwe tools. Maar terwijl uw technologie evolueert, is het cruciaal dat uw documenten toegankelijk blijven.

Door uw PDF's nu toekomstbestendig te maken, bespaart u op de lange termijn onnodige tijd en stress, zodat u erop kunt vertrouwen dat uw documenten blijven zoals u ze hebt gemaakt.

In dit artikel beantwoorden we een aantal veelgestelde vragen over PDF/A.

1. Wat is PDF/A? 
2. Waarom zou ik mijn document PDF/A maken? 
3. Hoe worden PDF/A-bestanden gebruikt? 
4. Zijn er verschillende soorten PDF/A? 

1. Wat is PDF/A?

Portable Document Format Archive, of kortweg PDF/A, is een bestandsindeling die is ontwikkeld om de langdurige bewaring van elektronische documenten te garanderen. Dit betekent dat uw PDF-documenten op dezelfde manier worden weergegeven als waarop ze zijn gemaakt, ongeacht software- of hardwareveranderingen in de loop der tijd.

In tegenstelling tot standaard PDF-bestanden, die elementen bevatten die niet geschikt zijn voor archivering, zoals multimediacomponenten, lettertypen of externe verwijzingen, is PDF/A ontworpen om op zichzelf staand te zijn. Het heeft specifieke richtlijnen en vereisten voor documentstructuur, lettertypes, kleurruimten, metadata en ingesloten lettertypes. Het schrijft ook conformiteit met specifieke ISO-normen voor.

2. Waarom zou ik mijn document PDF/A maken?

• Consistentie behouden: uw documenten worden op dezelfde manier aangemaakt, ongeacht software- of hardwareveranderingen in de loop der tijd.
• Betere doorzoekbaarheid: PDF/A-documenten kunnen worden geïndexeerd en doorzocht, waardoor ze beter toegankelijk zijn voor toekomstig gebruik.
• Naleving van wet- en regelgeving: in veel sectoren is het gebruik van PDF/A voor archivering vereist om naleving van  wet- en regelgeving en de authenticiteit van documenten te waarborgen.
• Toegankelijkheid verbeteren: PDF/A-standaarden bevatten toegankelijkheidsfuncties , waardoor documenten toegankelijk worden voor mensen met een handicap.
• Risico's verkleinen: door documenten in PDF/A-indeling te archiveren, kunnen organisaties het risico op gegevensverlies verkleinen en bedrijfscontinuïteit en naleving garanderen.

3. Hoe worden PDF/A-bestanden gebruikt?

Hier zijn enkele veelvoorkomende voorbeelden van hoe verschillende industrieën kunnen profiteren van PDF/A-documenten.

4. Zijn er verschillende soorten PDF/A?

PDF/A bestaat in verschillende varianten. Dit wordt gedaan door verschillende PDF/A standaarden en conformatieniveaus te mengen, die in de loop der tijd zijn geëvolueerd om tegemoet te komen aan de vooruitgang in technologie en use cases.

PDF/A-1

• Dit is de meest gebruikte en originele PDF/A-standaard die ervoor zorgt dat het visuele uiterlijk van het document in de loop der tijd behouden blijft. Het is ook de meest beperkende standaard, omdat JPEG 2000, lagen en bijlagen niet worden ondersteund.
• Ontbrekende functies: JPEG2000 , transparantie, lagen en bijlagen.
• Conformiteitsniveaus:

1. PDF/A-1a (toegankelijk) staat ondersteunde technologieën toe om de toegankelijkheid van een PDF te verbeteren door tekst en andere elementen in een toegankelijk formaat aan te bieden. Hierdoor hebben alle gebruikers toegang tot informatie. Een voorbeeld van hoe PDF/A-1a kan worden gebruikt is via een schermlezer voor slechtzienden.
2. PDF/A-1b (Basic) wordt gebruikt om archiefversies van documenten te maken, zodat ze op dezelfde manier kunnen worden weergegeven als toen ze werden opgeslagen. Het is een striktere subset van de ISO PDF-specificatie.

Leer hoe u PDF kunt converteren naar PDF/A-1a & 1b in onze  gebruikershandleiding .

PDF/A-2

• PDF/A-2 bouwt verder op PDF/A-1 door extra ondersteuning te bieden voor kleurruimten, JPEG2000 compressie en ingesloten bestanden en door transparantie te introduceren. PDF/A-2 maakt PDF/A 1 niet overbodig, wat betekent dat een geldig PDF/A-1b bestand kan worden geverifieerd door software die is ingesteld om PDF/A2b of PDF/A-3b te valideren.
• Nieuwe functies: JPEG2000 , transparantie, lagen en bijlagen (alleen andere PDF/A-bestanden).
• Conformiteitsniveaus:

1. PDF/A-2a (toegankelijk) bouwt voort op de structuur die werd gevormd door PDF/A-2u tags, waardoor het zoeken en hergebruiken van de inhoud van een PDF-document gemakkelijker wordt. Net als PDF/A-1 maakt het documenten toegankelijk voor mensen met een visuele beperking.
2. PDF/A-2b (Basic) is de minimale conformiteit die nodig is om ervoor te zorgen dat een PDF-document visueel hetzelfde kan worden weergegeven als toen het werd gemaakt.
3. PDF/A-2u (Unicode) omvat alle conformiteit van niveau B met een extra vereiste dat alle tekst in het document Unicode-equivalenten heeft, zodat alle tekst kan worden geïndexeerd en weergegeven.

Leer hoe u PDF kunt converteren naar PDF/A-2a, 2b & 2u in onze  gebruikershandleiding. 

PDF/A-3

• Introduceert insluiten binnen een PDF/A-bestand of bestanden in een ander formaat (niet alleen andere PDF/A-bestanden zoals toegestaan in PDF/A-2), waardoor het geschikt is voor documenten die niet-PDF-bijlagen moeten bevatten.
• Nieuwe functies: Bijlagen (elk bestandstype).
• Conformiteitsniveaus:

1. PDF/A-3a verbetert de toegankelijkheid, vergelijkbaar met PDF/A 2a en PDF/A-1a.
2. Het heeft een hoge visuele integriteit en zorgt ervoor dat een PDF-document identiek wordt weergegeven als toen het werd gemaakt.
3. PDF/A-3u staat de doorzoekbaarheid van teksten en het kopiëren van Unicode-tekst toe voor digitaal gemaakte PDF-documenten en documenten die zijn gescand met optische tekenherkenning (OCR) .

PDF/A-4

• Ondersteunt archivering van invulbare formulieren door niet-statische inhoud in PDF-documenten toe te staan in de vorm van JavaScript. Dit betekent dat informatie over de waarden of logica van een interactief formulier kan worden opgeslagen en gearchiveerd. Het vereenvoudigt ook de afhandeling van digitale handtekeningen.
• Nieuwe functies: 3D-modellen, rich media en 3D-annotaties.
• Conformiteitsniveaus:
  • PDF/A-4e (Engineering) ondersteunt 3D-modellen, rich media en 3D-annotaties, evenals ingesloten bestanden.
  • PDF/A-4f staat het insluiten van willekeurige bestanden toe.

Maak uw digitale documenten klaar voor de toekomst met Nitro

Bekijk hoe eenvoudig het is om uw documenten te bewaren met een  gratis 14-daagse proefversie van Nitro PDF .

Noot van de redactie: Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd in december 2020 en is bijgewerkt om PDF/A-updates weer te geven.