Q&A su Shoalhaven: Riduzione dei costi e aumento delle licenze con Nitro

Scoprite come il Comune di Shoalhaven ha aumentato le licenze PDF del 364%, ha raggiunto un tasso di utilizzo delle licenze utente del 100% e ha ridotto i costi grazie alla collaborazione con Nitro.

Le agenzie governative locali sono sottoposte a pressioni per migliorare l'efficienza operativa, trasformarsi digitalmente e rispettare il budget, pur mantenendo la responsabilità pubblica e la conformità. Il Comune di Shoalhaven, nel Nuovo Galles del Sud (Australia), ha avvertito queste pressioni mentre cercava di gestire la documentazione e i processi di approvazione attraverso una soluzione PDF che lo costringeva a destreggiarsi con licenze utente limitate.

Il comune ha quindi adottato Nitro per supportare iniziative di trasformazione digitale economicamente vantaggiose. In occasione del Local Government IT NSW Summit, abbiamo avuto l'onore di essere raggiunti sul palco da due leader del Comune di Shoalhaven: Dane Hamilton e Dan Jones, IT Infrastructure & Service Delivery Manager. Dane e Dan ci hanno spiegato come è stato possibile passare facilmente dalla loro vecchia soluzione a Nitro, quali sono i vantaggi che hanno riscontrato dopo l'implementazione e come Nitro consente di migliorare le operazioni in diversi dipartimenti.

Continuate a leggere i punti salienti dell'intervista tra il nostro VP delle vendite (APAC) Michael Helder e Dane e Dan.

D: Quali sfide speravate di superare quando avete cercato una soluzione come Nitro?

R: Inizialmente si trattava di valore. Stavamo esaminando il modo in cui gestivamo la nostra soluzione di firma e PDF e abbiamo visto che avevamo un limite massimo di utenti. Abbiamo deciso di controllare il mercato per vedere cos'altro c'era in giro. Ci siamo resi conto che doveva essere disponibile qualcosa di molto migliore  funzionalità  - qualcosa che ci aiutasse a superare la necessità di tagliare e cambiare il numero di utenti. In quel periodo eravamo anche sulla scia di COVID. La maggior parte delle organizzazioni, compresa la nostra, aveva attraversato il periodo delle grandi dimissioni e aveva visto molte persone entrare e uscire dall'azienda. È stato molto impegnativo cercare di gestire le sedi e le licenze in questo periodo.

D: Cosa ha reso Nitro la scelta migliore?

R: Non solo abbiamo visto che si trattava di un editor PDF completo, ma anche che il costo totale delle licenze  costo totale della licenza rispetto ad Adobe  era molto inferiore. L'eliminazione della necessità di una gestione continua delle licenze a causa della licenza per il sito è stata molto interessante.

D: Quando avete iniziato a implementare Nitro, come avete affrontato la gestione del cambiamento?

R: Eravamo preoccupati per il cambiamento e prevedevamo che sarebbe stato difficile coinvolgere il nostro personale, soprattutto perché gran parte del lavoro amministrativo senior prevedeva combinazioni di PDF per agende, verbali, ecc. Ma siamo rimasti molto soddisfatti del  supporto fornito da Nitro . Inizialmente  un progetto pilota  e abbiamo condotto un sondaggio al termine del progetto pilota. I power user che sono stati coinvolti nel processo sono stati soddisfatti e hanno parlato positivamente del prodotto. La decisione di andare avanti è stata facile. Da lì, abbiamo lanciato il prodotto e organizzato diverse altre sessioni di formazione e webinar per supportare il personale durante il cambiamento. Credo che il supporto fornito sia un punto di forza di Nitro.

Per saperne di più sui quattro pilastri di Nitro per il vostro successo, consultate la nostra Guida al cambio di fornitore di PDF .

D: Dal punto di vista dell'IT, in che modo Nitro ha contribuito a garantire una transizione senza problemi?

R: È stata una vera storia di successo. Nitro ci ha assistito nell'implementazione e nel piano di comunicazione. Fin dall'inizio abbiamo avuto una storia chiara per il futuro. La formazione continua e il supporto per l'adozione da parte degli utenti ci hanno permesso di realizzare il piano. Abbiamo anche registrato le nostre sessioni di formazione e le abbiamo messe a disposizione del personale che aveva perso la formazione, in modo che nessuno fosse escluso. Per gli utenti più lenti nell'adozione, abbiamo semplicemente fornito un'ulteriore formazione. Nitro ha anche fornito un portale di apprendimento self-service con  guide pratiche  che facilita il miglioramento dell'adozione.

D: In che modo ritiene che Nitro stia contribuendo agli obiettivi generali di trasformazione e tecnologia?

R: Nitro ha sicuramente reso il personale più efficiente, soprattutto per quanto riguarda le attività più piccole. Prima stampavamo molto e firmavamo manualmente, ma Nitro ha davvero aumentato l'efficienza grazie alla funzionalità QuickSign e all'opzione Nitro Sign.

Le licenze illimitate per i siti hanno facilitato la collaborazione tra i vari reparti. Abbiamo Nitro come editor e lettore di PDF predefinito, quindi ora fa parte del nostro ambiente operativo standard. Tutti gli utenti lo ricevono e tutti hanno a disposizione le funzioni premium. Questo ha creato una grande flessibilità per noi e ha aperto molte possibilità in un prodotto per l'editing di PDF che altri utenti o il personale del nostro comune non avrebbero avuto nel nostro schema precedente.

D: Ci sono delle best practice che avete sviluppato utilizzando Nitro e che potreste suggerire ad altri comuni?

R: Il Customer Success Manager e il supporto alle modifiche fornito da Nitro ci hanno permesso di non doverci preoccupare troppo internamente. Incoraggerei gli altri comuni che vogliono intraprendere questo percorso a utilizzarli. Sono stati molto utili per la nostra implementazione. L'analisi  analisi  mostrano anche i progressi dell'adozione da parte degli utenti: ora abbiamo 600 utenti con questo strumento, mentre con la soluzione precedente ne avevamo 200. La formazione continua ha davvero aiutato l'adozione da parte degli utenti.

La formazione continua ha aiutato molto l'adozione da parte degli utenti. È un prodotto completo e facile da usare, e ora non abbiamo problemi con il personale che lo usa. Chi lo usa di tanto in tanto va sul portale di apprendimento per imparare a svolgere le attività di base. Abbiamo seguito il piano di implementazione consigliato da Nitro, ed è stato un vero successo. Il solo fatto di aver seguito le indicazioni e di aver sfruttato la formazione continua ne ha decretato il successo.

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