Rapporto Nitro: Il divario tra le promesse dell’IA e la produttività documentale

I dirigenti ritengono che l’intelligenza artificiale abbia già semplificato il lavoro sui documenti. I manager non sono d’accordo.

Un contratto rimane in sospeso in attesa di una firma. Un foglio di calcolo richiede il copia-incolla manuale dei dati da un PDF. Qualcuno stampa un modulo, lo firma, lo scansiona e lo rispedisce via e-mail. Questo è il divario tra gli aumenti di produttività promessi dall’IA e la realtà del lavoro documentale nel 2026. Nulla di tutto ciò sembra un caso lampante di applicazione dell’IA, ma è proprio qui che emerge il divario tra le promesse dell’IA e la produttività quotidiana nella gestione dei documenti.

Un nuovo sondaggio di Nitro condotto su oltre 1.300 dirigenti e manager rileva una netta discrepanza tra il modo in cui la dirigenza e il personale percepiscono i progressi dell’IA nei flussi di lavoro documentali.

Per misurare direttamente questo divario all’interno del contesto lavorativo, Nitro ha intervistato 239 dirigenti di alto livello e 1.100 manager e direttori nei settori dei servizi finanziari, legale, manifatturiero, sanitario e immobiliare negli Stati Uniti, nel Regno Unito e in Canada. I risultati sono contenuti nel nostro ultimo rapporto, “Lo stato dell’IA nei flussi di lavoro documentali: Colmare il divario tra le promesse dell’IA e la produttività , e rispondono a una domanda che il ciclo di annunci sull’IA ha per lo più evitato di affrontare: tutti questi investimenti stanno effettivamente raggiungendo il lavoro quotidiano di modifica, firma, oscuramento e elaborazione dei documenti, oppure si stanno arenando da qualche parte tra la sala del consiglio e la scrivania?

Due visioni contrastanti sull’adozione dell’IA nei flussi di lavoro documentali aziendali

Il divario inizia dal modo in cui ciascun gruppo valuta l’IA in termini di priorità. L’84% dei dirigenti considera l’IA nei flussi di lavoro documentali una priorità elevata o critica, ben 30 punti in più rispetto al 54% dei manager che la pensano allo stesso modo. Questo divario si accentua sulla questione dell’implementazione: l’85% dei dirigenti riferisce che l’IA raggiunge almeno una parte dell’organizzazione, mentre i manager, descrivendo solo il proprio reparto, collocano la cifra al 52%.

E la discrepanza diventa più difficile da conciliare quando si parla di implementazione completa: circa la metà dei dirigenti (49%) afferma che l’IA è in uso in tutta l’azienda, rispetto al solo 12% dei manager che dice lo stesso del proprio reparto.

Leggendo insieme le due testimonianze, emerge che i dirigenti descrivono un’organizzazione che ha già raggiunto il traguardo, mentre i manager ne descrivono una che ha appena iniziato.

Il problema «stampa-firma-scansione» continua a costare ore ogni settimana

Qualunque sia la versione che ritenete più accurata, il costo è lo stesso. Per quanto riguarda il lavoro manuale sui documenti, il 62% dei manager riferisce che i dipendenti del proprio team dedicano sei o più ore alla settimana ad attività quali la modifica, la conversione, l’unione, l’estrazione e l’occultamento di informazioni, e quasi un terzo di loro (31%) indica una cifra superiore alle 11 ore: una quota misurabile di ogni settimana lavorativa che viene assorbita da un lavoro che l’IA avrebbe dovuto eliminare. I dirigenti vedono il problema su una scala organizzativa ancora più ampia: l’84% stima che la propria organizzazione impieghi sei o più ore alla settimana e il 41% colloca la media tra le 11 e le 15 ore.

Neanche la versione più “analogica” di questo problema è scomparsa. Quasi tutti i dirigenti e i manager intervistati (rispettivamente il 96% e il 94%) affermano che negli ultimi sei mesi a qualcuno all’interno dell’organizzazione è stato ancora chiesto di stampare un documento, firmarlo a mano, scansionarlo e rispedirlo via e-mail, con solo una piccola parte di entrambi i gruppi che dichiara di aver ormai completato la transizione al digitale.

La proliferazione degli strumenti per la gestione dei documenti e il divario nell’automazione del flusso di lavoro nel 2026

Parte del motivo per cui esiste questo divario risiede nel modo in cui l’IA viene effettivamente utilizzata nel lavoro sui documenti. Tra i manager il cui reparto utilizza già l’IA per le attività relative ai documenti, più di un terzo (37%) descrive il suo utilizzo principale come strumenti autonomi che funzionano parallelamente al proprio software di gestione dei documenti, limitandosi in gran parte a copiare e incollare tra un chatbot e i sistemi in cui effettivamente lavorano. Una vera automazione end-to-end — in cui più fasi di un processo documentale si innescano una dopo l’altra senza che una persona debba trasferire manualmente il lavoro da uno strumento all’altro — è segnalata solo dal 12%.

Tale frammentazione sta aggravando il problema della proliferazione degli strumenti che le organizzazioni stavano già cercando di risolvere, con il 72% dei dirigenti che afferma che la propria organizzazione utilizza sei o più strumenti distinti per la gestione dei documenti. Quasi tutti concordano sul fatto che qualcosa debba cambiare: il 95% dei dirigenti e il 75% dei manager confermano di stare valutando attivamente o di avere in programma di consolidare il proprio stack di strumenti per la gestione dei documenti entro i prossimi 12 mesi.

Le preoccupazioni relative alla sicurezza dei documenti rappresentano il principale ostacolo all’adozione da parte delle aziende

La sicurezza è in cima alla lista degli ostacoli all’adozione dell’IA sia per i dirigenti che per i manager — davanti ai costi e alla complessità dell’integrazione — e la preoccupazione è ben fondata. Più della metà dei manager conferma che, in qualche parte del proprio reparto, documenti sensibili o riservati vengono già elaborati tramite strumenti di IA destinati al grande pubblico, mentre meno della metà delle organizzazioni dispone di una politica chiara e attivamente applicata che disciplini l’uso dell’IA su tali documenti.

Laddove l’IA per i documenti è integrata, il ROI è reale

I risultati suggeriscono che il divario sia legato più all’implementazione che alle capacità dell’IA in sé. Nelle organizzazioni in cui l’IA per i documenti è stata realmente integrata nel lavoro quotidiano, quasi tutti i dirigenti (99%) e la grande maggioranza dei manager (93%) segnalano almeno un risultato misurabile, che va dalla riduzione del tempo dedicato all’elaborazione dei documenti alla diminuzione dei costi IT e amministrativi, fino a tempi di risposta più rapidi per clienti e stakeholder. Ciò è in linea con i risultati di un precedente studio di Nitro sull’adozione dell’IA nelle imprese : mentre il 44% delle aziende non è riuscito a misurare il ROI sui propri investimenti più ampi nell’IA, l’IA applicata ai documenti si è distinta come eccezione, con le organizzazioni che l’hanno implementata che risparmiano in media nove o più ore a settimana per dipendente, il che equivale a 26 milioni di dollari di valore di produttività annuo per un’azienda da 1.000 dipendenti. Tra tutti i settori in cui si concentreranno gli investimenti aziendali nell’IA nel 2026, la gestione dei documenti è quello in cui i rendimenti sono più evidenti e più facili da quantificare.

Leggi oggi stesso il rapporto completo: Lo stato dell’IA nei flussi di lavoro documentali