Quanto costa effettivamente alla tua organizzazione il lavoro manuale legato alla gestione dei documenti?

Il responsabile di un reparto chiede un’altra assunzione in questo trimestre, e la motivazione di solito si riassume in una sola frase: il team è al limite, il carico di lavoro è aumentato, serve qualcuno che copra le mancanze. Ciò che è più difficile da inserire in quella stessa frase è dove finiscono effettivamente le ore di lavoro del team attuale. Probabilmente qualcuno di quel team sta riformattando un contratto prima che venga inviato all’ufficio legale, sta convertendo un modulo di registrazione scansionato in un formato leggibile dal sistema, oppure sta cercando di ottenere una firma prima della scadenza, e nessuna di queste attività compare come voce a sé stante nel conto economico.

Un nuovo sondaggio di Nitro ha quantificato esattamente questo divario. Intervistando 239 dirigenti di alto livello e 1.100 manager e direttori nei settori dei servizi finanziari, legale, manifatturiero, sanitario e immobiliare negli Stati Uniti, nel Regno Unito e in Canada, la ricerca alla base di «The State of AI in Document Workflows: Colmare il divario tra le promesse dell’IA e la produttività  ha misurato quante ore i dipendenti delle aziende dedicano ogni settimana alle attività manuali relative ai documenti, cosa impedisce alle organizzazioni di risolvere il problema e quale sia il valore effettivo della soluzione una volta implementata.

Il numero di ore è superiore a quanto previsto dalla maggior parte dei budget

Se si chiede a un manager quanta parte della settimana del proprio team sia dedicata all’elaborazione manuale dei documenti (modifica, conversione dei formati, compressione, unione, estrazione di testo, oscuramento), la risposta risulta piuttosto elevata. Più della metà dei manager (62%) afferma che i dipendenti del proprio team dedicano sei o più ore alla settimana proprio a questo tipo di lavoro, e quasi un terzo (31%) indica una cifra superiore alle 11 ore. Alla stessa domanda relativa all’organizzazione nel suo complesso, i dirigenti di alto livello riportano una cifra ancora più elevata: l’84% indica sei o più ore alla settimana, e più della metà (54%) indica 11 o più ore.

Sarebbe facile supporre che la leadership abbia una visione più ristretta di un problema così dettagliato, ma i dati dicono il contrario: i dirigenti di alto livello (CXO) vedono la portata del lavoro manuale sui documenti a livello dell’intera organizzazione almeno con la stessa chiarezza con cui i manager la vedono a livello di reparto. Entrambe le cifre indicano lo stesso problema di fondo, ed è abbastanza consistente da essere preso in considerazione nel bilancio del prossimo anno.

Quanto costano effettivamente sei ore alla settimana, per dipendente

Una volta che le ore sono sul tavolo, il reparto finanziario ha un dato concreto su cui lavorare. A un costo complessivo di circa 40 dollari l’ora, sei ore settimanali di lavoro manuale sui documenti si traducono in circa 12.500 dollari all’anno per dipendente in termini di perdita di produttività. A 11 ore alla settimana, tale cifra sale a circa 22.800 dollari per dipendente all’anno.

Se si applica questo calcolo a un’organizzazione di 1.000 persone utilizzando la stima più bassa di sei ore, la perdita di produttività supera le otto cifre all’anno, senza che vi sia una sola nuova assunzione, un contratto con un fornitore o una voce di bilancio che la giustifichi. Tale cifra è già inclusa negli attuali costi del personale dell’organizzazione; semplicemente non è stata isolata ed etichettata.

Le preoccupazioni relative al budget e al ROI sono tra i fattori che rallentano la risoluzione del problema

Se il costo è così evidente, la domanda naturale è: perché più organizzazioni non hanno colmato questa lacuna? Parte della risposta risiede proprio nella stessa discussione sul budget che ha creato il problema. Tra i dirigenti di alto livello, gli elevati costi di implementazione rappresentano il principale ostacolo all’adozione dell’IA nei flussi di lavoro documentali per il 36%, i vincoli di budget per il 34% e la mancanza di un ROI comprovato per il 22%. I manager citano una serie simile di preoccupazioni: i costi di implementazione (29%), i vincoli di budget (28%) e la mancanza di un ROI comprovato (24%) seguono tutti la sicurezza, che è in testa alla lista per entrambi i gruppi (54% dei manager, 49% dei dirigenti di alto livello).

Ciò fa sì che lo stesso ragionamento si ritorca contro se stesso da due direzioni: il costo dell’inazione è già sufficientemente elevato da poter essere quantificato, mentre il costo dell’avvio dell’iniziativa è ciò che sta frenando la decisione.

Laddove l’IA per i documenti viene effettivamente implementata, il ritorno è misurabile

Questo business case è supportato da dati concreti. Un precedente rapporto  di Nitro sull’IA aziendale  ha rilevato che le organizzazioni in cui l’IA per i documenti è realmente integrata nel lavoro quotidiano risparmiano in media nove o più ore alla settimana per dipendente, il che si traduce in circa 26 milioni di dollari di valore di produttività annuo per un’azienda da 1.000 dipendenti, con un ritorno sull’investimento pari a 2,5 volte e un periodo di recupero dell’investimento di cinquea sei mesi. Si tratta di un’eccezione degna di nota in un panorama in cui il 44% delle aziende dichiara di non riuscire ancora a misurare un ROI chiaro sui propri investimenti più ampi nell’IA. Tra tutte le aree in cui si concentreranno gli investimenti aziendali nell’IA nel 2026, i flussi di lavoro documentali sono tra quelli che si ripagano più rapidamente e che è più facile giustificare davanti al consiglio di amministrazione.

Per i responsabili finanziari che stanno preparando la proposta per l’anno prossimo sull’IA applicata ai documenti, la cifra di partenza è già presente nel libro paga di quest’anno, in attesa di essere indicata.

Leggi i risultati completi nel rapporto “The State of AI in Document Workflows ”.