5 considerazioni per la firma elettronica di documenti con dati sensibili

Mai come oggi le aziende sono passate dalla firma tradizionale a quella elettronica, ma questa transizione solleva problemi pratici. Se la vostra azienda gestisce dati sensibili, come potete assicurarvi di prendere tutte le precauzioni di sicurezza con i documenti elettronici e la firma elettronica?

Questo post vi aiuterà a riflettere su importanti considerazioni per garantire che la vostra soluzione di firma elettronica e il vostro fornitore vi aiutino a gestire correttamente i dati sensibili. Potete anche scaricare la nostra  Ultimate Guide to Electronic Signatures (Guida definitiva alla firma elettronica  ) per un approfondimento su tutto ciò che dovete sapere sulla firma elettronica.

Quali sono gli esempi di dati sensibili che possono essere firmati elettronicamente?

• Dati relativi alla salute e alle informazioni personali (sanità, finanza, risorse umane)
• Dati genetici (medici, assicurazioni sulla vita)
• Iscrizione ai sindacati (Risorse Umane)
• Affiliazione politica e opinioni (governo, settore pubblico)
• Dati relativi all'orientamento sessuale di una persona (sanità, finanza)
• Dati biometrici (applicabili quando si utilizzano metodi di firma biometrici)

Polizze assicurative generate automaticamente,  contratti immobiliari  firmati digitalmente, onboarding digitale dei pazienti negli ospedali: tutti questi sono esempi reali di come le organizzazioni stiano modernizzando i loro processi cartacei con la firma elettronica. Tuttavia, i settori che elaborano dati personalizzati e sensibili ad alto volume devono prestare molta attenzione al modo in cui gestiscono queste informazioni.

Le aziende dei settori  sanitario , legale,  bancario ,  assicurativo  e  governativo  trattano quotidianamente informazioni sensibili. La rotazione dei documenti avviene senza sosta e ogni informazione personale e/o riservata deve essere tenuta in considerazione. Inoltre, la mancata gestione dei dati sensibili può comportare gravi sanzioni. Ad esempio, nel 2018 è entrata in vigore la normativa europea GDPR, e negli ultimi dieci anni le violazioni dei dati aziendali, molto pubblicizzate, hanno causato enormi danni alle aziende.

Il trattamento dei dati personali richiede particolare attenzione e diligenza. Le aziende devono fare attenzione a seguire le linee guida del settore quando trattano informazioni digitali. Questo vale per tutti i tipi di documenti digitali e la firma elettronica non fa eccezione.

5 considerazioni per la firma elettronica con dati sensibili
Ecco 5 cose da tenere a mente quando si valutano le soluzioni di firma elettronica e se vi aiuteranno a garantire la corretta gestione delle informazioni sensibili.

1) Identificazione del firmatario

Quando si invia un documento per la firma elettronica, assicurarsi che l'accesso sia consentito solo alla persona di cui si richiede la firma. Identificate l'unico firmatario richiesto per ogni documento. Una volta determinato il destinatario, è possibile utilizzare strumenti online sicuri che offrono  servizi di identificazione  per mantenere il documento nelle mani di una persona specifica. Tali strumenti possono essere una carta d'identità nazionale, uno schema di identità o un servizio che fornisce capacità di identificazione.

2) Gestione del consenso

Alcune categorie di dati personali possono essere trattate solo dopo aver ricevuto il consenso esplicito dell'interessato. In questi casi, assicuratevi di raccogliere i necessari consensi dai vostri firmatari. Alcune soluzioni di eSigning offrono strumenti di gestione del consenso, che consentono ai raccoglitori di dati di ottenere il consenso dai loro destinatari.

Inoltre, dovrete essere trasparenti sulle vostre attività di trattamento e informare gli interessati in modo adeguato. La scelta di una soluzione di eSigning che presenti queste informazioni in un formato pop-up prima che i destinatari firmino i loro documenti può automatizzare questo processo.

3) Periodi di conservazione dei dati

I periodi di conservazione dei dati (per quanto tempo vengono conservati i dati personali) sono diventati un tema caldo nell'ambito della sicurezza informatica. Quando si elaborano molti documenti con firma elettronica, è molto importante tenere conto della durata di conservazione di questi documenti e della loro successiva archiviazione.

Probabilmente la decisione più importante da prendere è se scegliere una soluzione cloud o on-premise per l'archiviazione dei dati. Le soluzioni cloud archiviano i documenti firmati nel cloud oppure offrono  integrazioni API  che consentono di collegare il software di firma digitale a un DMS o ad altri pacchetti software pertinenti. Se si configurano integrazioni API, assicurarsi di eliminare i documenti firmati dai server del fornitore non appena la firma è stata completata.

4) Firma elettronica con crittografia

La crittografia garantisce la riservatezza del contenuto di un documento e pertanto è forse il modo più adeguato per garantire la sicurezza dei dati personali. Con la crittografia, solo le parti autorizzate avranno accesso alle informazioni inviate. Quando si crittografano le informazioni, è importante considerare anche i dati a riposo e in transito.

5) Leggi e normative nazionali sulla residenza dei dati

È fondamentale non perdere di vista la legislazione nazionale in vigore in materia di archiviazione e trasferimento dei dati. I Paesi possono emanare leggi specifiche su particolari tipi di dati. Ad esempio, la Francia ha adottato ampie misure di regolamentazione relative al trattamento dei dati sanitari. Tenete presente le  norme di conformità  sul trasferimento dei dati tra i vari Paesi.

Misure di sicurezza eSign di Nitro
Identificazione del firmatario
Servizi di identificazione		Identificate il firmatario prima di concedere l'accesso ai documenti integrando i nostri servizi di identità nel vostro ambiente di firma elettronica.
Protezione dei dati per design
Pulsante di opt-in		Includere pulsanti di opt-in per ottenere i consensi necessari
Gestione dei consensi		Configurate la vostra politica di gestione del consenso
Informativa sulla privacy		Includete le vostre politiche sulla privacy su misura nel processo di sottoscrizione
Periodi di conservazione
Integrazioni API		Configurate le nostre API come necessario per garantire che i documenti firmati siano archiviati in modo sicuro nei vostri sistemi interni.
Cancellazione automatica		Installate la cancellazione automatica per assicurarvi che i documenti non vengano archiviati dopo essere stati firmati.
Crittografia
Crittografia		I documenti (e i dati in essi contenuti) sono crittografati a riposo e in transito.