Modelo de memorándum

• Qué es un memorándum
• ¿Qué incluye un memorándum?
• Cuándo debe enviar un memorándum
• Consejos para redactar memorandos eficaces
• Envío seguro de un memorándum

¿Qué es un memorándum?

Un memorándum es una carta breve y formal diseñada para llamar la atención sobre un asunto o problema y conseguir que el lector tome medidas al respecto. En el ámbito empresarial, un memorándum también puede utilizarse para informar a empleados o clientes sobre nuevas políticas y prácticas. Normalmente, un memorándum, o memo, se utiliza para la comunicación escrita interna. Los memorandos actuales pueden enviarse por correo electrónico, pero el formato básico sigue siendo el mismo.

Como una carta, un memorándum tiene cuatro partes básicas en su encabezamiento. Éstas son:

• Para: Esta línea indica quién es el destinatario, y puede ser un grupo de personas en lugar de un individuo
• De: En esta línea se indica quién es el remitente
• Fecha: Esta es la fecha en la que se envía el memorándum
• RE: Esta es la línea que indica el asunto principal del memorándum

El modelo de memorándum muestra estas cuatro líneas. Después de esta introducción, usted elaborará la carta propiamente dicha.

En los negocios, hay muchas ocasiones en las que es aceptable enviar un memorándum a empleados o clientes. Por ejemplo:

• Al cambiar las estructuras de tarifas
• Al añadir o eliminar políticas
• Al abordar un problema
• Al publicar los horarios de las reuniones
• Como recordatorio para los equipos
• Para resumir condiciones y acuerdos
• Al introducir cambios en los procedimientos

En cualquier momento que necesite alertar a un grupo grande de personas sobre un cambio o adición, un memorándum facilita la tarea.

Para redactar un memorándum eficaz, asegúrate de que tu escrito es centrado y breve. Hay que tratar el tema en profundidad y evitar las frases largas y los estilos verbales.

Los memorandos deben tener un tono profesional. Tampoco deben incluir información sensible, porque suelen enviarse a muchas personas a la vez.

El primer párrafo o frase debe indicar el propósito de la nota y lo que quieres que el lector sepa o haga. A continuación se dan los detalles y se concluye con una reafirmación del propósito o la acción.

Utiliza frases y párrafos cortos para que el lector pueda hojear la nota sin perderse información. Si la nota es larga, utiliza viñetas para que el lector pueda hojearla con facilidad.

Por último, asegúrate de que el memorándum ofrece al lector un paso que puede dar. Así será más eficaz. Consulta el modelo de memorándum para ver cómo se hace.

Para asegurarse de que un memorándum llega a todas las personas adecuadas, debe enviarlo de forma segura. Nitro Sign le permite enviar documentos de forma segura a quien desee. Puede incluso recoger firmas para verificar que los destinatarios han leído el memorándum y recibido la información. Inicie su prueba gratuita de Nitro Sign  para explorar cómo puede ayudarle a distribuir memorándums de forma más eficaz.