Si mirar su escritorio o su carpeta de documentos le causa ansiedad, ¡es muy fácil ordenar y organizar sus archivos digitales con archivos PDF!
Los investigadores descubrieron que el desorden en el hogar puede generar un mayor estrés, y su hogar digital no es diferente. Muchos de nosotros pasamos la mayor parte del día en nuestra computadora. Por lo tanto, pasar más tiempo buscando la información y los documentos que necesita en un escritorio desordenado puede causar ansiedad, estrés y frustración. ¿Las buenas noticias? Hay varias formas de poner su computadora en forma usando Nitro PDF Pro.
Convierte diferentes formatos de archivo en PDF
Combinar y empaquetar archivos
Utilice archivos PDF para buscar información
Asegure su información con protección de contraseña
Comprimir tamaños de archivos
1 . Convierte diferentes formatos de archivo en PDF
Unifica tus documentos convirtiendo diferentes formatos de archivo a PDF, uno de los formatos más populares y universales del mundo. Si todos sus archivos están en un formato, casi cualquier persona puede verlos y colaborar sin importar la versión o el sistema operativo.
Los tipos de archivos más comunes para convertir incluyen:
- Microsoft Word (.doc, .docx)
- Microsoft Excel (.xlsx, .csv, .xlsm, etc.)
- Microsoft PowerPoint (.pptx, .ppt)
- Imágenes a PDF (.jpeg, .jpg, .png, .gif)
- Correos electrónicos a PDF (.eml, .msg, .mbox, etc.)
- Páginas web y otros textos (.html, .txt, etc.)
2 . Combinar y empaquetar archivos
¿Quieres una forma sencilla de organizarte? Combine sus archivos en diferentes formatos (documentos, hojas de cálculo, presentaciones, informes, correos electrónicos, fotos/imágenes, etc.) en un archivo PDF para organizar y archivar información similar. La combinación de archivos relacionados en un solo PDF le permite acceder a esos archivos y compartirlos rápidamente, en lugar de clasificarlos y copiarlos desde varias ubicaciones.
¿Cuándo pueden ser útiles los PDF combinados?
Los casos de uso de archivos combinados son aparentemente infinitos. Tener un único punto de acceso a la información es especialmente útil en situaciones en las que otros dependen del acceso a la información, como:
Trabajar:
- Comparta y adjunte rápidamente un solo archivo para un proyecto
- Mantenga los archivos de clientes y empleados juntos
- Archive archivos antiguos y protéjalos con contraseña para un almacenamiento seguro
- ¡Impresione a sus compañeros de trabajo con sus habilidades de organización!
Escuela:
- Referencia múltiples fuentes de investigación
- Hacer documentos editables
- Comparta archivos grandes o tareas en un formato comprimido
Hogar:
- Compile y comparta documentos fiscales de forma segura
- Mantener registros de la propiedad de la vivienda y archivos de hipotecas.
- Consolidar la información de salud para la familia.
Mantener todos los archivos relacionados en un solo documento significa mucho menos hacer clic en pozos sin fondo de carpetas. ¿No suena bien? Seguro que lo pensamos.
3 . Utilice archivos PDF para buscar información
Levante la mano si alguna vez ha querido hacer CTRL+F en papel...
Es por eso que los archivos PDF son la solución de almacenamiento perfecta para información importante. Con el motor de OCR líder en el mercado de Nitro, puede hacer que los archivos PDF escaneados se puedan editar y buscar en minutos (¡o segundos!) junto con el acceso a otras excelentes funciones, como:
- Agregar imágenes y logotipos a los documentos
- Agregar firmas
- Crear formularios
- Incrustar enlaces y archivos
- Crear una tabla de contenido
Una vez que sus documentos se pueden buscar, puede encontrar rápidamente la información que está buscando sin excavar y desplazarse por páginas y páginas de documentos.
4 . Asegure su información con protección de contraseña
La ciberseguridad es una necesidad cada vez más importante tanto para las personas como para las empresas. Nitro PDF Pro le permite proteger sus archivos con protección de contraseña para que la información altamente confidencial no caiga en las manos equivocadas.
Nuestra Herramienta de redacción también le permite ocultar de forma permanente la información incluida en documentos que no desea que se vean. Tanto la redacción de texto como la protección con contraseña se recomiendan para información confidencial o delicada, especialmente cuando se envían documentos a través de métodos no cifrados o no seguros como el correo electrónico, ciertos usos compartidos en la nube, etc.
Si bien la seguridad no es necesariamente una forma de organizar sus archivos, es un excelente momento para concentrarse en proteger sus archivos para evitar posibles robos de información, virus y otras amenazas que podrían causar eventos catastróficos. Futuro te lo agradecerá más tarde.
5 . Comprimir tamaños de archivos
Es posible que se sorprenda de cuánto espacio ocupan sus archivos tanto en la nube como en el almacenamiento de la computadora. Reducir el tamaño de los archivos con PDF ayudará a ahorrar espacio y le permitirá compartir archivos grandes fácilmente a través de cualquier plataforma.
Existen varias formas de reducir el tamaño de los archivos en Nitro PDF Pro, entre las que se incluyen:
- Comprimir el PDF
- Guardar con la función “Guardar como”
- Eliminar objetos no deseados (marcadores, anotaciones, fuentes incrustadas, etc.)
- Reducción de tamaños de imagen
Sugerencia: Mire su ancho de banda de almacenamiento antes y después de la ola de compresión, y luego dése una palmadita en la espalda por todo el espacio que liberó (¡lo que probablemente ayudará a que su computadora funcione más rápido!) ¿Ya utiliza Nitro PDF Pro? ¡Comparte tus resultados con nosotros en las redes sociales!
Pero primero, tenga un plan de acción
Antes de sumergirse en estos métodos de limpieza, establezca un plan de acción. Asegúrese de abordar sus intentos de organización metódicamente para no perder accidentalmente archivos importantes y siempre haga una copia de seguridad de su almacenamiento antes de realizar cambios drásticos en caso de que algo salga mal.
Y para hacerlo aún más fácil, puede crear un formulario interactivo y rellenable en Nitro PDF Pro para ayudarlo a usted y/o a sus colegas a rastrear acciones, ubicaciones de archivos, etc.
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