Si sientes ansiedad cada vez que miras tu escritorio o tu carpeta de documentos, trabajar con archivos PDF es una manera muy sencilla de ordenar y organizar tus archivos digitales.
Los estudios han demostrado que el desorden en el hogar puede generar un mayor estrés, y tu hogar digital no es diferente. Muchos de nosotros pasamos la mayor parte del día en nuestro ordenador. Por lo tanto, pasar más tiempo buscando la información y los documentos que necesitas en un escritorio desordenado puede causar ansiedad, estrés y frustración. ¿La buena noticia? Hay varias formas de poner tu ordenador en forma con Nitro PDF Pro.
Convertir diferentes formatos de archivo en PDF
Combinar y empaquetar archivos
Utilizar archivos PDF para buscar información
Proteger la información con contraseña
Comprimir archivos
1 . Convertir diferentes formatos de archivo en PDF
Unifica tus documentos convirtiendo diferentes formatos de archivo a PDF, uno de los formatos más populares y universales del mundo. Si todos tus archivos están en el mismo formato, prácticamente cualquier persona puede verlos y trabajar en ellos, independientemente de la versión o el sistema operativo.
Los tipos de archivo que más se utilizan para convertir incluyen:
- Microsoft Word (.doc, .docx)
- Microsoft Excel (.xlsx, .csv, .xlsm, etc.)
- Microsoft PowerPoint (.pptx, .ppt)
- Imágenes a PDF (.jpeg, .jpg, .png, .gif)
- Correos electrónicos a PDF (.eml, .msg, .mbox, etc.)
- Páginas web y otros textos (.html, .txt, etc.)
2 . Combinar y empaquetar archivos
¿Buscas una forma sencilla de organizarte? Combina los archivos en diferentes formatos (documentos, hojas de cálculo, presentaciones, informes, correos electrónicos, fotos/imágenes, etc.) en un archivo PDF para organizar y archivar información similar. Al combinar archivos relacionados en un solo PDF, podrás acceder a esos archivos y compartirlos rápidamente, en lugar de clasificarlos y copiarlos desde varias ubicaciones.
¿Cuándo pueden ser útiles los PDF combinados?
Los casos de uso de archivos combinados son aparentemente infinitos. Tener un único punto de acceso a la información es especialmente útil en situaciones en las que otras personas dependen del acceso a la información, como:
Empresas:
- Comparte y adjunta rápidamente un solo archivo para un proyecto.
- Conserva los archivos de clientes y empleados juntos.
- Archiva documentos antiguos y protégelos con contraseña para garantizar un almacenamiento seguro.
- ¡Impresiona a tus compañeros de trabajo con tus habilidades de organización!
Colegios:
- Crea referencias a varias fuentes de investigación.
- Convierte los documentos en archivos editables.
- Comparte archivos grandes o tareas en un formato comprimido.
Hogares:
- Compila y comparte documentos fiscales de forma segura.
- Conserva los de la propiedad de la vivienda y archivos de la hipoteca.
- Consolida la información médica de la familia.
Mantener todos los archivos relacionados en un solo documento te ahorra muchos clics en ese pozo sin fondo que son las carpetas. Suena bien, ¿verdad? Nosotros creemos que sí.
3 . Utilizar archivos PDF para buscar información
Levanta la mano si alguna vez has querido hacer CTRL+F en papel...
Por este motivo, los archivos PDF son la solución de almacenamiento perfecta para información importante. Con el motor de OCR de Nitro, líder en el mercado, puedes convertir los archivos PDF escaneados en documentos editables y con capacidad de búsqueda en solo unos minutos (¡o segundos!). Y, además, puedes disfrutar de otras excelentes funciones, como:
- Agregar imágenes y logotipos a los documentos
- Agregar firmas
- Crear formularios
- Incrustar enlaces y archivos
- Crear una tabla de contenido
Una vez que se puedan hacer búsquedas en los documentos, podrás encontrar rápidamente la información que estás buscando sin leer y pasar por páginas y páginas de documentos.
4 . Proteger la información con contraseña
La ciberseguridad es una necesidad cada vez más importante tanto para las personas como para las empresas. Nitro PDF Pro te permite proteger los archivos con contraseña para que la información altamente confidencial no caiga en las manos equivocadas.
Nuestra herramienta de redacción también te permite ocultar de forma permanente la información incluida en documentos que no deseas que se vea. Tanto la redacción de texto como la protección con contraseña son prácticas recomendadas para información confidencial o delicada, especialmente cuando se envían documentos a través de métodos no cifrados o no seguros como el correo electrónico, ciertos usos compartidos en la nube, etc.
Si bien la seguridad no es necesariamente una forma de organizar archivos, es un excelente momento para centrarte en proteger los archivos para evitar posibles robos de información, virus y otras amenazas que podrían tener efectos catastróficos. Tu yo del futuro te lo agradecerá.
5 . Comprimir tamaños de archivos
Te puede parecer sorprendente cuánto espacio ocupan los archivos tanto en la nube como en el almacenamiento del ordenador. Reducir el tamaño de los archivos con el uso de PDF te ayudará a ahorrar espacio y a compartir archivos grandes fácilmente a través de cualquier plataforma.
Existen varias formas de reducir el tamaño de los archivos en Nitro PDF Pro, entre las que se incluyen:
- Comprimir el PDF.
- Guardar con la función “Guardar como”.
- Eliminar objetos no deseados (marcadores, anotaciones, fuentes incrustadas, etc.).
- Reducir los tamaños de las imágenes.
Sugerencia: Consulta tu ancho de banda de almacenamiento antes y después de comprimir varios archivos, y luego date una palmadita en la espalda por todo el espacio que has liberado (lo que probablemente ayudará a que tu ordenador funcione más rápido). ¿Ya utilizas Nitro PDF Pro? ¡Comparte tus resultados con nosotros en las redes sociales!
Pero, primero, ten un plan de acción
Antes de sumergirte en estos métodos de limpieza, define un plan de acción. Asegúrate de abordar tus intentos de organización de manera metódica para no perder accidentalmente archivos importantes y haz siempre una copia de seguridad de la unidad de almacenamiento antes de realizar cambios drásticos, por si algo sale mal.
Y para hacerlo aún más fácil, puedes crear un formulario interactivo y rellenable en Nitro PDF Pro que te ayudará a ti y a tus colegas a rastrear acciones, ubicaciones de archivos, etc.
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