Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement ist der Prozess oder das System der digitalen Erfassung, Verfolgung und Speicherung elektronischer Versionen von Papierdokumenten unter Verwendung von PDF-Dateien, Textverarbeitungsdateien und digitalen Bildern.

Das Dokumentenmanagement, das häufig in Form von Software eingesetzt wird, hilft Unternehmen bei der Umstellung von traditionellen papierbasierten Prozessen und physischen Dokumenten-Workflows, wie z. B. Aktenschränken, auf effizientere Verfahren wie SharePoint Online, die Kosten optimieren und den Mitarbeitern Zeit sparen.

Vorteile der digitalen Dokumentenverwaltung

Im  Produktivitätsbericht 2022 von Nitro  gaben 50 % der Befragten an, dass sie seit Beginn der Pandemie weniger physische Dokumente und papierbasierte Prozesse verwenden.

Da Unternehmen ihre Initiativen zur digitalen Transformation beschleunigen und papierlos werden, ist ein System zur Speicherung, Organisation und Verwaltung von Hunderten, Tausenden und manchmal Millionen elektronischer Dokumente unerlässlich, um ein Chaos oder Datenverlust zu vermeiden. Noch wichtiger ist die Zusammenarbeit mit einem Experten für Dokumentenmanagement, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Prozesse erfolgreich optimieren und Ihr Unternehmen digital transformieren.

Im Folgenden finden Sie einige der entscheidenden Vorteile einer umfassenden digitalen Dokumentenverwaltung:

Leichtere Indexierung

Die Digitalisierung des Dokumentenmanagements erleichtert die Suche nach und das Wiederauffinden von Dokumenten und hilft Ihnen, Ihre Aufgaben zu bewältigen und wertvolle Zeit zu sparen.

Versionskontrolle

Die Dokumentenverwaltung bietet eine vollständige Dokumentenhistorie und hilft Ihnen bei der Versionskontrolle. So können Sie nachvollziehen, wie das Dokument zu seinem jetzigen Zustand gekommen ist und warum es so aussieht, wie es jetzt ist.

Mehr Sicherheit

Die Möglichkeit, Zugriffs- und Bearbeitungsrechte über das elektronische Dokumentenmanagement zu verwalten, erhöht die Sicherheit und hilft Ihnen,  sensible Informationen zu schützen .

TIPP: In einen Dokumentenmanagementprozess können auch  eSignaturen  integriert werden  - eine sichere, computergestützte und rechtsverbindliche Methode, um handschriftliche Unterschriften zu ersetzen. eSigning ist eine weitere große, vorteilhafte Möglichkeit, papierlos zu werden.

Prüfpfade

Anhand von Prüfpfaden  können Sie nachvollziehen, wer das Dokument in den einzelnen Phasen seiner Entwicklung geändert hat, und so die Qualitätskontrolle verbessern.

Beginnen Sie mit der digitalen Verwaltung Ihrer Dokumente

Jedes Unternehmen, das Dokumente erstellt oder sich auf sie verlässt, braucht unabhängig von der Branche einen robusten Verwaltungsprozess für diese Dokumente. Berge von Papier nützen Ihnen nichts, wenn Sie nicht auf die benötigten Dokumente zugreifen können, wenn Sie sie brauchen.

Der nächste Schritt, um Ihre Dokumentenbibliothek in den Griff zu bekommen, ist die Implementierung einer digitalen Dokumentenmanagementlösung wie SharePoint, Azure IP oder iManage.

Wenn Sie ein neues elektronisches Dokumentenverwaltungssystem eingeführt haben, benötigen Sie eine PDF-Technologie, die effizient mit diesem System zusammenarbeitet. Genau dabei kann Nitro helfen.

Papierlose Produktivität mit Nitro

Nitro lässt sich in Ihre  SharePoint-, Azure IP- oder  iManage-Websitesintegrieren , so dass alle Ihre Dokumente an einem einzigen Ort aufbewahrt werden und gleichzeitig eine durchgängige eSigning-Funktionalität zur Verfügung steht.

Mit diesem einfachen Tool können Sie die Produktivität durch rationalisierte Prozesse steigern und das Problem doppelter Datensätze an verschiedenen Orten beseitigen.

Sind Sie bereit für ein papierloses und digitales Dokumentenmanagement?

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