Warum Dokumentenautomatisierung Ihr Unternehmen retten kann

Ein durchschnittlicher Arbeitnehmer verbraucht jedes Jahr etwa 10.000 Blatt Papier. Das ist der Wert eines ganzen Baumes! Wenn Sie das mit der Anzahl der Mitarbeiter in Ihrem gesamten Unternehmen multiplizieren? Nun, das sind eine Menge Bäume, die Sie einsparen könnten.

Aber die Umwelt ist nicht das einzige, was durch Papier negativ beeinflusst wird . Zwei der wertvollsten Güter Ihres Unternehmens - Zeit und Mitarbeiter - werden ebenfalls in Mitleidenschaft gezogen.

Die Verwaltung von Papierkram  führt zu Zeitverlusten, geringerer Produktivität, frustrierten Kunden und potenziellen Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften. Daher ist es nicht verwunderlich, dass 31 % der Mitarbeiter in technischen Berufen  die Ausstattung und Unterstützung von Mitarbeitern sowohl im Büro als auch bei der Fernarbeit" als eine große Herausforderung ansehen .

Hier kommen die Dokumentenautomatisierung  und ihre vielen Vorteile ins Spiel.

Was ist Dokumentenautomatisierung?

Dokumentenautomatisierung ist genau das, was es bedeutet: die automatische Erstellung von Dokumenten mithilfe einer intelligenten, technologiegesteuerten Lösung - wie Nitro -, die es Unternehmen ermöglicht, die Erstellung, Erzeugung, Verteilung und Verwaltung von Dokumenten zu rationalisieren.

Durch den Einsatz von Spezialsoftware können Unternehmen manuelle, sich wiederholende Aufgaben bei der Erstellung, Formatierung und Verteilung von Dokumenten automatisieren.

Funktional kann die Automatisierung von Dokumenten viele Dinge umfassen, wie z. B.:

• Einfache Erstellung, Konvertierung und Kombination von Dateien
• Scannen beliebiger Dokumente in ein bearbeitbares PDF mit OCR
• Versenden von PDFs für elektronische Unterschriften mit Echtzeitverfolgung
• Erstellen vo n  ausfüllbarer Formulare  für die schnelle Informationserfassung
• Erschwingliche Preise für Unternehmen mehr Benutzer auszustatten  zu geringeren Kosten

5 Vorteile der Dokumentenautomatisierung

Die Skalierbarkeit und Flexibilität, die die Dokumentenautomatisierung bietet, sind Vorteile, die bei manueller Papierarbeit nicht möglich sind. Als Teil der  digitalen Transformation Ihres Unternehmens bietet die Dokumentenautomatisierung eine Vielzahl von Vorteilen, die Ihre Arbeitsabläufe rationalisieren werden.

1. Gesteigerte Rentabilität

Durch die erhebliche Verringerung des Zeitaufwands für manuelle Aufgaben im Zusammenhang mit Dokumenten kann eine intelligente Automatisierung dazu beitragen, dass Unternehmen ihre Ressourcen für umsatzsteigernde Aktivitäten einsetzen. Darüber hinaus führt eine schnellere Dokumentenverarbeitung zu schnelleren Abwicklungszeiten, was sich positiv auf den Cashflow auswirken kann. Sehen Sie sich an, wie das weltweit tätige Bauunternehmen  Mace Group  seine Kosten pro Benutzer um 63 % gesenkt hat, indem es PDF-Funktionen in seine Arbeitsabläufe integriert hat.

2. Verbesserte Kunden- und Benutzererfahrung

Personalisiertes Marketing steigert nachweislich den Umsatz. Die Automatisierung kommt Ihrem Unternehmen zugute, da sie flexible Vorlagen bietet, mit denen jede Interaktion an den Empfänger angepasst werden kann. Außerdem wird die Konsistenz von Dokumentenformatierung und -inhalt sichergestellt, was sich in einem professionelleren Erscheinungsbild und einem verbesserten Kundenerlebnis niederschlägt. Die Kunden erhalten korrekte und standardisierte Dokumente, was ihr Vertrauen in Ihre Marke stärkt.

3. Gesteigerte Dokumenteneffizienz

Intelligente Vorlagen ziehen Daten und Informationen aus vorher festgelegten Quellen, anstatt diese Daten manuell in einer Datenbank zu suchen und zu finden, wodurch die Notwendigkeit der wiederholten Dateneingabe und Formatierung entfällt.

Die Verwendung dynamischer Inhalte im Rahmen der Automatisierung ist ein weiterer Vorteil: Die Dokumente werden aktualisiert, sobald Änderungen vorgenommen werden. Darüber hinaus bedeutet die digitale Speicherung, dass alles zentral aufbewahrt werden kann, um Doppelarbeit zu vermeiden. Möchten Sie wissen, wie die Automatisierung von Dokumenten für Ihr Unternehmen aussehen könnte? Lesen Sie die Geschichte von T-Mobile  und erfahren Sie, wie das Unternehmen durch die Zusammenarbeit mit Nitro seine Produktivität steigern konnte.

4. Größere Konsistenz und Konformität

Automatisierte Vorlagen und standardisierte Inhalte gewährleisten die Konsistenz aller Dokumente und verringern das Fehlerrisiko. Darüber hinaus können durch die Automatisierung Compliance-Regeln eingebettet werden, die sicherstellen, dass  rechtliche und behördliche  Anforderungen erfüllt werden.

5. Markenbewusstsein

Markendokumente schaffen eine starke Markenidentität. Ein großer Vorteil von Software zur Automatisierung von Dokumenten ist die einfache Integration von Logos, Farben und anderen Branding-Elementen, wodurch das Markenbewusstsein bei jeder Kommunikation gestärkt wird.

6 Schlüsselaspekte einer effektiven Dokumentenautomatisierung

Denken Sie daran, dass das Ziel der Dokumentenautomatisierung darin besteht, den gesamten Prozess von Anfang bis Ende zu rationalisieren.

Bei der Suche nach einem Partner für dieses Vorhaben sollten Sie einige Dinge beachten, um eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten.

1. Leichte Erstellung von Dokumenten

Die Software sollte intuitive Werkzeuge für die Gestaltung und Anpassung von Dokumentvorlagen bieten. Drag-and-Drop-Schnittstellen und  benutzerfreundliche Editoren  vereinfachen den Prozess und verringern den Bedarf an speziellen technischen Kenntnissen.

2. Dateneingabe

Die Integration  mit Datenquellen wie CRMs oder Datenbanken ermöglicht die automatische Extraktion von Informationen zum Auffüllen von Dokumenten, wodurch Fehler minimiert und Zeit gespart werden.

3. Markenbildung

Dokumente müssen die Identität Ihres Unternehmens widerspiegeln. Die Möglichkeit, Branding-Elemente in Vorlagen einzubauen, stellt sicher, dass jedes Dokument die visuelle Identität Ihres Unternehmens widerspiegelt und ein konsistentes und professionelles Image fördert.

4. Kollaboration und Fertigstellung

Werkzeuge zur Automatisierung von Dokumenten sollten Ihrem Unternehmen helfen, die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern zu erleichtern, indem sie es mehreren Benutzern ermöglichen, gleichzeitig an demselben Dokument zu arbeiten und so eine nahtlose Teamarbeit zu gewährleisten.

Wenn Sie eine endgültige Unterschrift benötigen (z. B. für einen Mitarbeitervertrag oder ein NDA), sollten Sie nach eSignatur-Toolssuchen , die sich in den Prozess der Dokumentenautomatisierung integrieren lassen.

5. Versionskontrolle und Massenausgabe

Eine wirksame Versionskontrolle verhindert Unklarheiten, indem sie eine Aufzeichnung der Änderungen an Dokumenten ermöglicht. Darüber hinaus ermöglicht die Automatisierung die Erstellung mehrerer Dokumente in großen Mengen, was bei der Bearbeitung großer Mengen Zeit spart.

Wie Sie von der Automatisierung von Dokumenten profitieren können

Die Automatisierung von Dokumenten bietet eine transformative Möglichkeit, die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und ein hervorragendes Kundenerlebnis zu bieten.  Nitro PDF  und  Nitro Sign  genießen das Vertrauen von 67 % der Fortune-500-Unternehmen und wir können Ihre Umstellung schneller und einfacher gestalten.

Sind Sie bereit, den Prozess zu starten?  Nehmen Sie Kontakt  mit Nitro in Verbindung, um eine Demo unserer Lösungen zu sehen und zu besprechen, wie wir Ihnen helfen können, Ihre Ziele zu erreichen.