6 Wege, wie Ihre eSign-Software das Vertrauen Ihrer Kunden stärkt

Ausgelöst durch die weit verbreitete Umstellung auf Fernarbeit während der Pandemie, ist eSign-Software zu einem unverzichtbaren Werkzeug für kleine Unternehmen und große Firmen geworden.

Die Möglichkeit, Dokumente elektronisch zu signieren - von Verträgen und rechtlichen Vereinbarungen bis hin zu Einstellungsunterlagen und Krankenakten - und sie in Customer Relationship Management (CRM) und andere Geschäftssysteme zu integrieren, hat das Dokumentenmanagement verändert.

Obwohl digitale Signaturen für PDF-Dokumente viele Geschäftsprozesse schneller, effizienter und kostengünstiger machen, fragen sich Ihre Kunden vielleicht: "Sind sie sicher?"

Die kurze Antwort lautet: absolut!

Aber lassen Sie uns einen genaueren Blick darauf werfen, wie eSign-Lösungen die Sicherheit Ihrer Kunden gewährleisten.

Angesichts der Nachrichten über eine weitere Datenschutzverletzung, die fast wöchentlich Schlagzeilen machen, ist es nicht überraschend, dass sich viele Menschen fragen, ob es sicher ist, ihre Unterschriften elektronisch zu übermitteln.

Wie bei jeder vernetzten Technologie besteht ein gewisses Risiko von Betrug, Identitätsdiebstahl, Fälschung und sogar Malware. Mit den richtigen Sicherheitsmaßnahmen ist die eSign-Software  jedoch sicherer als eine physische Unterschrift  auf einem ausgedruckten Dokument.

Im Folgenden betrachten wir sechs Faktoren, die die Unterschriften Ihrer Kunden und andere persönliche Informationen vor böswilligem und unbefugtem Zugriff schützen.

Die meisten Geschäftstransaktionen finden heute elektronisch statt. Daher ist es wichtig, ein Geschäftsumfeld zu schaffen, in dem sich Ihre Kunden sicher fühlen .

Die Wahl einer eSign-Softwarelösung, die diese sechs Sicherheitsmaßnahmen unterstützt, zeigt, dass Sie die Sicherheit Ihrer Kunden genauso ernst nehmen wie diese selbst.

Verifizierungstools helfen sicherzustellen, dass die Person, die ein Dokument unterzeichnet, auch diejenige ist, die sie vorgibt zu sein. Dies trägt zur Verringerung von Betrug bei und verhindert den unbefugten Zugriff auf sensible Dokumente.

Gängige Formen der ID-Verifizierung  sind :

• Wissensbasierte Authentifizierung (z. B. Sicherheitsfragen)
• Dokumentenüberprüfung (z. B. Reisepass oder Führerschein)
• Biometrische Überprüfung (z. B. Fingerabdrücke oder Gesichtserkennung)
• Digitale ID-Verifizierung (z. B. itsme, ConnectID)

Sicherheitszertifizierungen belegen, dass ein Anbieter von eSign-Software strenge Sicherheitsstandards und bewährte Praktiken befolgt und dass die Software über Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz sensibler Daten verfügt.

Dies sind einige der Sicherheitszertifizierungen, die viele Verbraucher von ihrer Software erwarten:

• ISO/IEC 27001 
• SOC 2 Typ II 
• Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) 
• Standard für digitale Signaturen (DSS) 

Regelmäßige Konformitätsprüfungen stellen sicher, dass Ihre eSign-Software auch weiterhin die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen erfüllt , wie z. B. HIPAA und das E-SIGN-Gesetz in den USA und die eIDAS-Verordnung in der EU.

Die Konformitätsprüfung stellt auch sicher, dass die elektronisch signierten Dokumente Ihres Unternehmens rechtsverbindlich sind und vor Gericht Bestand haben werden.

Prüfprotokolle stärken das Vertrauen der Kunden in Ihr Produkt, indem sie einen durchgängigen Einblick in den elektronischen Unterzeichnungsprozess ermöglichen.

Die Erstellung detaillierter Protokolle hilft, Fälschungen und Betrug zu verhindern. Sie liefern  den Beweis für die Einhaltung der Vorschriften , indem sie nachverfolgen, wann und wo ein Dokument angesehen, unterzeichnet und geändert wurde, wer auf das Dokument zugegriffen hat und welche Aktionen er während seines Zugriffs durchgeführt hat.

Die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) erhöht die Dokumentensicherheit, indem sie von den Benutzern die Angabe von zwei oder mehr Verifizierungsfaktoren verlangt. Die Kombination von Berechtigungsnachweisen umfasst in der Regel Folgendes:

• Etwas, das Sie wissen: Ein Passwort oder eine PIN dient als erste Schutzschicht.
• Etwas, das Sie haben: Ein Smartphone, ein Sicherheits-Token oder ein anderes physisches Gerät bietet eine zweite Sicherheitsebene.
• Etwas, das Sie sind: Die biometrische Verifizierung, wie z. B. ein Fingerabdruck oder ein Gesichtsscan, bietet eine zusätzliche, hochsichere Authentifizierungsebene.

Die Integration von MFA in Ihre Dokumentenverwaltungsprozesse sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen mit den besten Praktiken der Branche übereinstimmt, und gibt Ihren Kunden die Gewissheit, dass ihre Unterschriften vor potenziellen Bedrohungen geschützt sind.

6. Einmalige Anmeldung

Die SSO-Technologie (Single Sign-On) ermöglicht es Benutzern, sich mit einem einzigen Satz von Anmeldedaten sicher bei mehreren Anwendungen anzumelden.

Dieser hocheffektive Ansatz für die Zugriffsverwaltung reduziert das Risiko für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden, indem er:

• Zentralisierung der Authentifizierung an einem einzigen, sicheren Zugangspunkt.
• Verringerung der Anzahl der Übertragungen von Anmeldedaten über Netzwerke, wodurch diese möglicherweise böswilligen Akteuren ausgesetzt werden.
• Erstellung detaillierter Protokolle von Benutzerauthentifizierungsereignissen und deren Konsolidierung in einem einzigen Prüfprotokoll.

Wenn Ihre eSign-Softwarelösung keine angemessenen Sicherheitsvorkehrungen bietet, lassen Sie sich eine großartige Gelegenheit entgehen, eine vertrauensvolle Beziehung zu Ihren Kunden aufzubauen.

Heutzutage sind digitale Signaturen für PDFs die Norm für viele Geschäftstransaktionen. Stellen Sie sicher, dass Ihre eSign-Software Ihren Kunden versichert, dass die Sicherheit ihrer Daten für Sie oberste Priorität hat.