Por qué las empresas modernas dependen de los editores de PDF

Los PDF son el lenguaje de los negocios: ya sea que esté cerrando un trato, integrando a un empleado, respondiendo a una auditoría o finalizando un acuerdo con un proveedor, hay una alta probabilidad de que un PDF esté involucrado. Y una vez que entra en su flujo de trabajo, necesita ser editable, compartible, seguro y cumplir con la normativa. 

Aquí hay algunas razones por las cuales los equipos dependen de los editores de PDF todos los días: 

• Los equipos de ventas los usan para generar propuestas, recoger firmas y gestionar revisiones. 

• Los equipos legales dependen de herramientas seguras para la redacción, control de versiones y auditorías. 

• Los equipos de recursos humanos integran a los empleados con formularios rellenables y manuales digitales. 

• Los equipos de finanzas revisan estados financieros, facturas y contratos. 

• Los equipos de TI necesitan herramientas centralizadas para licencias, cumplimiento y seguridad de datos. 

• Los equipos de diseño y marketing los usan para recibir comentarios colaborativos sobre activos visuales. 

Sin el editor de PDF adecuado, los usuarios retroceden a flujos de trabajo ineficientes. Convierte archivos de un formato a otro, envía versiones por correo electrónico, imprime y escanea documentos, y expone datos sensibles en el proceso. 

El editor de PDF adecuado elimina esos pasos. Le otorga a los usuarios el poder de realizar cambios de inmediato, enviar documentos de manera segura, recoger firmas legalmente vinculantes y automatizar tareas repetitivas. También le brinda a los administradores de TI visibilidad sobre el uso y control sobre el acceso y la configuración de cumplimiento. 

Según la evaluación interna de Nitro, las empresas pueden ahorrar más de seis horas por usuario cada semana con una solución consolidada de PDF y eSign. Esos ahorros se suman rápidamente cuando se escalan en departamentos o equipos globales. 

Cómo evaluamos los mejores editores de PDF

Para crear una comparación justa y completa, evaluamos cada editor de PDF en función de diez criterios principales. Estas son las capacidades más solicitadas por nuestros clientes y reflejan las necesidades de pequeñas empresas, grandes empresas y todo lo que hay en medio. 

• Herramientas de edición y anotación 

• Creación de formularios y capacidades de eSigning 

• Normas de seguridad y cumplimiento 

• Controles de administración e implementación 

• Disponibilidad multiplataforma 

• Experiencia del usuario y accesibilidad 

• Integraciones con software comercial 

• Flexibilidad y escalabilidad en la licencia 

• Soporte al cliente y capacitación 

• Hoja de ruta del producto y capacidad de respuesta 

Cada producto fue probado en flujos de trabajo reales que incluyen revisión de contratos, revisiones internas, creación de formularios y recopilación de firmas de múltiples partes.

También evaluamos el rendimiento de la plataforma, la calidad de la documentación, la facilidad de implementación y cuán bien la solución se adapta a ecosistemas más amplios de documentos y contenido. 

Comparación de características: qué buscar en un editor de PDF

No todos los editores de PDF sirven para el mismo propósito. Algunos se centran en la visualización básica y la marcación. Otros son plataformas completas diseñadas para la gestión de documentos con alta seguridad y cumplimiento.

Aquí hay un desglose general de las capacidades que usted debería esperar de un editor de PDF moderno. 

• Editar texto e imágenes dentro del archivo PDF 

• Agregar o quitar páginas, fusionar archivos, reorganizar contenido 

• Anotar, resaltar y comentar para colaboración 

• Crear formularios rellenables y automatizar la captura de datos 

• Aplicar firmas digitales o electrónicas 

• Rastrear cambios o historial de documentos 

• Asegurar documentos con cifrado, contraseñas y redacción 

• Integrar con Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce u otras herramientas 

• Centralizar la gestión de licencias y usuarios para equipos de TI 

• Desplegar en dispositivos de escritorio, navegador y móviles 

Cualquier herramienta que no pueda cumplir con estos estándares limitará su eficiencia, comprometerá su postura de cumplimiento o incrementará su costo total de propiedad. 

Comparar los mejores editores de PDF de un vistazo

¿Cuáles son los principales editores de PDF en 2025? 

A continuación, se presenta un análisis detallado de los principales editores de PDF de este año. Cada revisión cubre fortalezas, debilidades y adecuación al caso de uso. 

Nitro PDF

Nitro PDF es una plataforma segura y escalable de PDF y eSigning diseñada para equipos modernos. Combina edición, colaboración y análisis en una interfaz intuitiva. Es particularmente adecuado para equipos que necesitan visibilidad y control sin sacrificar la usabilidad. 

Nitro PDF: Fortalezas 

• Herramientas avanzadas de edición, anotación, y redacción 

• Firma electrónica nativa integrada, no añadida 

• Portal administrativo para control de licencias, aprovisionamiento y análisis 

• Funciona en escritorio y navegador

• Cumple con ISO 27001, SOC 2 Tipo II y GDPR 

• Integraciones sólidas con Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce 

• Precios transparentes y opciones de licencia flexibles 

• Soporte al cliente altamente valorado y facilidad de uso, valorada especialmente por PYMEs y socios de canal 

• Herramientas de IA integradas para resumen, creación de formularios y extracción de datos

Nitro PDF: Debilidades 

• No hay aplicación de edición nativa para Android 

• Menos integraciones preconstruidas en comparación con Adobe  

Veredicto: Nitro es ideal para equipos que buscan simplicidad sin compromisos.

Adobe Acrobat Pro 

Adobe inventó el formato PDF, pero la herramienta no se ha adaptado a la forma en que trabajan los equipos modernos. Es pesada, difícil de navegar y a menudo incluye características que la mayoría de los usuarios no necesita. Para profesionales creativos, todavía ofrece un valor real. Pero para equipos de legales, recursos humanos, ventas u operaciones, el retorno de inversión no siempre está ahí. 

Adobe Acrobat Pro: Fortalezas 

• Conjunto de características completo para edición y anotación 

• Integración perfecta con Adobe Creative Cloud 

• Interfaz familiar para equipos de diseño 

Adobe Acrobat Pro: Debilidades 

• Altos precios por características avanzadas 

• Complejidad que abruma a usuarios no técnicos 

• Desafíos en la gestión de licencias en implementaciones grandes 

Veredicto: Acrobat es adecuado para profesionales creativos y equipos que ya están invertidos en el ecosistema de Adobe. Para equipos de operaciones, legales o finanzas, la propuesta de valor es más difícil de justificar. 

Foxit PDF Editor 

Foxit se posiciona como la alternativa ligera a Adobe, y en algunos aspectos, lo logra. Es rápido y asequible. Pero tiene dificultades cuando se escala en grandes organizaciones. Las características administrativas son limitadas y su experiencia de usuario parece estar detrás de la competencia. Para usuarios que solo necesitan edición básica, funciona, pero para flujos de trabajo que implican firmas, análisis o colaboración, Foxit se queda corto. 

Foxit: Fortalezas 

• Rendimiento rápido en escritorio 

• Opciones de precios asequibles 

• Disponible como licencia perpetua o por suscripción 

Foxit: Debilidades 

• La interfaz se siente anticuada 

• Soporte limitado para navegadores 

• Débil capacidad de administración y análisis 

Veredicto: Foxit es mejor para individuos o pequeñas equipos que necesitan rendimiento rápido sin funciones de colaboración en la nube.

No es ideal para empresas. PDFelement de Wondershare ofrece edición avanzada a un precio asequible. Se dirige a las PYMEs y a usuarios individuales. 

PDFelement: Fortalezas 

• Edición poderosa y OCR 

• Opciones de licencia única 

• Experiencia de escritorio limpia 

PDFelement: Debilidades 

• Interfaz abarrotada 

• Pocas integraciones 

• No está optimizado para equipos o flujos de trabajo 

Veredicto: PDFelement funciona bien para usuarios que necesitan edición intensiva ocasional, pero carece de la colaboración y profundidad administrativa necesarias para organizaciones más grandes. 

Smallpdf 

Smallpdf es una herramienta basada en navegador para ediciones rápidas, conversiones o firmas. Es simple y rápido, pero no está diseñado para escalar. 

Smallpdf: Fortalezas 

• Fácil de usar 

• Bueno para tareas ocasionales 

• Basado en web y ligero 

Smallpdf: Debilidades 

• Capacidades de edición y formulario muy limitadas 

• Sin portal de administración ni gestión de usuarios 

• No es adecuado para equipos 

Veredicto: Perfecto para estudiantes o usuarios casuales. 

Kofax Power PDF 

Power PDF, anteriormente de Nuance, ahora es propiedad de Kofax. No es viable para la mayoría de las empresas. 

Power PDF 

Power PDF se centra en la seguridad y el cumplimiento para industrias reguladas. 

Power PDF: Fortalezas 

• Fuertes herramientas de redacción y seguridad de documentos 

• Licencia perpetua disponible 

• No se requiere conexión a internet para funcionalidad completa 

Power PDF: Debilidades 

• La interfaz se siente anticuada 

• El despliegue y el soporte son complejos 

• No está diseñado para colaboración 

Veredicto: Mejor para entornos centrados en la seguridad como bufetes de abogados o agencias gubernamentales. 

PDF-XChange Editor 

PDF-XChange es popular en círculos de ingeniería y diseño. 

PDF-XChange: Fortalezas 

• Herramientas precisas de marcado y medición 

• Ligero y personalizable 

PDF-Xchange: Debilidades 

• Curva de aprendizaje pronunciada 

• Carece de una interfaz y experiencia de usuario modernas 

• No tiene soporte nativo en la nube 

Veredicto: Excelente para casos de uso técnico. 

PDF Expert 

PDF Expert es un editor bellamente diseñado creado específicamente para macOS. 

PDF Expert: Fortalezas 

• Interfaz nativa de macOS 

• Excelente para leer y anotar 

PDF Expert: Debilidades 

• Sin soporte de Windows o navegador 

• Sin funcionalidad de administración o de equipo 

Veredicto: Ideal para usuarios de Mac individuales.