Warum moderne Unternehmen auf PDF-Editoren angewiesen sind

PDFs sind die Sprache der Geschäftswelt: Ob Sie einen Deal abschließen, einen Mitarbeiter einarbeiten, auf eine Prüfung reagieren oder einen Lieferantenvertrag abschließen, es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass ein PDF beteiligt ist. Und sobald es in Ihren Arbeitsablauf eintritt, muss es bearbeitbar, teilbar, sicher und gesetzeskonform sein. 

Hier sind einige Gründe, warum Teams jeden Tag auf PDF-Editoren angewiesen sind: 

• Verkaufsteams verwenden sie zur Erstellung von Angeboten, zum Sammeln von Unterschriften und zur Verwaltung von Revisionen. 

• Rechtsteams benötigen sichere Tools für Redaktionen, Versionskontrolle und Prüfpfade. 

• HR-Teams beginnen Mitarbeiter mit ausfüllbaren Formularen und digitalen Handbüchern. 

• Finanzteams überprüfen Abrechnungen, Rechnungen und Verträge. 

• IT-Teams benötigen zentrale Tools für Lizenzierung, Compliance und Datensicherheit. 

• Design- und Marketingteams verwenden sie für kollaboratives Feedback zu visuellen Ressourcen. 

Ohne den richtigen PDF-Editor kehren Benutzer zu ineffizienten Arbeitsabläufen zurück. Sie konvertieren Dateien hin und her, versenden Versionen per E-Mail, drucken und scannen Dokumente und setzen dabei sensible Daten gefährdeten. 

Der richtige PDF-Editor behebt diese Schritte. Er gibt Benutzern die Macht, Änderungen sofort vorzunehmen, Dokumente sicher zu senden, rechtlich bindende Unterschriften zu sammeln und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Er gibt auch IT-Administratoren Einblick in die Nutzung und Kontrolle über Zugriffs- und Compliance-Einstellungen. 

Laut interner Benchmarking von Nitro können Unternehmen über sechs Stunden pro Benutzer und Woche mit einer konsolidierten PDF- und eSign-Lösung sparen. Diese Einsparungen summieren sich schnell, wenn sie auf Abteilungen oder globale Teams ausgeweitet werden. 

Wie wir die besten PDF-Editoren bewertet haben

Um einen fairen und umfassenden Vergleich zu erstellen, haben wir jeden PDF-Editor nach zehn Kernkriterien bewertet. Dies sind die Fähigkeiten, die von unseren Kunden am häufigsten nachgefragt werden, und sie spiegeln die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen, großen Unternehmen und allem dazwischen wider. 

• Bearbeitungs- und Annotationswerkzeuge 

• Formularerstellung und eSigning-Funktionen 

• Sicherheits- und Compliance-Standards 

• Admin- und Bereitstellungskontrollen 

• Plattformübergreifende Verfügbarkeit 

• Benutzererfahrung und Zugänglichkeit 

• Integrationen mit Unternehmenssoftware 

• Lizenzflexibilität und Skalierbarkeit 

• Kundensupport und Onboarding 

• Produktfahrplan und Reaktionsfähigkeit 

Jedes Produkt wurde in realen Arbeitsabläufen getestet, einschließlich Vertragserstellung, internen Überprüfungen, Formularerstellung und Sammlung mehrerer Unterschriften.

Wir haben auch die Plattformleistung, die Qualität der Dokumentation, die Bereitstellungserleichterung und die Integration des Lösung in breitere Dokumenten- und Inhaltssysteme bewertet. 

Funktionsvergleich: Worauf man bei einem PDF-Editor achten sollte

Nicht alle PDF-Editoren dienen demselben Zweck. Einige konzentrieren sich auf die grundlegende Anzeige und Markierung. Andere sind vollständige Plattformen, die für sicherheitsintensive, compliance-orientierte Dokumentenverwaltung entwickelt wurden.

Hier ist eine Übersicht der Funktionen, die Sie von einem modernen PDF-Editor erwarten sollten. 

• Text und Bilder innerhalb der PDF-Datei bearbeiten 

• Seiten hinzufügen oder entfernen, Dateien zusammenführen, Inhalte umsortieren 

• Annotieren, hervorheben und kommentieren für die Zusammenarbeit 

• Ausfüllbare Formulare erstellen und die Datenerfassung automatisieren 

• Digitale oder elektronische Unterschriften anwenden 

• Änderungen oder den Verlauf des Dokuments verfolgen 

• Dokumente mit Verschlüsselung, Passwörtern und Schwärzung sichern 

• Integration mit Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce oder anderen Tools 

• Zentralisieren Sie die Lizenz- und Benutzerverwaltung für IT-Teams 

• Bereitstellung über Desktop-, Browser- und mobile Geräte 

Jedes Tool, das diese Standards nicht erfüllt, wird Ihre Effizienz einschränken, Ihre Compliance-Position gefährden oder Ihre Gesamtkosten erhöhen. 

Vergleichen Sie die besten PDF-Editoren auf einen Blick

Was sind die besten PDF-Editoren im Jahr 2025? 

Im Folgenden finden Sie einen detaillierten Überblick über die führenden PDF-Editoren in diesem Jahr. Jede Bewertung behandelt Stärken, Schwächen und Anwendungsmöglichkeiten. 

Nitro PDF

Nitro PDF ist eine sichere, skalierbare PDF und eSigning-Plattform, die für moderne Teams entwickelt wurde. Sie vereint Bearbeitung, Zusammenarbeit und Analysen in einer intuitiven Benutzeroberfläche. Es ist besonders gut geeignet für Teams, die Sichtbarkeit und Kontrolle benötigen, ohne die Benutzerfreundlichkeit zu opfern. 

Nitro PDF: Stärken 

• Erweiterte Bearbeitung, Annotation und Redaktions-Tools 

• Integrierte eSigning , nicht hinzugefügt 

• Admin-Portal für Lizenzkontrolle, Bereitstellung und Analysen 

• Funktioniert sowohl auf Desktop als auch im Browser

• Konformität mit ISO 27001, SOC 2 Typ II und DSGVO 

• Starke Integrationen mit Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce 

• Transparente Preise und flexible Lizenzierungsoptionen 

• Hoch bewerteter Kundensupport und Benutzerfreundlichkeit, besonders geschätzt von KMUs und Vertriebspartnern 

• Integrierte KI-Tools für Zusammenfassungen, Formulargenerierung und Datenextraktion

Nitro PDF: Schwächen 

• Keine native Android-Bearbeitungs-App 

• Weniger vorgefertigte Integrationen im Vergleich zu Adobe  

Urteil: Nitro eignet sich hervorragend für Teams, die Einfachheit ohne Kompromisse wünschen. Es wird von Tausenden von Organisationen weltweit genutzt, darunter Regierungen, Universitäten und Banken. Es wurde entwickelt, um Nutzern, Administratoren und Führungskräften gerecht zu werden. Seine Benutzerfreundlichkeit, der responsive Support und die transparenten Preise machen es zu einer starken Alternative zu komplexen oder kostspieligen Legacy-Tools. Allerdings müssen Organisationen mit strengen regionalen Datenresidenzanforderungen oder Unternehmen, die hochgradig spezialisierte Integrationen benötigen, möglicherweise die Eignung überprüfen.

Adobe Acrobat Pro 

Adobe erfand das PDF-Format, aber das Tool hat nicht mit der Art und Weise Schritt gehalten, wie moderne Teams arbeiten. Es ist schwerfällig, schwer zu navigieren und enthält oft Funktionen, die die meisten Benutzer nicht benötigen. Für kreative Profis bietet es nach wie vor echten Nutzen. Aber für Rechts-, HR-, Vertriebs- oder Operationsteams ist der ROI nicht immer gegeben. 

Adobe Acrobat Pro: Stärken 

• Umfangreiche Funktionalität zum Bearbeiten und Markieren 

• Nahtlose Integration mit Adobe Creative Cloud 

• Bekannte Oberfläche für Designteams 

Adobe Acrobat Pro: Schwächen 

• Hohe Preiskategorien für erweiterte Funktionen 

• Komplexität, die nicht-technische Benutzer überwältigt 

• Herausforderungen beim Lizenzmanagement in großen Bereitstellungen 

Urteil: Acrobat ist geeignet für kreative Profis und Teams, die bereits im Adobe-Ökosystem investiert sind. Für Operationen, Recht oder Finanzen ist das Wertversprechen schwerer zu rechtfertigen. 

Foxit PDF Editor 

Foxit positioniert sich als die leichte Alternative zu Adobe und liefert in einigen Bereichen. Es ist schnell und kostengünstig. Aber es hat Schwierigkeiten, wenn es über große Organisationen skaliert wird. Die Admin-Funktionen sind begrenzt und das UX fühlt sich hinter den Wettbewerbern an. Für Benutzer, die nur grundlegende Bearbeitung benötigen, funktioniert es, aber für Workflows, die Unterschrift, Analysen oder Zusammenarbeit umfassen, ist Foxit nicht ausreichend. 

Foxit: Stärken 

• Schnelle Desktop-Performance 

• Erschwingliche Preisoptionen 

• Verfügbar als unbefristete oder Abonnementslizenz 

Foxit: Schwächen 

• Oberfläche fühlt sich veraltet an 

• Eingeschränkte Browserunterstützung 

• Schwache Admin- und Analytikfähigkeiten 

Urteil: Foxit ist am besten für Einzelpersonen oder kleine Teams geeignet, die eine schnelle Leistung ohne Funktionen zur Cloud-Zusammenarbeit benötigen. Es ist nicht ideal für Unternehmen. 

PDFelement 

Wondershares PDFelement bietet fortschrittliche Bearbeitung zu einem budgetfreundlichen Preis. Es richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen und Einzelanwender. 

PDFelement: Stärken 

• Leistungsstarke Bearbeitung und OCR 

• Einmalige Lizenzoptionen 

• Saubere Desktop-Erfahrung 

PDFelement: Schwächen 

• Überfüllte Benutzeroberfläche 

• Wenige Integrationen 

• Nicht optimiert für Teams oder Arbeitsabläufe 

Urteil: PDFelement eignet sich gut für Benutzer, die gelegentlich umfangreiche Bearbeitungen benötigen, mangelt jedoch an der Zusammenarbeit und Administrationsfunktionalität, die von größeren Organisationen benötigt wird. 

Smallpdf 

Smallpdf ist ein browserbasiertes Tool für schnelle Bearbeitungen, Konvertierungen oder Unterschriften. Es ist einfach und schnell, aber nicht skalierbar. 

Smallpdf: Stärken 

• Einfach zu bedienen 

• Gut für gelegentliche Aufgaben 

• Web-basiert und leichtgewichtig 

Smallpdf: Schwächen 

• Sehr eingeschränkte Bearbeitungs- und Formularfunktionen 

• Kein Admin-Portal oder Benutzermanagement 

• Nicht für Teams geeignet 

Urteil: Perfekt für Studenten oder gelegentliche Benutzer. 

Kofax Power PDF 

Power PDF, ehemals von Nuance, gehört jetzt Kofax. 

Power PDF: Stärken 

• Starke Redaktions- und Dokumentensicherheitswerkzeuge 

• Ewige Lizenzierung verfügbar 

• Keine Internetverbindung für volle Funktionalität erforderlich 

Power PDF: Schwächen 

• Benutzeroberfläche fühlt sich veraltet an 

• Bereitstellung und Unterstützung sind komplex 

• Nicht für die Zusammenarbeit ausgelegt 

Urteil: Am besten geeignet für sicherheitsfokussierte Umgebungen wie Anwaltskanzleien oder Regierungsbehörden. 

PDF-XChange Editor 

PDF-XChange ist in Ingenieur- und Designkreisen beliebt. 

PDF-XChange: Stärken 

• Präzise Markierungs- und Messwerkzeuge 

• Leicht und anpassbar 

PDF-XChange: Schwächen 

• Steile Lernkurve 

• Fehlende moderne Benutzeroberfläche und Benutzererfahrung 

• Kein Unterstützung für die native Cloud 

Urteil: Gut für technische Anwendungsfälle. 

PDF Expert 

PDF Expert ist ein schön gestalteter Editor, der speziell für macOS entwickelt wurde. 

PDF Expert: Stärken 

• Native macOS-Oberfläche 

• Ausgezeichnet für das Lesen und Kommentieren 

PDF Expert: Schwächen 

• Keine Unterstützung für Windows oder den Browser 

• Keine Admin- oder Teamfunktionalität 

Urteil: Ideal für einzelne Mac-Benutzer.