Sjabloon Hold Harmless Agreement

Wat je moet weten als je een Hold Harmless Agreement gebruikt

Elke interactie met klanten brengt een zeker risico met zich mee. Een van de vele redenen waarom bedrijfsleiders op hun hoede zijn: de mogelijkheid om aansprakelijk gesteld te worden voor zaken waar ze geen invloed op hebben.

Een  Hold Harmless Agreement  ( HHA) beperkt dit risico door ervoor te zorgen dat een bepaald bedrijf niet aansprakelijk kan worden gesteld voor mogelijke verwondingen of verliezen die optreden terwijl klanten zijn producten of diensten gebruiken.

Deze documenten, die ook wel vrijwaringscontracten worden genoemd, worden meestal ondertekend aan het begin van een zakelijke relatie - of voordat klanten activiteiten ondernemen die een element van onvermijdbaar risico met zich meebrengen.

Hoewel HHA's ontworpen zijn om risico's te beperken, brengen ze hun eigen risico's met zich mee. Als deze documenten bijvoorbeeld niet grondig genoeg zijn, kunnen bedrijven nog steeds aansprakelijk worden gesteld. Daarom hebben we een handige gids samengesteld om je te laten weten wat eenHA kan inhouden en waarom aandacht voor details zo belangrijk is. We bespreken de basisprincipes die in een HHA moeten worden opgenomen, evenals best practices voor het gebruik van een sjabloon en het laten ondertekenen van het document.

Omdat de activiteiten die onder de overeenkomst vallen zo sterk uiteenlopen, zien contracten voor algemene aansprakelijkheid er vaak heel anders uit per bedrijf. Toch moeten er een paar basisprincipes worden opgenomen om het bedrijf in kwestie te beschermen. Daarom zal het typische sjabloon voor een vrijwaringsovereenkomst gericht zijn op de volgende essentiële zaken:

• Identificeer de schadeloossteller en de schadeloosgestelde. Eerst en vooral moet een HHA de schadeloossteller (die verplicht is om de andere partij schadeloos te stellen) en de schadeloosgestelde (die schadeloos zal worden gesteld zodra het contract is ondertekend) aanwijzen. Deze clausule kan ook de locaties van de schadeloossteller en schadeloosgestelde aangeven.
• Bepaal de activiteiten waarvoor de schadeloosgestelde wordt gevrijwaard. Deze paragraaf moet zo specifiek mogelijk zijn om verwarring te voorkomen. Bedenk bij het invullen van deze clausule: welke bedrijfsactiviteiten brengen een ingebouwd risico met zich mee? Wanneer zou een klant kunnen proberen een bedrijf aansprakelijk te stellen als een bepaalde activiteit niet in deze paragraaf wordt genoemd?
• Leg beëindiging en scheidbaarheid uit. Hoe kan deHA worden beëindigd of gewijzigd? Vaak wordt in dit gedeelte de rol van schriftelijke kennisgeving beschreven bij het beëindigen of wijzigen van de overeenkomst. Het document moet ook uitleggen dat, als een van de paragrafen niet afdwingbaar wordt geacht, dit geen invloed mag hebben op de andere clausules van de overeenkomst.

Natuurlijk is het belangrijk om te begrijpenwat er in een vrijwaringsovereenkomst staat, maar deze kennis is van weinig belang als je het contract niet goed uitvoert. Houd deze best practices in gedachten wanneer je het beste uit elke HHA haalt:

• Gebruik een sjabloon voor hold harmless-overeenkomsten. Bedrijven die hold harmless-overeenkomsten opstellen, hebben vaak moeite met het gebruik van duidelijke taal, wat essentieel is voor het opstellen van een ijzersterk contract. Een sjabloon voor een vrijwaringsclausule geeft een richting aan, maar biedt ook mogelijkheden voor aanpassingen.
• Bekijk overeenkomsten regelmatig om te bepalen of de genoemde activiteiten relevant zijn. Veel bedrijven verschuiven hun diensten in de loop der tijd, maar passen hun HHA's hier niet op aan. Als klanten dan gebruik maken van nieuw aangeboden diensten, hebben ze de mogelijkheid om aansprakelijkheid te eisen. Als deHA's echter wijzigingsmogelijkheden bevatten, kunnen deze overeenkomsten indien nodig worden aangepast.
• Let op de lokale wetgeving. De geldigheid van een HHA kan per locatie verschillen - deels omdat veel staten anti-aansprakelijkheidsstatuten  hebben geïmplementeerd. Deze regels zijn vaak uitsluitend van toepassing op bepaalde bedrijfstakken, zoals de bouw. Daarom is het belangrijk om van tevoren te bepalen of een gewenste HHA geldig zal worden geacht in jouw rechtsgebied of voor jouw doeleinden.

Nadat je je HHA hebt gecontroleerd en dubbel gecontroleerd, is het tijd om het te laten ondertekenen. Let goed op de veiligheid van het document terwijl je met klanten overlegt en deze laatste stap voltooit. Nitro biedt gemoedsrust met eeneSign-oplossing  die strategisch is ontworpen om je informatie veilig en georganiseerd te houden.  Begin vandaag nog met een gratis proefversie .

DISCLAIMER: De contractsjablonen op de website van Nitro dienen uitsluitend ter informatie en zijn bedoeld als uitgangspunt voor het maken van aangepaste documenten. De inhoud, inclusief de sjablonen, vormt geen juridisch advies. Nitro geeft geen verklaringen of garanties met betrekking tot de nauwkeurigheid, volledigheid of geschiktheid van de verstrekte informatie. Het gebruik van deze materialen is op eigen risico. Wij raden u ten zeerste aan gekwalificeerd juridisch advies in te winnen om er zeker van te zijn dat de toepasselijke wet- en regelgeving wordt nageleefd.