Considerazioni sulla sicurezza nella scelta di una soluzione di firma elettronica

Abbiamo detto che la rapida adozione delle firme elettroniche non solo consente alle organizzazioni di mantenere il loro business in movimento nell'economia digitale di oggi, ma anche di migliorare l'efficienza, l'esperienza, la conformità e la sostenibilità. Per ottenere tutti questi vantaggi, tuttavia, le organizzazioni devono assicurarsi che la soluzione di firma elettronica scelta sia in grado di aderire al labirinto di norme e regolamenti che guidano la loro attività.

L'ultima cosa che un'organizzazione vuole fare è aumentare la complessità. Non vogliono dover implementare una soluzione che soddisfi le esigenze del team legale, un'altra per le risorse umane e un'altra ancora per l'ingegneria. Eppure, è quello che molte organizzazioni scoprono di aver fatto quando guardano al loro ambiente. Un  recente studio di Deloitte  ha scoperto che i lavoratori passano da un'applicazione all'altra 10 volte all'ora, il che si traduce in 32 giorni all'anno di perdita di produttività sul posto di lavoro.

È giunto il momento di fare un passo indietro e valutare i vostri strumenti per vedere se esiste l'opportunità di consolidare e semplificare il modo in cui viene svolto il lavoro nella vostra organizzazione. Che cosa bisogna cercare quando si tratta di firme elettroniche? In poche parole, la sicurezza.

Perché la sicurezza è così importante

Con il decollo del lavoro ibrido e la transizione di una parte sempre più consistente della propria attività verso il cloud, le organizzazioni hanno bisogno di sicurezza per poter garantire la privacy e l'integrità di tutti i loro flussi di lavoro. Inoltre, devono proteggere i dati e le operazioni da attacchi informatici sempre più sofisticati (e frequenti).

La sicurezza integrata delle firme elettroniche

Quando si parla di firme, l'autenticità e la sicurezza sono prioritarie. Ogni tipo di firma elettronica è già più sicura di una firma manuale su carta. Tecnicamente, si tratta di un codice matematico che garantisce che il documento non possa essere modificato dopo la firma. Questo vale anche per gli elementi relativi all'identità della persona, in quanto cattura l'intenzione di una persona di accettare il contenuto del documento elettronico, del contratto o del set di dati.

Grazie alla crittografia del documento, si ha la garanzia che il documento sia rimasto invariato dopo la firma, sia che si tratti di una singola pagina che di un'intera serie di documenti. Inoltre, è possibile impostare una gestione dei consensi, per ottenere un'autorizzazione esplicita per il documento (in conformità con il GDPR e altre linee guida). Ciò consente alle firme elettroniche di essere legalmente riconosciute e applicabili in quasi tutto il mondo.

La flessibilità della firma elettronica

A seconda del tipo di sicurezza richiesta, che in genere si basa sul valore della transazione e/o sulle linee guida normative in vigore, è possibile regolare il livello di sicurezza da applicare. Naturalmente, ciò presuppone che la soluzione utilizzata offra l'ampiezza delle funzionalità e la flessibilità necessarie. Ad esempio, è possibile stabilire fino a che punto si vuole confermare l'identità del firmatario e come si vuole trasferire il documento (ad esempio, se crittografare o meno e la forza della crittografia utilizzata). Applicando il giusto livello, è possibile trovare il giusto equilibrio tra convenienza e sicurezza.

Diversi metodi di firma da considerare

• Firme semplici - Provano l'accettazione/approvazione generale del documento da parte del firmatario. Può trattarsi di un'immagine scannerizzata di una firma, di una firma disegnata manualmente su uno schermo del desktop (e salvata digitalmente), di un clic su un pulsante "Accetto", ecc.

• Firme avanzate - Queste firme offrono un livello superiore di verifica dell'ID del firmatario, di sicurezza e di protezione contro le manomissioni. La firma deve essere collegata in modo univoco al firmatario e creata sotto il suo esclusivo controllo (l'autenticazione a più fattori è opzionale).

• Firme qualificate - Sono firme non ripudiate. Sono supportate da un certificato emesso e certificato da un fornitore di servizi affidabile che identifica al 100% il firmatario. È richiesta una verifica iniziale faccia a faccia o un processo equivalente, così come l'autenticazione a più fattori.

L'importanza dell'identità: essere sicuri di poter verificare i firmatari

• Biometria
• Smartcard / Token
• Combinazioni di login e password (incluso Single Sign-On)
• Password uniche (via SMS ed e-mail)
• Identità mobili
• Autenticazione bancaria
• Servizi governativi

Sebbene l'autenticazione non significhi necessariamente un'esperienza utente più pesante, è comunque più complessa e richiede all'utente più di un semplice scarabocchio con il dito su uno smartphone o un desktop. Per questo è importante comprendere i diversi casi d'uso e applicare il giusto livello di sicurezza per soddisfare le esigenze aziendali e di conformità.

Per ulteriori informazioni

Per saperne di più sulle diverse normative, sui metodi di firma e sulle opzioni di sicurezza delle firme elettroniche, consultate " The Ultimate Guide to Electronic Signatures ". Vi aiuterà a valutare le diverse soluzioni di firma elettronica, in modo da poter scegliere un'unica piattaforma per tutte le vostre esigenze e iniziare a massimizzare la sicurezza e il valore dei vostri flussi di lavoro digitalizzati.