Esempio di memorandum

• Cos'è un memorandum
• Cosa comprende un memorandum?
• Quando si dovrebbe inviare un memorandum
• Suggerimenti per scrivere memorandum efficaci
• Inviare un memorandum in modo sicuro

Che cos'è un memorandum?

Un memorandum è una lettera breve e formale concepita per attirare l'attenzione su una questione o un problema e indurre il lettore ad agire. In ambito lavorativo, un memorandum può essere utilizzato anche per informare i dipendenti o i clienti su nuove politiche e pratiche. In genere, un memorandum o memo viene utilizzato per la comunicazione scritta interna. Oggi i memorandum possono essere inviati via e-mail, ma il formato di base rimane lo stesso.

Come una lettera, un memorandum ha quattro parti fondamentali nella sua intestazione. Queste sono:

• A: In questa riga viene indicato il destinatario, che può essere un gruppo di persone anziché un singolo.
• Da: Questa riga indica chi è il mittente
• Data: Questa è la data di invio del memorandum.
• RE: Questa è la riga dell'oggetto che indica il soggetto principale del promemoria.

Il memorandum di esempio mostra queste quattro righe. Dopo questa introduzione, si procederà alla stesura della lettera vera e propria.

In ambito lavorativo, sono molte le occasioni in cui l'invio di un memorandum ai dipendenti o ai clienti è accettabile. Ad esempio:

• Quando si modificano le strutture tariffarie
• Quando si aggiungono o si eliminano polizze
• Quando si affronta un problema
• Quando si pubblicano gli orari delle riunioni
• Come promemoria per i team
• Per riassumere termini e accordi
• Quando si apportano modifiche alle procedure

In tutti i casi in cui è necessario avvisare un ampio gruppo di persone di un cambiamento o di un'aggiunta, un memorandum semplifica l'operazione.

Per scrivere un memorandum efficace, assicuratevi che la vostra scrittura sia focalizzata e breve. È necessario affrontare l'argomento in modo esauriente, evitando frasi lunghe e stili di scrittura prolissi.

I promemoria devono avere un tono professionale. Inoltre, non devono contenere informazioni sensibili, perché tendono a essere inviati a molte persone contemporaneamente.

Il paragrafo o la frase di apertura devono indicare lo scopo del promemoria e ciò che si vuole che il lettore sappia o faccia. Seguono i dettagli e si conclude con la riaffermazione dello scopo o dell'azione.

Utilizzate frasi e paragrafi brevi, in modo che il lettore possa scorrere la nota senza perdere informazioni. Se la nota è lunga, utilizzate punti elenco per garantire che il lettore possa scorrerla facilmente.

Infine, assicuratevi che il promemoria offra al lettore un passo fattibile da compiere. Questo lo renderà efficace. Consultate il memorandum di esempio per vedere come si fa.

Per garantire che un memorandum arrivi a tutte le persone appropriate, è necessario inviarlo in modo sicuro. Nitro Sign consente di inviare documenti in modo sicuro a chiunque si desideri. È anche possibile raccogliere firme per verificare che i destinatari abbiano letto il promemoria e ricevuto le informazioni. Iniziate la vostra prova gratuita di Nitro Sign  per scoprire come può aiutarvi a distribuire i promemoria in modo più efficace.