Rapport Nitro : L'écart entre les promesses de l'IA et la productivité documentaire

Les dirigeants estiment que l'IA a déjà révolutionné le traitement des documents. Les responsables ne partagent pas cet avis.

Un contrat reste bloqué dans l'attente d'une signature. Une feuille de calcul nécessite de copier-coller manuellement des données à partir d'un PDF. Quelqu’un imprime un formulaire, le signe, le numérise, puis le renvoie par e-mail. C’est là tout l’écart entre les gains de productivité promis par l’IA et la réalité du traitement documentaire en 2026. Aucun de ces exemples ne semble relever directement de l’IA, mais c’est précisément là que se manifeste le fossé entre les promesses de l’IA et la productivité quotidienne en matière de gestion documentaire.

Une nouvelle enquête Nitro menée auprès de plus de 1 300 cadres dirigeants et responsables révèle un décalage marqué entre la façon dont la direction et le personnel perçoivent les progrès de l’IA dans les flux de travail documentaires.

Pour mesurer ce fossé directement au cœur du travail, Nitro a interrogé 239 cadres supérieurs et 1 100 responsables et directeurs issus des secteurs des services financiers, du droit, de l’industrie manufacturière, de la santé et de l’immobilier aux États-Unis, au Royaume-Uni et au Canada. Les résultats figurent dans notre dernier rapport, intitulé « L’état de l’IA dans les flux de travail documentaires : Combler le fossé entre les promesses de l’IA et la productivité . Elles apportent une réponse à une question que le cycle des annonces sur l’IA a largement éludée : tous ces investissements se répercutent-ils réellement sur le travail quotidien de modification, de signature, de caviardage et de traitement des documents, ou restent-ils bloqués quelque part entre la salle du conseil et le bureau ?

Deux points de vue divergents sur l’adoption de l’IA dans la gestion des documents d’entreprise

Le décalage commence par la manière dont chaque groupe classe l’IA en termes de priorité. Les dirigeants considèrent l’IA dans les flux de travail documentaires comme une priorité élevée ou critique à 84 %, soit 30 points de plus que les 54 % de cadres qui partagent cet avis. Cet écart s’accentue sur la question du déploiement : 85 % des dirigeants indiquent que l’IA touche au moins une partie de l’organisation, tandis que les responsables, ne parlant que de leur propre service, estiment ce chiffre à 52 %.

Et c’est au niveau du déploiement complet que les divergences sont les plus difficiles à concilier : environ la moitié des dirigeants (49 %) affirment que l’IA est déployée dans l’ensemble de l’entreprise, contre seulement 12 % des responsables qui en disent autant de leur service.

En lisant ces deux points de vue de concert, on constate que les dirigeants décrivent une organisation qui a franchi le cap, tandis que les responsables décrivent une organisation qui en est à ses tout débuts.

Le problème « imprimer-signer-numériser » continue de coûter des heures chaque semaine

Quel que soit le témoignage que vous jugez le plus précis, le coût aboutit au même résultat. En ce qui concerne le traitement manuel des documents, 62 % des responsables indiquent que les collaborateurs de leur équipe consacrent six heures ou plus par semaine à des tâches telles que l’édition, la conversion, la fusion, l’extraction et la caviardage, et près d’un tiers d’entre eux (31 %) estiment ce chiffre à plus de 11 heures — une part non négligeable de chaque semaine de travail qui disparaît dans des tâches que l’IA était censée éliminer. Les dirigeants perçoivent le problème à une échelle organisationnelle encore plus large : 84 % d’entre eux estiment que leur organisation y consacre six heures ou plus par semaine, et 41 % situent la moyenne entre 11 et 15 heures.

La version la plus « analogique » de ce problème n’a pas disparu pour autant. Presque tous les dirigeants et responsables interrogés (respectivement 96 % et 94 %) indiquent qu’au cours des six derniers mois, un membre de leur organisation a encore été invité à imprimer un document, à le signer à la main, à le numériser et à le renvoyer par e-mail, seule une petite fraction de ces deux groupes déclarant être désormais entièrement passés au numérique.

La prolifération des outils de gestion documentaire et le déficit d’automatisation des flux de travail en 2026

Ce déficit s’explique en partie par la manière dont l’IA est réellement utilisée dans le cadre du traitement des documents. Parmi les responsables dont le service utilise déjà l’IA pour des tâches documentaires, plus d’un tiers (37 %) décrivent son utilisation principale comme consistant en des outils autonomes fonctionnant en parallèle de leurs logiciels de gestion documentaire, consistant principalement à copier-coller entre un chatbot et les systèmes dans lesquels ils travaillent réellement. Une véritable automatisation de bout en bout — où plusieurs étapes d’un processus documentaire se déclenchent les unes après les autres sans qu’une personne ait à transférer manuellement le travail d’un outil à l’autre — n’est mentionnée que par 12 % des répondants.

Cette fragmentation aggrave le problème de la prolifération des outils que les organisations tentaient déjà de résoudre, 72 % des dirigeants indiquant que leur organisation utilise six outils de gestion documentaire distincts ou plus. Presque tout le monde s’accorde à dire qu’il faut que les choses changent : 95 % des dirigeants et 75 % des responsables confirment qu’ils évaluent activement ou prévoient de consolider leur parc d’outils de gestion documentaire au cours des 12 prochains mois.

Les préoccupations liées à la sécurité des documents constituent le principal obstacle à l’adoption de l’IA dans les entreprises

La sécurité arrive en tête de la liste des obstacles à l’adoption de l’IA, tant pour les dirigeants que pour les responsables — devant le coût et la complexité de l’intégration —, et cette préoccupation est tout à fait fondée. Plus de la moitié des responsables confirment que des documents sensibles ou confidentiels sont déjà traités à l’aide d’outils d’IA grand public au sein de leur service, alors que moins de la moitié des entreprises disposent d’une politique claire et activement appliquée régissant l’utilisation de l’IA sur ces documents.

Lorsque l’IA documentaire est intégrée, le retour sur investissement est bien réel

Les résultats suggèrent que cet écart tient davantage à la mise en œuvre qu’aux capacités de l’IA elles-mêmes. Dans les organisations où l’IA documentaire a été véritablement intégrée au travail quotidien, la quasi-totalité des dirigeants (99 %) et la grande majorité des responsables (93 %) font état d’au moins un résultat mesurable, qu’il s’agisse d’une réduction du temps consacré au traitement des documents, d’une diminution des frais informatiques et administratifs ou d’un délai d’exécution plus court pour les clients et les parties prenantes. Ces résultats concordent avec ceux d’ une étude antérieure de Nitro sur l’adoption de l’IA en entreprise : alors que 44 % des entreprises ne parvenaient pas à mesurer le retour sur investissement de leurs investissements plus généraux dans l’IA, l’IA documentaire faisait figure d’exception, les organisations qui l’ont déployée économisant en moyenne neuf heures ou plus par semaine et par employé, ce qui équivaut à 26 millions de dollars de gain de productivité annuel pour une entreprise de 1 000 personnes. Parmi tous les domaines dans lesquels les entreprises investiront dans l’IA en 2026, c’est dans le traitement des documents que les retours sur investissement sont les plus évidents et les plus faciles à quantifier.

Lisez dès aujourd’hui le rapport complet : « L’état des lieux de l’IA dans les flux de travail documentaires  »