Comment Nitro Sign facilite la collaboration documentaire pour les équipes à distance

Les organisations qui ont intégré le travail à distance dans leur structure opérationnelle en tirent de nombreux avantages. L ' Institut américain des carrières  indique que les entreprises peuvent économiser jusqu'à 10 600 dollars par employé travaillant à distance, et que les membres du personnel sont moins stressés (48 %) et moins épuisés (36 %) que leurs homologues qui travaillent au bureau ou même dans une structure hybride. Malgré ces points positifs, les équipes à distance doivent relever certains défis, notamment celui de maintenir une collaboration efficace .

Les outils de signature électronique facilitent en particulier la collaboration rapide entre les documents, accélèrent les processus tels que l'intégration des employés et garantissent l'exactitude et l'intégrité des documents. Nitro Sign est le leader de la technologie de signature électronique - rationalisant les opérations qui impliquent la signature de documents et favorisant une collaboration rapide et efficace.

Des processus améliorés par Nitro Sign

Nitro Sign accélère et simplifie des dizaines de flux de travail opérationnels pour les entreprises qui travaillent à distance, notamment

Embarquement (et débarquement) des employés

L'embauche sur des sites dispersés peut prolonger certains flux de travail comme l'acceptation de la lettre d'offre, les contrats de travail et l'établissement de listes de contrôle pour l'intégration des employés. Nitro Sign permet aux équipes RH d'envoyer en toute sécurité ces types de documents importants et d'obtenir des signatures authentiques, quel que soit l'endroit où se trouvent les nouveaux employés.

Accusés de réception de la politique

Il est essentiel que les employés se tiennent au courant des politiques actualisées de l'entreprise, en particulier s'ils travaillent à distance. Ces politiques peuvent inclure des règles relatives à l'utilisation d'appareils personnels et d'autres protocoles de sécurité qui ne peuvent être ignorés. Nitro Sign veille à ce que tous les employés reçoivent et signent ces documents.

Gestion des contrats

Si vos équipes commerciales et juridiques travaillent à distance, il est essentiel d'utiliser une technologie de signature électronique comme Nitro Sign pour s'assurer que les contrats pour les nouveaux clients sont propres et approuvés. Nitro Sign vous aide également à accélérer les signatures de vos clients afin que vous puissiez conclure des affaires plus rapidement.

Propositions de projet

Les propositions de projet impliquent souvent plusieurs membres de l'équipe qui doivent approuver l'étendue des travaux, les structures tarifaires, les feuilles de route, les calendriers, etc. Nitro Sign facilite le partage sécurisé de ces documents importants avec tous les employés concernés, ce qui vous permet d'obtenir rapidement l'approbation de la proposition et de l'envoyer à votre client.

Pourquoi les équipes à distance choisissent Nitro Sign

Nitro Sign permet aux équipes à distance d'en faire plus en moins de temps grâce aux fonctions et possibilités suivantes:

Signature entièrement numérique et juridiquement contraignante

L'élimination de la nécessité d'apposer des signatures sur du papier physique réduit considérablement le temps nécessaire à de nombreux flux de travail. Nitro Sign fait passer vos processus de signature dans le domaine numérique - en les maintenant tous en conformité avec les lois mondiales sur la signature électronique. Vous pouvez vous affranchir de la nécessité d'imprimer, de numériser ou d'envoyer des documents par la poste, ce qui prend beaucoup de temps (sans parler du gaspillage de papier). Nitro Sign vous permet également de stocker vos fichiers en toute sécurité dans des formats numériques, ce qui réduit le risque d'endommagement ou de perte des documents.

Possibilité d'envoyer n'importe quel PDF à plusieurs parties

Quel que soit le nombre de personnes se trouvant sur des sites distants, Nitro Sign vous permet d'envoyer n'importe quel PDF pour signature électronique de n'importe quel endroit à n'importe quel endroit. Les documents signés renvoyés sont conformes et leur transmission est sécurisée.

Expérience de signature indépendante de l'appareil

Donnez aux employés la liberté de signer des documents sur leur smartphone, leur tablette ou leur ordinateur portable, ce qui facilite encore la signature.

Pistes d'audit pour la transparence

Nitro Sign permet le suivi électronique de toutes les modifications apportées aux documents, y compris l'horodatage. Vous n'avez pas besoin d'appeler les employés au téléphone ou de les réunir pour confirmer les modifications, et toutes les versions sont stockées et archivées en toute sécurité pour assurer la conformité.

Suivi de l'état d'avancement des documents

De même, Nitro Sign vous permet de connaître l'état d'avancement d'un document. Il n'est pas nécessaire de courir après les personnes qui peuvent retarder le processus puisque vous disposez d'une mise à jour claire et en temps réel sur les personnes qui ont consulté, signé ou refusé de signer un document.

Intégration transparente avec Nitro Workspace et Nitro PDF

Pour les entreprises qui utilisent déjà Nitro, Nitro Sign s'intègre à ces outils pour que vous puissiez préparer et envoyer des documents à signer en un seul clic.

Collaborez comme si vous étiez en personne avec Nitro Sign

Maximisez les avantages du travail à distance en adoptant une technologie qui facilite et accélère la collaboration sur les documents. Avec Nitro Sign, votre personnel moderne envoie, signe et gère les documents de la manière la plus sûre et la plus rationnelle qui soit.

Profitez de notre essai gratuit de 14 jours  pour tester Nitro Sign dans votre entreprise. Si vous avez des questions,  contactez nos experts eSign.