Lo que debe saber sobre el uso de acuerdos de servicio con clientes

Cuando los contratistas y los clientes unen fuerzas para completar un trabajo importante, ambos pueden estar protegidos por acuerdos de servicio. Este documento esencial proporciona una hoja de ruta sobre cómo procederá cada relación cliente-contratista. Los contratistas salen tranquilos de que se les pagará, mientras que los clientes confían en que los servicios se completarán a tiempo y con discreción.

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Plantilla de DFs: Plantilla de contrato de servicio

Para aclarar por qué es útil una plantilla de contrato de servicio y cómo tanto los clientes como los contratistas pueden beneficiarse de su uso, esta guía cubrirá:

  • Conceptos básicos que todo contrato de servicio debe incluir
  • Disposiciones adicionales que vale la pena agregar a un acuerdo de servicio
  • Mejores prácticas para usar una plantilla de acuerdo de servicio

Conceptos básicos que todo contrato de servicio debe incluir

Si usas una plantilla de acuerdo de servicio, puedes esperar encontrar estas cláusulas básicas:

  • Alcance de los servicios. ¿Qué servicios proporcionará el contratista al cliente? Estos deben describirse en detalle, sin dejar nada que cuestionar. Esta información se puede incluir en un anexo que acompaña al documento, junto con una lista completa de servicios. El acuerdo también debe resaltar dónde se realizarán los servicios mencionados. 
  • Detalles sobre la compensación. Esta sección debe explicar que, una vez que los servicios enumerados se hayan completado a satisfacción del cliente, el contratista será facturado y pagado en un momento específico. A partir de ahí, la cláusula de compensación puede detallar cómo se realizará el pago, qué métodos (como cheque o tarjeta de crédito) son aceptables y dónde se pueden enviar los pagos.
  • Relación de contratista independiente. A veces, surgen disputas entre contratistas y clientes porque su relación se malinterpreta como la de empleador y empleado. Tal confusión se puede evitar explicando claramente que la parte que ofrece los servicios solicitados es un contratista independiente y, por lo tanto, no debe esperar recibir beneficios ni actuar como agente en nombre del cliente. 
  • Acuerdo de confidencialidad. A menudo, es necesario que el cliente comparta información de propiedad exclusiva con el contratista. Si esto ocurre, un acuerdo de confidencialidad puede proteger la propiedad intelectual del cliente.

Disposiciones adicionales que vale la pena agregar a un acuerdo de servicio

Una plantilla de acuerdo de servicio proporciona un modelo básico para clientes y contratistas. Esto se puede personalizar con una variedad de cláusulas adicionales, varias de las cuales se mencionan a continuación:

  • Arreglos para suministros. En algunos contratos, el cliente es responsable de proporcionar los suministros necesarios para llevar a cabo el trabajo solicitado. En otros casos, puede ser prudente que el contratista proporcione ciertos suministros. Ambas partes deben entender desde el principio cómo se obtendrán y manejarán estos materiales. 
  • Registros de gastos. Dependiendo del alcance de los servicios, el contratista puede eventualmente incurrir en gastos que el cliente debe cubrir. Esta cláusula da cuenta de tal posibilidad al mismo tiempo que reconoce la necesidad de una factura detallada. Además, esta sección puede incluir una solicitud de permiso por escrito antes de realizar compras por encima de cierto monto en dólares.
  • Consecuencias de la morosidad. Además de resaltar cuándo vence el pago, el contrato debe explicar qué sucederá si el cliente no recibe el pago a tiempo. Por lo general, el cliente recibirá un cargo por pago atrasado, como se describe en el contrato de servicio.

Mejores prácticas para usar una plantilla de acuerdo de servicio

La forma en que personaliza la plantilla del acuerdo de servicio es tan importante como lo que contiene exactamente desde el principio. Estas mejores prácticas lo ayudarán a aprovechar al máximo este recurso:

  • Se específico. Desde el alcance de los servicios hasta los términos de compensación, cada parte del contrato de servicio debe ser detallada. Utilice terminología específica para dejar muy claros los objetivos de esta relación comercial. Idealmente, un tercero neutral debería poder leer el contrato y describir exactamente qué servicios tiene la intención de proporcionar el contratista, qué suministros proporcionará el cliente y cómo se le pagará al contratista.
  • No comience hasta que se firme el contrato. Revisar y firmar el acuerdo de servicio es crucial para proteger tanto al cliente como al contratista. Como tal, ambas partes deben evitar seguir adelante con la prestación de servicios o incluso con la adquisición de equipos hasta que se haya firmado el contrato.

Firmar un contrato de servicio de forma segura

Una plantilla de acuerdo de servicio proporciona un excelente comienzo para delinear la relación entre el cliente y el contratista, pero el proceso de firma es igual de importante. Una vez que se sienta seguro del contenido del acuerdo, busque soluciones como Nitro Sign para cruzar la línea de meta. Este enfoque simplificado proporciona la seguridad que tanto se necesita. Para aprender cómo funciona, comience con una prueba gratuita .

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