Sicherheitserwägungen bei der Auswahl einer elektronischen Signaturlösung

Wir haben darüber gesprochen, wie die rasche Einführung elektronischer Signaturen Unternehmen nicht nur in die Lage versetzt, ihr Geschäft in der heutigen digitalen Wirtschaft am Laufen zu halten, sondern auch Verbesserungen in den Bereichen Effizienz, Erfahrung, Compliance und Nachhaltigkeit bewirkt. Um all diese Vorteile nutzen zu können, müssen Unternehmen jedoch sicherstellen, dass die von ihnen gewählte Lösung für elektronische Signaturen dem Labyrinth von Regeln und Vorschriften für ihr Unternehmen gerecht wird.

Das Letzte, was ein Unternehmen tun möchte, ist, die Komplexität zu erhöhen. Sie wollen nicht eine Lösung einsetzen, die die Anforderungen der Rechtsabteilung, eine andere für die Personalabteilung und noch eine weitere für die Technik erfüllt. Doch genau das ist es, was viele Unternehmen tun, wenn sie einen Blick auf ihre Umgebung werfen. Eine  kürzlich durchgeführte Deloitte-Studie  hat ergeben, dass Mitarbeiter 10 Mal pro Stunde zwischen verschiedenen Arbeitsplatzanwendungen hin- und herwechseln, was einem Produktivitätsverlust von 32 Tagen pro Jahr entspricht.

Jetzt ist es an der Zeit, einen Schritt zurückzutreten und Ihre Tools zu bewerten, um zu sehen, ob es eine Möglichkeit gibt, die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen zu konsolidieren und zu rationalisieren. Worauf müssen Sie also bei elektronischen Signaturen achten? Kurz gesagt: Sicherheit.

Warum Sicherheit so wichtig ist

In dem Maße, in dem sich hybrides Arbeiten durchsetzt und Unternehmen immer mehr ihrer Geschäftsabläufe in die Cloud verlagern, müssen sie sich darauf verlassen können, dass der Datenschutz und die Integrität all ihrer Arbeitsabläufe gewährleistet sind. Außerdem müssen sie ihre Daten und Abläufe vor immer raffinierteren (und häufigeren) Cyberangriffen schützen.

Die eingebaute Sicherheit elektronischer Signaturen

Wenn es um Signaturen geht, haben Authentizität und Sicherheit Priorität. Jede Art von elektronischer Signatur ist bereits sicherer als eine manuelle Unterschrift auf Papier. Technisch gesehen handelt es sich um einen mathematischen Code, der gewährleistet, dass das Dokument nach der Unterzeichnung nicht mehr verändert werden kann. Dies gilt auch für die Elemente, die sich auf die Identität der Person beziehen, da sie die Absicht einer Person festhält, dem Inhalt des elektronischen Dokuments, Vertrags oder Datensatzes zuzustimmen.

Dank der Verschlüsselung des Dokuments haben Sie die Garantie, dass das Dokument nach der Unterzeichnung unverändert bleibt, unabhängig davon, ob es sich um eine einzelne Seite oder eine ganze Reihe von Dokumenten handelt. Außerdem können Sie eine Verwaltung von Einwilligungen einrichten, die eine ausdrückliche Genehmigung für das Dokument einholt (in Übereinstimmung mit GDPR und anderen Richtlinien). Dies ermöglicht es, dass elektronische Signaturen in fast allen Teilen der Welt rechtlich anerkannt und durchsetzbar sind.

Die Flexibilität von elektronischen Signaturen

Je nach der Art der erforderlichen Sicherheit, die in der Regel auf dem Wert der Transaktion und/oder den geltenden gesetzlichen Richtlinien basiert, können Sie den Grad der Sicherheit anpassen, den Sie durchsetzen. Dies setzt natürlich voraus, dass die von Ihnen eingesetzte Lösung über den entsprechenden Funktionsumfang und die nötige Flexibilität verfügt. So können Sie beispielsweise festlegen, wie weit Sie gehen wollen, um die Identität des Unterzeichners zu bestätigen, und wie Sie das Dokument übertragen wollen (z. B. ob es verschlüsselt werden soll oder nicht und wie stark die Verschlüsselung sein soll). Durch die Anwendung der richtigen Stufe können Sie das richtige Gleichgewicht zwischen Komfort und Sicherheit finden.

Verschiedene Signiermethoden zu berücksichtigen

• Einfache Signaturen - Diese beweisen die allgemeine Akzeptanz/Genehmigung des Dokuments durch den Unterzeichner. Dabei kann es sich um ein gescanntes Bild einer Unterschrift, eine manuell auf einem Desktop-Bildschirm gezeichnete (und digital gespeicherte) Unterschrift, einen Klick auf eine Schaltfläche "Ich akzeptiere" usw. handeln.

• Fortgeschrittene Signaturen - Diese bieten ein höheres Maß an Überprüfung der Unterzeichner-ID, Sicherheit und Manipulationssicherheit. Die Signatur muss eindeutig mit dem Unterzeichner verknüpft sein und unter der alleinigen Kontrolle des Unterzeichners erstellt werden (Multi-Faktor-Authentifizierung ist optional).

• Qualifizierte Signaturen - Dies sind nicht zurückgewiesene Signaturen. Sie werden durch ein von einem vertrauenswürdigen Dienstanbieter ausgestelltes und zertifiziertes Zertifikat gestützt, das den Unterzeichner zu 100% identifiziert. Eine erste persönliche Überprüfung oder ein gleichwertiges Verfahren ist erforderlich, ebenso wie eine Multi-Faktor-Authentifizierung.

Die Bedeutung der Identität - Stellen Sie sicher, dass Sie die Unterzeichner verifizieren können

• Biometrie
• Smartcard / Token
• Kombinationen aus Login und Passwort (einschließlich Single Sign-On)
• Einmalige Passwörter (per SMS und E-Mail)
• Mobile Identitäten
• Bank-Authentifizierung
• Staatliche Dienste

Auch wenn die Authentifizierung nicht zwangsläufig ein umständlicheres Benutzererlebnis bedeutet, so ist sie doch komplexer und stellt höhere Anforderungen an den Benutzer als ein einfaches Kritzeln mit dem Finger auf einem Smartphone oder Desktop. Deshalb ist es wichtig, die verschiedenen Anwendungsfälle zu verstehen und dann das richtige Maß an Sicherheit anzuwenden, um sowohl Ihre geschäftlichen als auch Ihre Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Für weitere Informationen

Wenn Sie mehr über die verschiedenen Vorschriften, Unterzeichnungsmethoden und Sicherheitsoptionen elektronischer Signaturen erfahren möchten, lesen Sie " The Ultimate Guide to Electronic Signatures ". Er hilft Ihnen, verschiedene Lösungen für elektronische Signaturen zu bewerten, so dass Sie eine einzige Plattform für alle Ihre Anforderungen wählen und die Sicherheit und den Wert Ihrer digitalisierten Arbeitsabläufe maximieren können.