Nitro-rapport: De kloof tussen AI-beloften en documentproductiviteit

Leidinggevenden denken dat AI het documentwerk al heeft geautomatiseerd. Managers zijn het daar niet mee eens.

Een contract loopt vast omdat er nog op een handtekening wordt gewacht. Uit een spreadsheet moeten gegevens met de hand uit een PDF worden gekopieerd en geplakt. Iemand drukt een formulier af, ondertekent het, scant het en stuurt het per e-mail terug. Dat is de kloof tussen de door AI beloofde productiviteitswinst en de realiteit van het documentwerk in 2026. Dit lijkt op het eerste gezicht niets met AI te maken te hebben, maar juist hier komt de kloof tussen de belofte van AI en de dagelijkse productiviteit bij documentverwerking duidelijk naar voren.

Uit een nieuw Nitro-onderzoek onder meer dan 1.300 leidinggevenden en managers blijkt dat er een grote kloof bestaat tussen hoe het management en het personeel de vooruitgang van AI in documentworkflows waarnemen.

Om die kloof rechtstreeks in de praktijk te meten, heeft Nitro 239 topmanagers en 1.100 managers en directeuren ondervraagd in de sectoren financiële dienstverlening, juridische dienstverlening, productie, gezondheidszorg en vastgoed in de VS, het VK en Canada. De bevindingen staan in ons nieuwste rapport, The State of AI in Document Workflows: Navigating the Gap Between AI Promises and Productivity . Ze geven antwoord op een vraag die in de AI-aankondigingscyclus meestal wordt omzeild: komt al deze investering daadwerkelijk terecht in het dagelijkse werk van het bewerken, ondertekenen, redigeren en verwerken van documenten, of blijft het ergens tussen de directiekamer en het bureau steken?

Twee tegenstrijdige visies op de invoering van AI voor bedrijfsdocumenten

De kloof begint bij de manier waarop elke groep AI als prioriteit rangschikt. 84% van de leidinggevenden noemt AI in documentworkflows een hoge of cruciale prioriteit, maar liefst 30 procentpunten meer dan de 54% van de managers die hetzelfde zeggen. Die kloof wordt nog groter als het gaat om de vraag naar de implementatie: 85% van de leidinggevenden geeft aan dat AI ten minste een deel van de organisatie bereikt, terwijl managers, die alleen hun eigen afdeling beschrijven, dit cijfer op 52% schatten.

En het verschil is het moeilijkst te verzoenen als het gaat om volledige implementatie: ongeveer de helft van de leidinggevenden (49%) zegt dat AI in het hele bedrijf wordt toegepast, vergeleken met slechts 12% van de managers die hetzelfde zeggen over hun afdeling.

Lees je beide verslagen naast elkaar, dan beschrijven leidinggevenden een organisatie die er al is, terwijl managers er een beschrijven die nog maar net is begonnen.

Het ‘printen-ondertekenen-scannen’-probleem kost nog steeds uren per week

Welke beschrijving je ook nauwkeuriger vindt, de kosten komen op hetzelfde neer. Als het gaat om handmatig documentwerk, meldt 62% van de managers dat medewerkers in hun team zes of meer uur per week besteden aan taken zoals bewerken, converteren, samenvoegen, gegevens extraheren en redigeren, en bijna een derde van hen (31%) schat dit aantal op meer dan 11 uur – een meetbaar deel van elke werkweek dat verdwijnt aan werk dat AI juist had moeten elimineren. Leidinggevenden zien het probleem op een nog bredere organisatorische schaal: 84% schat dat hun organisatie zes of meer uur per week kwijt is aan dit werk en 41% schat het gemiddelde op tussen de 11 en 15 uur.

Ook de meest ‘analoge’ versie van dat probleem is nog steeds niet verdwenen. Bijna alle ondervraagde leidinggevenden en managers (respectievelijk 96% en 94%) geven aan dat er in de afgelopen zes maanden nog steeds iemand in de organisatie werd gevraagd om een document af te drukken, met de hand te ondertekenen, in te scannen en per e-mail terug te sturen, terwijl slechts een klein deel van beide groepen aangeeft dat ze nu volledig digitaal werken.

De wildgroei aan documenttools en de kloof in workflowautomatisering in 2026

Een deel van de reden waarom deze kloof bestaat, komt neer op de manier waarop AI daadwerkelijk wordt ingezet bij documentwerk. Onder managers wier afdeling al AI gebruikt voor documenttaken, beschrijft meer dan een derde (37%) het primaire gebruik als op zichzelf staande tools die naast hun documentsoftware draaien, waarbij grotendeels wordt gekopieerd en geplakt tussen een chatbot en de systemen waarin ze daadwerkelijk werken. Echte end-to-end-automatisering – waarbij meerdere stappen in een documentproces de ene na de andere activeren zonder dat iemand het werk handmatig tussen tools moet overzetten – wordt door slechts 12% gemeld.

Die versnippering verergert het probleem van de wildgroei aan tools dat organisaties al probeerden op te lossen: 72% van de leidinggevenden geeft aan dat hun organisatie zes of meer verschillende documenttools gebruikt. Bijna iedereen is het erover eens dat er iets moet veranderen: 95% van de leidinggevenden en 75% van de managers bevestigt dat ze actief bezig zijn met het evalueren of plannen van een consolidatie van hun documenttools binnen de komende 12 maanden.

Zorgen over documentbeveiliging vormen de grootste belemmering voor de invoering binnen bedrijven

Beveiliging staat bovenaan de lijst van belemmeringen voor de invoering van AI, zowel voor leidinggevenden als voor managers – nog vóór kosten en de complexiteit van de integratie – en die bezorgdheid is gegrond. Meer dan de helft van de managers bevestigt dat gevoelige of vertrouwelijke documenten ergens binnen hun afdeling al worden verwerkt met AI-tools voor consumenten, terwijl minder dan de helft van de organisaties een duidelijk, actief gehandhaafd beleid heeft voor het gebruik van AI op die documenten.

Waar document-AI is geïntegreerd, is het rendement reëel

De bevindingen wijzen erop dat de kloof meer te maken heeft met de implementatie dan met de AI-mogelijkheden zelf. In organisaties waar document-AI daadwerkelijk in het dagelijkse werk is geïntegreerd, meldt bijna elke leidinggevende (99%) en de overgrote meerderheid van de managers (93%) ten minste één meetbaar resultaat, variërend van minder tijd besteed aan het verwerken van documenten tot lagere IT- en administratieve overhead en snellere doorlooptijden voor klanten en belanghebbenden. Dat komt overeen met de bevindingen uit een eerder onderzoek van Nitro naar de acceptatie van AI binnen bedrijven : terwijl 44% van de bedrijven de ROI op hun bredere AI-investeringen niet kon meten, vormde document-AI hierop een uitzondering: organisaties die deze technologie hebben geïmplementeerd, besparen gemiddeld negen of meer uur per week per medewerker, wat neerkomt op 26 miljoen dollar aan jaarlijkse productiviteitswinst voor een bedrijf met 1.000 medewerkers. Van alle gebieden waar bedrijven in 2026 in AI investeren, is het bij documentverwerking dat het rendement het duidelijkst en het gemakkelijkst te kwantificeren is.

Lees vandaag nog het volledige rapport: De stand van zaken op het gebied van AI in documentworkflows