Klaar voor audit: het ITAM-plan voor documentbeheer in het internationale bankwezen

Hoe documentbeheer in het internationale bankwezen te centraliseren

Om audit-ready documentbeheer te realiseren, stappen internationale financiële instellingen af van gefragmenteerde licenties per gebruiker en gaan ze over op uniforme documentplatforms.

Een ITAM-blauwdruk voor 2026 is gericht op gecentraliseerde licentie-tracking, SOC 2- en eIDAS-compliance en geautomatiseerde gebruiksanalyses. Door PDF-  en eSign-tools  te consolideren in één omgeving , zoals Nitro, elimineren IT-managers de risico's van 'schaduw-IT', vereenvoudigen ze het terugvorderen van licenties en zorgen ze ervoor dat elk document dat in wereldwijde vestigingen wordt verwerkt, voldoet aan strenge wettelijke vereisten voor gegevensopslag.

De wereldwijde uitdaging voor het bankwezen: fragmentatie van documenten

Voor IT-assetmanagers in de internationale financiële sector vormt de documentstapel vaak een bron van aanzienlijke verborgen risico's. Het beheer van verouderde contracten in EMEA, eSign-licenties in Noord-Amerika en verschillende PDF-editors in APAC leidt tot:

• Licentie-opblazing: betalen voor 'pro'-functies die 80% van het personeel niet gebruikt.
• Afwijkingen op het gebied van compliance: inconsistente beveiligingsinstellingen voor verschillende tools en regio's.
• Auditangst: het onvermogen om één rapport te produceren waarin wordt weergegeven wie toegang heeft tot wat en waar gevoelige gegevens worden opgeslagen.
• De strategie: Implementeer één enkele, wereldwijde licentieovereenkomst die PDF-, eSign- en AI-mogelijkheden omvat.
• Het voordeel: ITAM's kunnen eenvoudig licenties herverdelen tussen vestigingen op basis van de vraag, zodat u nooit betaalt voor "spookgebruikers" of onderbenutte licenties.

Het ITAM-plan voor 2026

Universele licenties en terugwinning van licenties

In een wereldwijde infrastructuur is flexibiliteit essentieel. Het licentiemodel van Nitro is ontworpen om te schalen zonder de in de branche gebruikelijke 'per-envelop'- of 'tiered feature'-boetes.

• De strategie: implementeer één wereldwijde licentieovereenkomst die PDF-, eSign- en AI-mogelijkheden omvat.
• Het voordeel: ITAM's kunnen eenvoudig licenties herverdelen tussen vestigingen op basis van de vraag, zodat u nooit betaalt voor 'spookgebruikers' of onderbenutte licenties.

Nitro Analytics: de 'enige bron van waarheid' voor de auditor

Wat u niet kunt meten, kunt u ook niet beheren. Nitro biedt een speciale analysesuite die documentgebruik omzet in bruikbare gegevens.

• De strategie: gebruik het Nitro Analytics  -dashboard om wereldwijde gebruikspatronen bij te houden.
• Het voordeel: tijdens een audit kunt u onmiddellijk aantonen dat u aan de regels voldoet door versleutelde documentworkflows, statistieken over printreductie (duurzaamheid) en exacte gebruikersactiviteitenlogboeken voor alle geografische rechtsgebieden te tonen.

Gegevensopslag en wereldwijde naleving

Wereldwijd bankieren vereist een 'high-trust'-omgeving die lokale wetgeving respecteert, zoals de eIDAS-vereisten van de EU of de FINRA-vereisten van Noord-Amerika.

• De strategie: consolideer op een platform dat de status vanQualified Trust Service Provider (QTSP) ondersteunt en regionale gegevensopslag mogelijk maakt.
• Het voordeel: door Nitro te gebruiken, zorgt u ervoor dat documenten, zelfs wanneer ze tussen vestigingen worden uitgewisseld, binnen een beveiligde, conforme omgeving blijven die voldoet aan de hoogste beveiligingsnormen (SOC 2 Type 2, ISO 27001).

Vergelijking van governance: gefragmenteerd versus uniform

Uw ITAM-strategie toekomstbestendig maken

Om klaar te zijn voor een audit moet u de overstap maken van 'tools kopen' naar 'een platform implementeren'. De 2026-suite van Nitro biedt de technische infrastructuur om de volgende generatie financiële audits te ondersteunen, waarbij elke handtekening cryptografisch wordt verzegeld en elke documentactie wordt geregistreerd.

De ITAM-implementatie in drie stappen:

1. Audit: identificeer alle 'schaduw-IT'-documenttools die momenteel in gebruik zijn.
2. Consolideren: migreer gebruikers naar een uniforme Nitro-omgeving met SSO-integratie.
3. Optimaliseren: gebruik Nitro Analytics om uw licentieaantal op de juiste maat te brengen en de voortdurende ROI aan de CFO aan te tonen.

Klaar om uw wereldwijde governance te vereenvoudigen?

Stop met het beheren van leveranciers en begin met het beheren van activa. Ontdek hoe Nitro de controle, beveiliging en zichtbaarheid biedt die vereist zijn voor 's werelds meest gereguleerde financiële omgevingen.

Vraag een briefing voor wereldwijde ondernemingen aan. 

Praat vandaag nog met ons Financial Services-team over onze zeer betrouwbare infrastructuur en wereldwijde licentieopties.