Che cos’è l’automazione dei documenti? Come funziona e da dove iniziare

Se il tuo team sta ancora convertendo manualmente i file, copiando dati tra sistemi, sollecitando firme via e-mail o riformattando i PDF prima che possano essere inoltrati, stai gestendo i documenti nel modo più complicato. L’automazione dei documenti consiste nel sostituire tali passaggi manuali con processi che si eseguono autonomamente, attivati da eventi nei sistemi che i tuoi team già utilizzano.

Questa guida spiega cos’è l’automazione dei documenti, quali tipi di attività copre e come le organizzazioni che non dispongono ancora di alcun sistema di automazione possano iniziare a implementarla.

Cosa si intende per gestione dei documenti?

La gestione dei documenti è più ampia di quanto si possa pensare. Non si tratta solo di creare o firmare contratti; include qualsiasi attività in cui una persona debba intervenire su un file per portarlo avanti, estrarne informazioni, prepararlo per la fase successiva o trasformarlo in un formato utilizzabile da un altro sistema.

In pratica, ciò significa che qualcuno deve convertire i file Word in PDF prima che possano essere caricati, qualcun altro deve estrarre manualmente i dati delle fatture e inserirli in un foglio di calcolo, un team deve applicare manualmente le omissioni ai documenti prima che possano essere condivisi esternamente, oppure un amministratore deve sollecitare i firmatari perché nessuna fase del processo lo fa automaticamente.

Nessuna di queste attività è complicata. Ma si verificano costantemente e il tempo che richiedono si accumula rapidamente.

Perché la gestione manuale dei documenti diventa un problema su larga scala

Un team che gestisce cinque contratti a settimana potrebbe quasi non notare l’onere aggiuntivo, ma un team che ne gestisce cinquecento probabilmente lo nota in ogni fase.

I processi manuali relativi ai documenti rallentano proprio nei momenti in cui la velocità conta di più. Ad esempio: una richiesta di prestito si blocca perché qualcuno non ha finito di formattare i documenti giustificativi. Una richiesta di risarcimento rimane in coda perché l’estrazione dei dati è un passaggio aggiuntivo. Un processo di onboarding subisce ritardi perché i file giusti sono in attesa che la persona giusta svolga un’attività di routine.

I passaggi manuali possono anche introdurre problemi di incoerenza e accuratezza: gli stessi dati vengono inseriti in modo diverso oppure le informazioni sensibili vengono tralasciate durante la redazione. Quando tali errori influenzano flussi di lavoro sensibili, specialmente in settori altamente regolamentati, le conseguenze possono andare oltre un semplice ritardo e aumentare il rischio di non conformità.

Il problema di fondo non è che i team lavorino lentamente; è che molte attività relative ai documenti sono abbastanza ripetitive da poter essere automatizzate, ma continuano a dipendere dal lavoro manuale.

Cosa risolve l’automazione dei documenti

L’automazione dei documenti sostituisce le attività manuali relative ai documenti con operazioni programmate: processi definiti una volta sola e poi eseguiti automaticamente, a qualsiasi volume, ogni volta che vengono attivati.

Le operazioni coinvolte possono coprire molte delle fasi essenziali che un documento attraversa durante il suo ciclo di vita all’interno di un’organizzazione.

La conversione di formato trasforma i file da un tipo all’altro, ad esempio convertendo documenti Word in PDF o preparando i dati dei documenti per l’utilizzo in sistemi a valle, senza che qualcuno debba eseguire il lavoro manualmente.

L’estrazione dei dati ricava informazioni strutturate dai documenti: campi dei moduli, valori delle tabelle, voci delle fatture, clausole contrattuali. I dati estratti possono confluire direttamente in CRM, ERP o database, anziché essere inseriti manualmente.

La redazione identifica e rimuove in modo permanente le informazioni sensibili dai documenti prima che questi vengano condivisi, archiviati o pubblicati. La redazione automatizzata utilizza l’elaborazione del linguaggio naturale per individuare le informazioni di identificazione personale (PII) e altri contenuti sensibili in interi insiemi di documenti, non solo nelle pagine che qualcuno controlla casualmente.

Le trasformazioni dei PDF coprono le operazioni di routine a cui sono sottoposti i documenti durante il loro percorso: unione di file, suddivisione di documenti di grandi dimensioni, compressione per l’archiviazione, applicazione della protezione tramite password, aggiunta di filigrane o appiattimento dei moduli prima dell’archiviazione.

I flussi di lavoro relativi alle firme elettroniche gestiscono automaticamente la creazione, l’inoltro, il monitoraggio e il completamento delle richieste di firma, in modo che la firma da parte di più parti non dipenda dall’intervento manuale di qualcuno che faccia avanzare il processo.

Cosa attiva un flusso di lavoro di automazione dei documenti?

In poche parole, l’automazione si avvia quando si verifica un evento. Un evento in uno dei vostri sistemi, che si tratti del caricamento di un file, dell’invio di un modulo, dell’aggiornamento di un record o del raggiungimento di una determinata fase da parte di un flusso di lavoro, fa scattare l’avvio dell’automazione.

Ad esempio, un nuovo contratto con un cliente viene caricato nel vostro CRM. L’automazione è in grado di rilevarlo, convertirlo nel formato corretto, estrarne i campi chiave, inoltrarlo per la firma e archiviare la copia firmata una volta completato il flusso di lavoro. Il flusso di lavoro procede senza che qualcuno debba avviare manualmente ogni singolo passaggio.

Questo modello «innesco-risposta» è ciò che distingue l’automazione dal semplice possesso di strumenti. Gli strumenti esistono già nella maggior parte delle organizzazioni, ma è l’automazione a collegarli tra loro ed eliminare gli interventi umani che altrimenti sarebbero necessari per coordinarli.

Cosa non è l’automazione dei documenti

Vale la pena chiarire cosa non rientra nell’automazione dei documenti.

Un editor PDF da solo non è automazione dei documenti; gli strumenti di modifica aiutano le persone ad apportare modifiche ai documenti manualmente. È utile, ma non è scalabile e non elimina la fase manuale.

Non lo è nemmeno disporre di un modello di documento. I modelli riducono il tempo necessario per creare un documento, ma richiedono comunque che una persona generi, compili e inoltri ciascuno di essi.

E non si tratta nemmeno dell’automazione generale dei processi che casualmente coinvolge i documenti. Gli strumenti low-code e no-code come Power Automate sono potenti per collegare applicazioni e attivare flussi di lavoro, ma i processi che prevedono un uso intensivo di documenti spesso necessitano di funzionalità dedicate per elaborare i file coinvolti. È proprio in questa combinazione che l’automazione dei documenti diventa pratica e fa risparmiare tempo reale ai team.

Da dove dovrebbero partire le organizzazioni per implementare l’automazione dei documenti?

Il punto di ingresso più efficace è l’attività documentale più ripetitiva e con il volume più elevato che il vostro team gestisce attualmente in modo manuale. Le conversioni di formato, l’estrazione di dati di routine e i promemoria per le richieste di firma sono punti di partenza comuni perché sono ben definiti, lo sforzo manuale è facile da misurare e il vantaggio della loro automazione è immediato.

Da lì, le organizzazioni in genere passano a flussi di lavoro più complessi man mano che il team acquisisce dimestichezza con gli strumenti e inizia a individuare i colli di bottiglia successivi.

I team privi di risorse di sviluppo interne di solito iniziano con connettori low-code tramite piattaforme come Power Automate, che consentono di aggiungere operazioni sui documenti ai flussi di lavoro esistenti senza scrivere codice. I team con competenze tecniche spesso passano rapidamente all’integrazione diretta tramite API, che offre un maggiore controllo e gestisce casi d’uso più complessi.

Nessuno dei due percorsi è più corretto dell’altro. Ciò che conta è che l’automazione sia affidabile, che i risultati siano coerenti e che le persone che prima svolgevano il lavoro manualmente possano concentrarsi su altro.

Come capire se l’automazione dei documenti è il passo successivo giusto

Se il vostro team gestisce un volume elevato di attività documentali ripetitive, se le fasi manuali relative ai documenti creano ritardi in flussi di lavoro altrimenti automatizzati, o se gli errori nei documenti sono una fonte ricorrente di rischio di non conformità, vale sicuramente la pena valutare l’automazione dei documenti.

Non è necessario disporre di un grande team tecnico per iniziare, né è necessario automatizzare tutto in una volta. La maggior parte delle organizzazioni inizia con un singolo flusso di lavoro, misura il tempo risparmiato e da lì espande l’implementazione.

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