Come ridurre i tempi di esecuzione dei contratti con la firma elettronica

Se gestite un'azienda in un settore in cui i contratti sono al centro delle operazioni, conoscete il valore di ottenere una firma rapida e autentica. I contratti sono alla base di flussi di lavoro critici nei settori immobiliare, legale, finanziario, manifatturiero e altri ancora, per cui quando le firme ritardano, anche i ricavi subiscono un ritardo.

Le firme manuali richiedono stampa, scansione, invio e attesa. Nell'era digitale, la vostra azienda non può tenere le vendite e le operazioni nel limbo per giorni o settimane a causa di questi processi. L'avvento della firma elettronica ha cambiato le carte in tavola per le aziende che operano in settori ad alta intensità contrattuale. La firma elettronica accelera il processo di firma, facendo risparmiare tempo, evitando ritardi e migliorando i flussi di lavoro in generale. Continuate a leggere per scoprire come ridurre i tempi di consegna dei contratti con le soluzioni di firma elettronica e ottenere un vantaggio competitivo in più di un senso.

I costi nascosti della firma manuale

La richiesta di firme su file cartacei o elettronici scambiati al di fuori di un sistema di gestione dei contratti crea una serie di problemi:

• Si verificanocolli di bottiglia se si attende la firma fisica. I contratti possono subire ritardi durante il trasporto o richiedere molteplici controlli, prolungando il completamento del flusso di lavoro.
• Lo spreco di tempo e di costi è dovuto al fatto che il personale deve rintracciare i contratti e le firme. Se le firme bloccano le transazioni, i ricavi possono addirittura subire un rallentamento.
• I rischi di conformità aumentano se i documenti vengono gestiti male durante il processo di ottenimento delle firme.

L'eSigning affronta tutte queste sfide.

3 vantaggi principali delle soluzioni di eSigning

Il software di firma elettronica consente di spostare i processi contrattuali online, in modo che i documenti possano essere firmati da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento e con facilità .

1. Prevenzione dei ritardi per operazioni più rapide

Con i processi contrattuali digitali, i contratti non rimangono più sulla scrivania del firmatario, in attesa che questi metta la penna sulla carta. I flussi di lavoro automatizzati e le notifiche delle  soluzioni di firma elettronica come Nitro  garantiscono che i contratti vengano firmati e restituiti tempestivamente. In questo modo non solo si riduce il rischio di scadenze non rispettate, ma i contratti vengono inviati in anticipo per accelerare i flussi di lavoro.

Con un tale miglioramento dell'efficienza, l'azienda può prendere decisioni più rapide ed eseguire i contratti in modo rapido e trasparente. Questo nuovo ritmo di lavoro ha un impatto notevole sulle organizzazioni in settori come quello immobiliare e finanziario. Nel settore dello sviluppo immobiliare, ad esempio, è possibile utilizzare lo strumento di eSigning di Nitro per inviare contratti a più parti interessate in pochi minuti. I promemoria automatici e il monitoraggio in tempo reale garantiscono una chiusura e una finalizzazione più rapida delle transazioni immobiliari.

2. Miglioramento della produttività e dell'utilizzo dei costi di manodopera

Le firme elettroniche evitano ai vostri team di dedicare tempo al processo di firma. Senza dover inseguire i firmatari, inseguire le terze parti via e-mail o rimandare le scadenze e i flussi di lavoro a causa dei ritardi, il vostro personale dedica il proprio tempo a lavori di maggior valore. I membri del team sono stati assunti per le loro competenze, non per passare le giornate ad aspettare l'arrivo dei contratti .

Questo vantaggio è significativo per le vendite. Il successo dei vostri team di vendita dipende dalle firme. Se i professionisti delle vendite devono passare il tempo a controllare le firme manuali e a reinviare i documenti con errori, non stanno utilizzando al meglio le loro ore. Inoltre, rischiano di inasprire i rapporti se i tempi di consegna ritardano ulteriormente la capacità di mantenere le promesse. Le firme elettroniche aiutano i professionisti delle vendite a concentrarsi sull'entusiasmante opportunità di lavorare insieme, e non sull'assillante necessità di firmare i documenti .

3. Ridurre al minimo i rischi di conformità e sicurezza

Le  soluzioni di eSigning come quelle di Nitro  offrono funzionalità quali crittografia, certificati digitali e audit trail per garantire che i contratti rimangano a prova di manomissione e legalmente vincolanti .

Gli strumenti di eSign di Nitro, ad esempio, offrono un processo di firma sicuro e generano automaticamente un audit trail dettagliato per ogni documento firmato. Questa funzione offre alla vostra azienda la possibilità di mantenere la trasparenza e l'aderenza a normative come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), l'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) e altre ancora.

Riducete i tempi di consegna dei contratti oggi stesso con Nitro

I processi contrattuali obsoleti non sono in grado di sostenere la crescita che la vostra azienda si aspetta nei prossimi 5-10 anni. Le soluzioni di firma elettronica di Nitro offrono modi rapidi, sicuri e conformi per chiudere più contratti, svolgere il lavoro più velocemente e scoprire nuovi livelli di efficienza e produttività. Nitro Sign è stata  nominata leader nel settore della firma elettronica  per il secondo anno consecutivo da GigaOm.

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