Termini e Politiche

In considerazione degli obblighi reciproci stabiliti in questo Addendum al Trattamento dei Dati e in tutti gli Allegati e gli Exhibit ad esso associati (il “Addendum al Trattamento dei Dati”), la cui sufficienza è riconosciuta, Nitro (come definito nella Sezione 2 dei Termini di Servizio Nitro) e l'entità legale identificata nel Modulo d'Ordine come cliente (“Cliente”) stipulano con la presente un contratto vincolante tra di loro applicabile a tutti i Servizi (come definito nella Sezione 2 dei Termini di Servizio Nitro) resi disponibili da Nitro. Nitro e Cliente possono essere denominati di seguito collettivamente come le "Parti" o individualmente come una "Parte".

1. AMBITO; RUOLI DELLE PARTI

Nitro riceverà e tratterà le Informazioni Personali per il beneficio e per conto del Cliente durante la fornitura dei Servizi, secondo le istruzioni e lo scopo definiti dal Cliente nei Dettagli del Trattamento dei Dati. Questo Addendum al Trattamento dei Dati stabilisce specifici accordi delle Parti riguardo al trattamento delle Informazioni Personali nell'ambito di questo Addendum al Trattamento dei Dati e dell'Accordo.

Pertanto, Nitro agirà per default come Titolare del Trattamento, e il Cliente agirà come Responsabile del Trattamento riguardo ai Servizi forniti da Nitro al Cliente secondo i Termini di Servizio Nitro. Questo Addendum al Trattamento dei Dati sostituisce e annulla tutti i precedenti accordi stipulati (se presenti) riguardo al trattamento delle Informazioni Personali e alla protezione dei dati tra le Parti relative ai Servizi offerti da Nitro.

Questo Addendum al Trattamento dei Dati integra e fa parte dei Termini di Servizio, e insieme i Termini di Servizio e questo Addendum al Trattamento dei Dati costituiscono un unico accordo legale tra le Parti. In caso di discrepanze o contraddizioni tra questo Addendum al Trattamento dei Dati e i Termini di Servizio, l'Addendum al Trattamento dei Dati avrà la precedenza.

2. DEFINIZIONI

“Allegato” significa qualsiasi allegato al presente Addendum al Trattamento dei Dati;

“Responsabile del Trattamento” si riferisce al Cliente come identificato nei Termini di Servizio e nel Modulo d'Ordine applicabile;

“Dettagli del Trattamento dei Dati” significa l'Allegato 1 al presente Addendum al Trattamento dei Dati che descrive le istruzioni del Cliente sul trattamento delle Informazioni Personali, come lo scopo, l'oggetto e la natura del trattamento e il tipo di Informazioni Personali trattate;

“Interessato” o qualsiasi termine equivalente (come “individuo”) ha il significato stabilito nella legislazione sulla protezione dei dati applicabile, o dove non si applicano tali leggi, significa una persona fisica identificata o identificabile che si riferisce al Cliente;

“Violazione dei Dati” o qualsiasi termine equivalente (come “violazione dei dati personali”, “incidente di sicurezza”) ha il significato stabilito nella legislazione sulla protezione dei dati applicabile, o dove non si applicano tali leggi, significa qualsiasi (i) accesso non autorizzato, uso, divulgazione o altro trattamento delle Informazioni Personali del Cliente in custodia di Nitro, (ii) furto o acquisizione non autorizzata di tali Informazioni Personali, (iii) incidente che compromette la sicurezza di tali Informazioni Personali;

“GDPR UE” significa il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 sulla protezione delle persone fisiche rispetto al trattamento dei dati personali e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga la Direttiva 95/46/CE (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati);

“Esposizione” significa qualsiasi esposizione al presente Addendum al Trattamento dei Dati;

“FADP” significa la Legge Federale Svizzera sulla Protezione dei Dati (come modificata);

“Informazioni Personali” o qualsiasi termine equivalente (come “dati personali” o “informazioni identificabili personalmente”) ha il significato stabilito nella legislazione sulla protezione dei dati applicabile o dove non si applicano tali leggi, significa qualsiasi informazione che da sola o combinata con altre informazioni (come numero di telefono o indirizzo email) può essere utilizzata da Nitro per identificare una persona fisica specifica;

“Processore” si riferisce a Nitro Software Inc., fornitore dei Servizi al Cliente e come identificato nei Termini di Servizio;

“Elenco dei Sub-Processori” si riferisce all'elenco dei Sub-Processori reso disponibile online da Nitro che include i Sub-Processori coinvolti da Nitro per la fornitura dei Servizi e per il rispetto degli obblighi di Nitro ai sensi dell'

Accordo in generale. Nitro può aggiornare di volta in volta l'Elenco dei Sub-Processori secondo il processo stabilito in questo Addendum al Trattamento dei Dati;

“Sub-Processore” significa qualsiasi elaboratore terzo coinvolto da Nitro per il trattamento delle Informazioni Personali relative alla fornitura dei Servizi al Cliente;

“GDPR UK” significa il GDPR UE trasposto nella legge interna del Regno Unito in virtù della sezione 3 della Legge sui Ritratti di Uscita dall'Unione Europea del 2018 e come modificato dal Regolamento sulla Protezione dei Dati, Privacy e Comunicazioni Elettroniche (Modifiche ecc.) (Uscita dall'UE) del 2019 (come modificato).

Tutti gli altri termini e definizioni scritti con la lettera maiuscola e che non sono definiti espressamente in questo Addendum al Trattamento dei Dati, sono definiti come stabilito nella legislazione sulla protezione dei dati applicabile o nei Termini di Servizio di Nitro.

3. FINALITÀ DI QUESTO ACCORDO SUL TRATTAMENTO DEI DATI

3.1 Questo Addendum al Trattamento dei Dati determina le condizioni del trattamento da parte di Nitro delle Informazioni Personali. La natura e lo scopo del trattamento, un elenco e il tipo di Informazioni Personali, così come le categorie degli Interessati, sono indicati nei Dettagli del Trattamento dei Dati (Allegato 1).

4. DURATA

4.1 Questo Addendum al Trattamento dei Dati è applicabile a tutto il trattamento delle Informazioni Personali e ha validità finché Nitro tratta Informazioni Personali per conto del Cliente nel contesto dell'Accordo. Questo Addendum al Trattamento dei Dati integra i Termini di Servizio di Nitro ed è volto a garantire che le Parti siano conformi ai requisiti imposti dalle leggi e normative sulla protezione dei dati applicabili per l'utilizzo da parte del Cliente dei Servizi.

4.2 Questo Addendum al Trattamento dei Dati si conclude automaticamente al momento della risoluzione dell'Accordo (o nel momento in cui il trattamento da parte di Nitro viene terminato). Le disposizioni di questo Addendum al Trattamento dei Dati che sono esplicitamente o implicitamente (data la loro natura) intendono avere effetto dopo la risoluzione dell'Addendum al Trattamento dei Dati rimarranno valide al termine dell'Accordo riguardo alle Informazioni Personali comunicate dal Cliente o su iniziativa del Cliente nel contesto dell'Accordo.

5. MISURE TECNICHE E ORGANIZZATIVE

5.1 Nitro ha implementato appropriate misure tecniche e organizzative (“TOMs”) finalizzate a garantire la sicurezza del trattamento delle Informazioni Personali. Le TOM implementate da Nitro sono riportate nei Dettagli del Trattamento dei Dati e possono essere aggiornate di tanto in tanto da Nitro, tuttavia Nitro garantirà di non abbassare la sicurezza complessiva che ha implementato al momento dell'esecuzione dell'Addendum al Trattamento dei Dati. Il Cliente riconosce che le TOM siano adeguate per il trattamento delle proprie Informazioni Personali al momento della firma o accettazione di questo Addendum al Trattamento dei Dati.

5.2 Qualora il Cliente richieda specifiche misure tecniche e organizzative da implementare da parte di Nitro (che Nitro non ha implementato di default), il Cliente rimborserà Nitro per l'implementazione di tali misure aggiuntive secondo la Sezione 11 “Costi” di questo Addendum al Trattamento dei Dati.

6. CONSERVAZIONE

6.1 Nitro non conserverà le Informazioni Personali più a lungo del necessario per il trattamento di tali Informazioni Personali nel contesto dell'Accordo. Il Cliente non istruirà Nitro a conservare alcuna Informazione Personale più a lungo del necessario. Il periodo di conservazione applicabile (come definito dal Cliente) è indicato nei Dettagli del Trattamento dei Dati.

6.2 Nitro deve eliminare o restituire tutte le Informazioni Personali al Cliente dopo la fine della fornitura dei Servizi e deve eliminare le copie esistenti a meno che una legge applicabile non richieda la conservazione delle Informazioni Personali. Il Cliente riconosce che i Servizi potrebbero includere funzionalità di download a disposizione del Cliente per consentire al Cliente di scaricare i propri dati. Nella misura in cui tali funzionalità sono disponibili, il Cliente dovrà utilizzare tali funzionalità per estrarre o eliminare i propri dati.

7. RISERVATEZZA

7.1 Le Parti hanno concordato una clausola di riservatezza nei Termini di Servizio che si applica al trattamento delle Informazioni Personali nel contesto dell'Accordo.7.2 Nitro riconosce e concorda che solo quegli dipendenti, contrattisti o agenti di Nitro che sono coinvolti nel trattamento delle Informazioni Personali possono essere informati sulle Informazioni Personali e solo nella misura ragionevolmente necessaria per l'esecuzione dell'Accordo. Nitro garantisce che le persone autorizzate a trattare le Informazioni Personali siano impegnate alla riservatezza per contratto o siano sotto un'appropriata obbligazione legale di riservatezza.

8. OBBLIGO DI NOTIFICA

8.1 Allo scopo di diventare consapevole di una Violazione dei Dati, Nitro dovrà, nella misura richiesta dalla legge applicabile o da un'Esposizione a questo Addendum al Trattamento dei Dati, informare il Cliente senza indugi contattando la persona di contatto indicata nell'Accordo o nel relativo Modulo d'Ordine (o alternativamente tramite l'indirizzo email di notifica del Cliente o (se applicabile) qualsiasi altro indirizzo email che il Cliente ha condiviso nel portale di amministrazione come contatto privacy). La persona di contatto di Nitro per qualsiasi questione relativa alla protezione dei dati può essere contattata via email: privacy@gonitro.com.

9. SUB-TRATTAMENTO

9.1 Il Cliente autorizza espressamente Nitro a coinvolgere Sub-Processori per il trattamento delle Informazioni Personali per l'esecuzione dell'Accordo e per facilitare la fornitura dei Servizi in generale. A tal fine, il Cliente concede un'autorizzazione scritta generale a Nitro per decidere con quali Sub-Processore(i) Nitro collabora per l'adempimento dei suoi obblighi ai sensi dell'Accordo. Nitro pubblica un Elenco dei Sub-Processori che fa riferimento ai Sub-Processori coinvolti da Nitro.

10. DIRITTO DI AUDIT

10.1 Il Cliente ha il diritto di eseguire audit riguardanti la conformità di Nitro con i suoi obblighi ai sensi del presente Allegato sul trattamento dei dati e della legislazione sulla protezione dei dati applicabile. Nitro farà il possibile per collaborare con tali audit e per mettere a disposizione tutte le informazioni necessarie a dimostrare la propria conformità con i propri obblighi. Il Cliente dovrà notificare a Nitro di tale audit almeno un (1) mese prima della data in cui l'audit verrà effettuato, dando comunicazione scritta a Nitro via privacy@gonitro.com.

10.2 In caso di svolgimento di un audit, tutte le parti coinvolte dovranno prima firmare un apposito accordo di non divulgazione emesso da Nitro riguardante tale audit e i risultati dell'audit prima dell'inizio dell'audit. Durante l'esecuzione di tale audit, devono essere tenuti in considerazione gli obblighi di riservatezza delle Parti nei confronti di terzi. Entrambe le Parti e i loro auditor devono mantenere riservate le informazioni raccolte in connessione con un audit e utilizzarle esclusivamente per verificare la propria conformità con questo Addendum al Trattamento dei Dati e le leggi e normative applicabili in materia di protezione dei dati. Il Cliente ha l'opzione di eseguire l'audit stesso o di nominare un revisore indipendente, tuttavia tale revisore indipendente dovrà firmare adeguatamente l'accordo di non divulgazione di cui sopra.

10.3 Entrambe le Parti e, se applicabile, i loro rappresentanti, devono collaborare ragionevolmente, su richiesta, con qualsiasi ente di regolamentazione competente in relazione all'audit.

10.4 Il Cliente rimborserà Nitro per l'assistenza fornita da Nitro in relazione agli audit in conformità con la Sezione 11 “Costi” di questo Allegato sul trattamento dei dati. Va inteso che tale rimborso non si applicherà nel caso (i) in cui l'audit sia una conseguenza di una Violazione dei Dati dimostrabile attribuibile a Nitro o, (ii) nel caso in cui l'assistenza di Nitro non superi le quattro (4) ore di lavoro durante la durata dell'Accordo.

11. COSTI

11.1 Il supporto da fornire ai sensi del presente Allegato sul trattamento dei dati per il quale Nitro può addebitare al Cliente, sarà calcolato in base alle ore lavorate e alle tariffe orarie standard applicabili di Nitro (USD 295/ora tasse escluse). Nitro fatturerà tali importi su base mensile ma ha anche il diritto di richiedere una fee di prenotazione anticipata.

11.2 Il pagamento da parte del Cliente a Nitro per assistenza e servizi professionali forniti da Nitro ai sensi di questo Allegato sul trattamento dei dati avverrà in conformità alle disposizioni nei Termini di servizio.

12. RESPONSABILITÀ

12.1 Soggetto al massimo permesso dalla legge applicabile, le disposizioni dei Termini di servizio riguardanti la limitazione della responsabilità si applicano anche a questo Allegato sul trattamento dei dati e ai danni derivanti da esso. VARIE

13.1 Le disposizioni dei Termini di Servizio riguardanti modifiche, intero accordo, divisibilità, legge applicabile e tribunali competenti si applicano a questo Addendum al Trattamento dei Dati.

13.2 Questo Addendum al Trattamento dei Dati è integrato dai termini specifici del CCPA contenuti come indicato nell'Esposizione 1 ad esso allegata, per quanto richiesto come stabilito nell'Esposizione 1.

DESCRIZIONE DEL TRATTAMENTO

1) OGGETTO DEL TRATTAMENTO DELLE INFORMAZIONI PERSONALI

L'oggetto è determinato dal Cliente come stabilito nell'Accordo e nel relativo Modulo d'Ordine.

2) LA NATURA E LO SCOPO DEL TRATTAMENTO DELLE INFORMAZIONI PERSONALI

La natura e lo scopo del trattamento sono determinati dal Cliente come stabilito nell'Accordo e nel relativo Modulo d'Ordine.

Per default, tale trattamento avrà come scopo la disponibilità del Servizio, inclusi tutte le sue funzionalità e caratteristiche per il Cliente e i suoi Utenti e più in generale per consentire a Nitro di adempiere ai propri obblighi contrattuali ai sensi dell'Accordo. Tale scopo può essere quello di rendere disponibili i Servizi Cloud (ad esempio, ma senza limitazioni, la disponibilità del portale cloud del cliente, servizi di firma elettronica, servizi di analisi ecc.) nonché la fornitura di supporto.

La natura del trattamento includerà, tra altre istruzioni fornite dal Cliente nell'Accordo e nel Modulo d'Ordine pertinente, il trattamento, la raccolta, la conservazione, la comunicazione e il trasferimento delle Informazioni Personali.

3) INFORMAZIONI PERSONALI TRATTATE

A seconda delle funzionalità utilizzate all'interno dei Servizi (ad es. portale cliente, servizi di firma elettronica, servizi di analisi ecc.) e del contenuto delle Informazioni Personali caricate dal Cliente e dai suoi Utenti nei Servizi, Nitro tratta diversi tipi di Informazioni Personali. In generale, le Informazioni Personali trattate da Nitro includono senza limitazioni:

• Dettagli identificativi (ad esempio dettagli degli Utenti e di utilizzo)

• Dati del documento (ad esempio Informazioni Personali incluse in documenti PDF trattati)

  Una panoramica dettagliata del tipo di Informazioni Personali trattate durante l'utilizzo dei Servizi è disponibile tramite il Trust Center di Nitro: https://www.gonitro.com/trust-center/data-protection/processing-of-personal-data

4) CATEGORIA DEGLI INTERESSATI

Le seguenti categorie di Interessati sono normalmente in ambito:

• Tutti gli Utenti che hanno accesso ai Servizi (che include utenti amministrativi, utenti generali o utenti invitati come i firmatari).
• Tutti gli Interessati inclusi nei Dati del Cliente caricati nei Servizi dal Cliente o dai suoi Utenti.

Il Cliente conferma che questi soggetti dati saranno considerati normalmente una delle seguenti categorie:

• Personale del Cliente
• Clienti del Cliente
• Prospect del Cliente
• Fornitori del Cliente

5) SUB- PROCESSORI

Nitro impegnano Sub-processori per garantire che tutte le funzionalità siano disponibili all'interno dei Servizi. Quali Sub-processori sono applicabili dipende dai Servizi utilizzati e dalle funzionalità e impostazioni richieste dal Cliente. Un elenco dettagliato dei Sub-processori coinvolti da Nitro (compresa la procedura che applichiamo quando coinvolgiamo nuovi Sub-processori) è disponibile tramite il nostro Trust Center: https://www.gonitro.com/trust-center/data-protection/subprocessors-and-subcontractors

6) MISURE TECNICHE E ORGANIZZATIVE (TOM)

Nitro implementa misure tecniche e organizzative appropriate per garantire un'adeguata sicurezza nell'uso dei Servizi. Aggiorniamo continuamente tali misure. Una panoramica dettagliata delle misure adottate è disponibile tramite il nostro Trust Center nella nostra sezione Sicurezza: https://www.gonitro.com/trust-center/security e nella nostra Politica di Sicurezza delle Informazioni. Il nostro Trust Center elenca anche le certificazioni che Nitro detiene nella sezione Compliance: https://www.gonitro.com/trust-center/compliance.

7) PERIODI DI CONSERVAZIONE

Nitro non conserverà le Informazioni Personali più a lungo del necessario per la fornitura dei Servizi. A seconda dei Servizi e delle funzionalità che sta utilizzando come Cliente, i periodi di conservazione applicabili potrebbero differire. Ogni Cliente può richiedere a Nitro di configurare periodi specifici di conservazione sul proprio ambiente (per quanto ciò sia tecnicamente fattibile).

Nel caso in cui non siano stati configurati periodi di conservazione specifici, le Informazioni Personali saranno normalmente conservate da Nitro fino a quando non verranno eliminate dal Cliente o fino alla risoluzione dell'Accordo tra Nitro e il Cliente (più un massimo di 30

giorni), a seconda di quale delle due situazioni si verifichi per prima. Una panoramica dettagliata dei periodi di conservazione è disponibile tramite il nostro Trust Center: https://www.gonitro.com/trust-center/data-protection/processing-of-personal-data.

8) DETTAGLI DI CONTATTO DEL TEAM PRIVACY NITRO

privacy@gonitro.com
Nitro Software Inc.447 Sutter St, STE 405 #1015, San Francisco, CA 94108 Stati Uniti

ALLEGATO 1 – TERMINI SPECIFICI CCPA

1. Nella misura in cui Nitro riceve informazioni personali dal Cliente o per conto del Cliente e tali informazioni sono soggette al CCPA, si applicheranno le seguenti disposizioni. Nella misura di qualsiasi conflitto tra questo Allegato 1 e l'Addendum sul Trattamento dei Dati, il primo avrà la precedenza.

1.1 CCPA. Nella misura in cui (a) Nitro riceve informazioni personali dal Cliente o per conto del Cliente al fine di elaborarle per conto del Cliente per fornire i Servizi, e (b) tali informazioni personali sono soggette al CCPA (“PI del Cliente”), Nitro dovrà (i) rispettare tutti gli obblighi applicabili a Nitro ai sensi del CCPA e fornire lo stesso livello di protezione della privacy e della sicurezza come richiesto dal CCPA; (ii) non Vendere o Condividere il PI del Cliente; (iii) non conservare, utilizzare o divulgare il PI del Cliente (a) per qualsiasi scopo diverso da quello Commerciale specificato in questo Addendum sul Trattamento dei Dati o nell'Accordo (incluso il mantenimento, l'uso o la divulgazione del PI del Cliente per uno Scopo Commerciale diverso dallo Scopo Commerciale specificato in questo Addendum sul Trattamento dei Dati o nell'Accordo) o come altrimenti consentito dal CCPA, o (b) al di fuori del rapporto commerciale diretto tra il Cliente e Nitro; (iv) nella misura in cui il Cliente divulga o rende disponibile in altro modo Dati Deidentificati a Nitro, Nitro dovrà (a) adottare misure ragionevoli per garantire che i Dati Deidentificati non possano essere associati a un individuo o a un nucleo familiare, (b) impegnarsi pubblicamente a mantenere e utilizzare le informazioni in forma deidentificata e non tentare di reidentificare le informazioni, e (c) obbligare contrattualmente qualsiasi ulteriore destinatario a rispettare tutte le disposizioni di questo sotto-paragrafo (iv); (v) non combinare il PI del Cliente riguardante un individuo che Nitro riceve da, o per conto di, un Cliente con informazioni personali che riceve da, o per conto di, un'altra persona, o raccoglie dall'interazione di Nitro con l'individuo, a condizione che Nitro possa combinare il PI del Cliente per svolgere qualsiasi Scopo Commerciale come definito in qualsiasi normativa rilevante adottata ai sensi del CCPA; (vi) notificare al Cliente se ingaggia un subappaltatore per elaborare il PI del Cliente e divulgare il PI del Cliente a tale subappaltatore in base a un contratto scritto che include termini che forniscono lo stesso livello di protezione di tale PI come quelli richiesti dal CCPA; (vii) implementare misure organizzative e tecniche adeguate alla natura del PI del Cliente per proteggere la sicurezza del PI del Cliente e dei sistemi da accessi, distruzioni, utilizzi, modifiche o divulgazioni non autorizzate; (viii) notificare al Cliente se Nitro determina che non può più soddisfare i propri obblighi ai sensi del CCPA; (ix) notificare al Cliente se Nitro riceve una richiesta per esercitare i diritti sulla privacy da un individuo riguardante il PI del Cliente di tale individuo (una “Richiesta”). Nitro non comunicherà in altro modo con un individuo riguardo la sua Richiesta a meno che il Cliente non indichi a Nitro di farlo o Nitro sia obbligato a comunicare con un individuo ai sensi della legge applicabile. Nitro fornirà, in modo coerente con la natura e la funzionalità dei servizi forniti ai sensi di questo DPA e con il ruolo di Nitro come Fornitore di Servizi, supporto ragionevole al Cliente per consentire al Cliente di rispondere e rispettare una Richiesta ai sensi del CCPA; e non più di una volta all'anno, metterà a disposizione del Cliente, su richiesta, informazioni ragionevolmente necessarie per dimostrare il rispetto di questa Sezione 1, inclusi riassunti delle politiche di privacy e sicurezza applicabili per revisione e scopi di audit.

1.2 Certificazione. Nella misura in cui Nitro è un Contraente, Nitro certifica di comprendere e di rispettare le restrizioni stabilite nella Sottosezione 1.1.

1.3 Uso del PI da parte del Cliente. Nella misura in cui il Cliente divulga, condivide o rende disponibile in altro modo il PI del Cliente a Nitro, il Cliente lo fa per lo specifico Scopo Commerciale stabilito in questo Addendum sul Trattamento dei Dati. Il Cliente può adottare misure ragionevoli e appropriate per garantire che Nitro utilizzi il PI del Cliente trasferito a Nitro in un modo coerente con gli obblighi del Cliente ai sensi del CCPA. Il Cliente può, previo ragionevole preavviso a Nitro, adottare misure ragionevoli e appropriate per fermare e rimediare all'uso non autorizzato del PI del Cliente.

1.4 Definizioni. I termini con iniziale maiuscola utilizzati in questa Sezione 1 che non sono altrimenti definiti in questo Addendum sul Trattamento dei Dati avranno i significati ad essi assegnati ai sensi del CCPA. Ai fini di questa Sezione 1, “CCPA” significa il California Consumer Privacy Act e qualsiasi regolamento di attuazione emesso, ciascuno così come modificato (incluso il California Privacy Rights Act e qualsiasi regolamento promulgato a tal fine).