Considérations de sécurité lors du choix d'une solution de signature électronique

Nous avons expliqué comment l'adoption rapide des signatures électroniques permet non seulement aux organisations de poursuivre leurs activités dans l'économie numérique actuelle, mais aussi d'améliorer l'efficacité, l'expérience, la conformité et la durabilité. Pour bénéficier de tous ces avantages, les entreprises doivent toutefois s'assurer que la solution de signature électronique qu'elles choisissent est en mesure de respecter le labyrinthe de règles et de réglementations qui régissent leur activité.

La dernière chose qu'une organisation souhaite faire est d'ajouter à la complexité. Elle ne veut pas avoir à déployer une solution qui réponde aux besoins de son équipe juridique, une autre pour les ressources humaines et encore une autre pour l'ingénierie. Pourtant, c'est ce que de nombreuses organisations constatent lorsqu'elles examinent leur environnement. Une  étude récente de Deloitte  a révélé que les travailleurs alternent entre différentes applications professionnelles 10 fois par heure, ce qui se traduit par une perte de productivité de 32 jours par an.

Il est temps de prendre du recul et d'évaluer vos outils pour voir s'il est possible de consolider et de rationaliser la façon dont le travail est effectué dans votre organisation. Que faut-il donc rechercher en matière de signatures électroniques ? En un mot, la sécurité.

Pourquoi la sécurité est-elle si importante ?

À mesure que le travail hybride prend de l'ampleur et que les entreprises transfèrent une plus grande partie de leurs activités vers le cloud, elles ont besoin de savoir qu'elles peuvent se fier à la confidentialité et à l'intégrité de l'ensemble de leurs flux de travail. Elles doivent également protéger leurs données et leurs opérations contre des cyberattaques de plus en plus sophistiquées (et fréquentes).

La sécurité intégrée des signatures électroniques

En matière de signature, l'authenticité et la sécurité sont des priorités. Chaque type de signature électronique est déjà plus sûr qu'une signature manuelle sur papier. Techniquement, il s'agit d'un code mathématique qui garantit que le document ne peut être modifié après la signature. Il en va de même pour les éléments liés à l'identité de la personne, car elle capture l'intention d'une personne d'accepter le contenu du document électronique, du contrat ou de l'ensemble de données.

Grâce au cryptage du document, vous avez la garantie que le document est resté inchangé après la signature, qu'il s'agisse d'une seule page ou d'un ensemble de documents. En outre, vous pouvez mettre en place une administration des consentements, qui permet d'obtenir une autorisation explicite pour le document (conformément au GDPR et à d'autres directives). Cela permet aux signatures électroniques d'être légalement reconnues et applicables dans presque toutes les régions du monde.

La flexibilité des signatures électroniques

En fonction du type de sécurité dont vous avez besoin, qui est généralement basé sur la valeur de la transaction et/ou les directives réglementaires en vigueur, vous pouvez ajuster le niveau de sécurité que vous appliquez. Bien entendu, cela suppose que la solution que vous utilisez offre l'étendue des capacités et la flexibilité nécessaires. Par exemple, vous pouvez déterminer jusqu'où vous voulez aller pour confirmer l'identité du signataire et comment vous voulez transférer le document (par exemple, en cryptant ou non et en renforçant le cryptage utilisé). En appliquant le bon niveau, vous pouvez trouver le bon équilibre entre commodité et sécurité.

Différentes méthodes de signature à prendre en compte

• Lessignatures simples - Elles prouvent l'acceptation/approbation générale du document par le signataire. Il peut s'agir d'une image scannée d'une signature, d'une signature dessinée manuellement sur l'écran d'un ordinateur (et sauvegardée numériquement), d'un clic sur un bouton "J'accepte", etc.

• Signatures avancées - Elles offrent un niveau plus élevé de vérification de l'identité du signataire, de sécurité et d'inviolabilité. La signature doit être liée de manière unique au signataire et créée sous le contrôle exclusif de ce dernier (l'authentification multifactorielle est facultative).

• Signatures qualifiées - Il s'agit de signatures non répudiées. Elles sont étayées par un certificat délivré et certifié par un prestataire de services de confiance qui identifie le signataire à 100 %. Une vérification initiale en face à face ou un processus équivalent est requis, de même qu'une authentification multifactorielle.

L'importance de l'identité - Assurez-vous de pouvoir vérifier les signataires

• la biométrie
• cartes à puce / jetons
• Combinaisons de login et de mot de passe (y compris l'authentification unique)
• Mots de passe à usage unique (par SMS et par courriel)
• Identités mobiles
• Authentification bancaire
• Services gouvernementaux

Bien que l'authentification ne soit pas nécessairement synonyme d'une expérience utilisateur plus lourde, elle reste plus complexe et exige davantage de l'utilisateur qu'un simple gribouillage avec le doigt sur un smartphone ou un ordinateur de bureau. C'est pourquoi il est important de comprendre vos différents cas d'utilisation et d'appliquer le bon niveau de sécurité pour répondre à vos besoins commerciaux et de conformité.

Pour plus d'informations

Pour en savoir plus sur les différentes réglementations, méthodes de signature et options de sécurité des signatures électroniques, consultez " The Ultimate Guide to Electronic Signatures ". Il vous aidera à évaluer les différentes solutions de signature électronique, afin que vous puissiez choisir une plateforme unique pour tous vos besoins et commencer à maximiser la sécurité et la valeur de vos flux de travail numérisés.