Modèle de mémorandum

Dans cette section, nous aborderons les points suivants

Qu'est-ce qu'un mémorandum ?
Que comprend un mémorandum ?
Quand envoyer une note de service
Conseils pour rédiger des notes de service efficaces
Envoi sécurisé d'une note de service

Qu'est-ce qu'une note de service ?

Une note de service est une lettre courte et formelle destinée à attirer l'attention sur une question ou un problème et à inciter le lecteur à prendre des mesures. Dans le monde des affaires, un mémorandum peut également être utilisé pour informer les employés ou les clients de nouvelles politiques et pratiques. En règle générale, un mémorandum est utilisé pour la communication écrite interne. Aujourd'hui, les mémorandums peuvent être envoyés par courrier électronique, mais le format de base reste le même.

Que contient un mémorandum ?

Comme une lettre, un mémorandum comporte quatre parties essentielles dans son en-tête. Il s'agit de

À : Cette ligne indique qui est le destinataire, et il peut s'agir d'un groupe de personnes plutôt que d'un individu.
De : Cette ligne indique l'identité de l'expéditeur
Date : Il s'agit de la date d'envoi du mémorandum.
RE : Cette ligne indique l'objet principal de la note.

L'exemple de note présente ces quatre lignes. Après cette introduction, vous rédigerez la lettre elle-même.

Quand envoyer une note de service

Dans le monde des affaires, l'envoi d'une note de service aux employés ou aux clients est acceptable dans de nombreux cas. C'est le cas notamment

Lorsque l'on modifie les structures tarifaires
Lorsque vous ajoutez ou supprimez des politiques
Lorsque vous abordez un problème
lors de l'affichage du calendrier des réunions
En tant que rappel pour les équipes
Pour résumer les conditions et les accords
Pour apporter des modifications aux procédures

Chaque fois que vous devez avertir un grand groupe de personnes d'un changement ou d'un ajout, un mémorandum facilite la tâche.

Conseils pour rédiger des notes de service efficaces

Pour rédiger un mémo efficace, veillez à ce que votre texte soit ciblé et bref. Vous devez traiter le sujet en profondeur tout en évitant les phrases trop longues et les styles d'écriture verbeux.

Les notes de service doivent avoir un ton professionnel. Ils ne doivent pas non plus contenir d'informations sensibles, car ils ont tendance à être envoyés à de nombreuses personnes à la fois.

Le paragraphe ou la phrase d'ouverture doit énoncer l'objectif de la note et ce que vous voulez que le lecteur sache ou fasse. Il se poursuit avec les détails et se termine par une réaffirmation de l'objectif ou de l'action.

Utilisez des phrases et des paragraphes courts, afin que le lecteur puisse parcourir le mémo sans manquer d'informations. Si la note est longue, utilisez des puces pour que le lecteur puisse la parcourir facilement.

Enfin, veillez à ce que le mémo donne au lecteur une mesure à prendre. C'est ce qui le rendra efficace. Consultez l'exemple de note pour voir comment procéder.

Envoi sécurisé d'un mémorandum

Pour qu'un mémorandum parvienne à toutes les personnes concernées, vous devez l'envoyer en toute sécurité. Nitro Sign vous permet d'envoyer des documents en toute sécurité à qui vous voulez. Vous pouvez même recueillir des signatures pour vérifier que les destinataires ont bien lu le mémo et reçu l'information. Commencez votre essai gratuit de Nitro Sign pour découvrir comment il peut vous aider à distribuer des mémos plus efficacement.