Quel est le coût réel pour votre entreprise du traitement manuel des documents ?

Un chef de service demande un nouveau recrutement pour ce trimestre, et la justification tient généralement en une seule phrase : l’équipe est débordée, la charge de travail a augmenté, il faut quelqu’un pour prendre le relais. Ce qui est plus difficile à intégrer dans cette même phrase, c’est à quoi servent réellement les heures de travail de l’équipe actuelle. Un membre de cette équipe est probablement en train de reformater un contrat avant de le transmettre au service juridique, de reconvertir un formulaire d’admission numérisé en un format lisible par le système, ou de courir après une signature avant l’expiration d’un délai, et aucune de ces tâches n’apparaît comme une ligne distincte dans le compte de résultat.

Une nouvelle enquête Nitro a chiffré précisément cet écart. Menée auprès de 239 cadres supérieurs et de 1 100 responsables et directeurs issus des secteurs des services financiers, du droit, de l’industrie, de la santé et de l’immobilier aux États-Unis, au Royaume-Uni et au Canada, l’étude à l’origine du rapport « The State of AI in Document Workflows : Combler le fossé entre les promesses de l’IA et la productivité  a mesuré le nombre d’heures que les employés d’entreprise consacrent chaque semaine à des tâches manuelles liées aux documents, ce qui empêche les organisations d’y remédier, et la valeur réelle de cette solution une fois mise en place.

Le nombre d’heures est supérieur à ce que la plupart des budgets prévoient

Demandez à un responsable quelle part de la semaine de son équipe est consacrée au traitement manuel des documents (édition, conversion de formats, compression, fusion, extraction de texte, expurgation) et la réponse sera généralement élevée. Plus de la moitié des responsables (62 %) indiquent que les collaborateurs de leur équipe consacrent six heures ou plus par semaine à ce type de tâches, et près d’un tiers (31 %) estiment ce chiffre à plus de 11 heures. Interrogés sur la même question concernant l’ensemble de leur organisation, les cadres dirigeants font état d’un chiffre encore plus élevé : 84 % indiquent six heures ou plus par semaine, et plus de la moitié (54 %) mentionnent 11 heures ou plus.

On pourrait facilement supposer que les dirigeants ont une vision plus restreinte d’un problème aussi détaillé, mais les données indiquent le contraire : les cadres supérieurs perçoivent l’ampleur du travail manuel lié aux documents au sein de l’organisation au moins aussi clairement que les responsables au niveau de leur service. Ces deux chiffres mettent en évidence le même problème sous-jacent, et celui-ci est suffisamment important pour être pris en compte dans le budget de l’année prochaine.

Ce que coûtent réellement six heures par semaine, par employé

Une fois ces heures mises sur la table, le service financier dispose d’éléments concrets sur lesquels s’appuyer. Avec un coût global d’environ 40 dollars de l’heure, six heures par semaine consacrées au traitement manuel des documents représentent une perte de productivité d’environ 12 500 dollars par employé et par an. À raison de 11 heures par semaine, ce chiffre s’élève à environ 22 800 dollars par employé et par an.

Appliquez ce calcul à une organisation de 1 000 personnes en prenant l’estimation la plus basse de six heures, et la perte de productivité dépasse les huit chiffres par an, sans qu’aucune nouvelle embauche, aucun contrat avec un prestataire ni aucun poste budgétaire ne vienne l’expliquer. Ce chiffre est déjà intégré dans les coûts actuels liés aux effectifs de l’organisation ; il n’a tout simplement pas été isolé et identifié.

Les préoccupations liées au budget et au retour sur investissement font partie des facteurs qui freinent la mise en place de solutions

Si le coût est aussi visible, la question qui se pose naturellement est de savoir pourquoi davantage d’organisations n’ont pas comblé ce déficit. Une partie de la réponse réside dans le même débat budgétaire qui est à l’origine du problème. Parmi les cadres dirigeants, les coûts de mise en œuvre élevés constituent le principal obstacle au déploiement de l’IA dans les flux de travail documentaires pour 36 % d’entre eux, les contraintes budgétaires pour 34 % et l’absence de retour sur investissement avéré pour 22 %. Les responsables citent un ensemble similaire de préoccupations, les coûts de mise en œuvre (29 %), les contraintes budgétaires (28 %) et l’absence de retour sur investissement avéré (24 %) se classant tous derrière la sécurité, qui arrive en tête de liste pour les deux groupes (54 % des responsables, 49 % des cadres dirigeants).

On se retrouve donc face à un cercle vicieux : le coût de l’inaction est déjà suffisamment élevé pour être quantifié, tandis que le coût de la mise en œuvre est précisément ce qui freine la décision.

Lorsque l’IA appliquée aux documents est réellement déployée, le retour sur investissement est mesurable

Cet argument commercial s’appuie sur des données concrètes. Le précédent rapport  de Nitro sur l’IA d’entreprise  a révélé que les organisations ayant véritablement intégré l’IA documentaire dans leur travail quotidien économisent en moyenne neuf heures ou plus par semaine et par employé, ce qui représente environ 26 millions de dollars de gain de productivité annuel pour une entreprise de 1 000 personnes, avec un retour sur investissement de 2,5 fois et unà six mois. Il s’agit là d’une exception notable dans un contexte où 44 % des entreprises déclarent ne pas encore être en mesure de mesurer un retour sur investissement clair pour leurs investissements plus généraux dans l’IA. Parmi tous les domaines dans lesquels les entreprises investiront dans l’IA en 2026, les flux de travail documentaires comptent parmi ceux qui s’amortissent le plus rapidement et qui sont les plus faciles à justifier devant un conseil d’administration.

Pour les responsables financiers qui préparent le dossier de l’année prochaine en faveur de l’IA appliquée aux documents, le chiffre de départ figure déjà dans la masse salariale de cette année, n’attendant qu’à être mis en avant.

Découvrez l’intégralité des conclusions dans le rapport « The State of AI in Document Workflows  ».