Con Nitro Sign para SharePoint, puedes enviar varios documentos juntos en un mismo sobre, añadir destinatarios, preparar campos de firma, autofirmar documentos, comprobar el estado de las solicitudes y guardar automáticamente los documentos firmados en SharePoint.
Nota: Nitro Sign para SharePoint está disponible para los usuarios de Nitro Sign Enterprise. La disponibilidad puede depender de la región de tu organización y de la configuración del administrador.
Requisitos
Asegúrate de que dispones de:- Una cuenta de Nitro Sign Enterprise
- Acceso al sitio de SharePoint y a la biblioteca de documentos que desees utilizar
- Permiso para seleccionar y enviar documentos desde la carpeta de SharePoint
- La aplicación Nitro Sign para SharePoint instalada y habilitada para tu sitio de SharePoint
Empezar
- Ve a SharePoint
- Abre la biblioteca de documentos que contiene los archivos que deseas enviar para su firma
- Selecciona uno o varios documentos
- Abre el menú de acciones del archivo
- Selecciona «Enviar para firma con Nitro Sign»
- Inicia sesión en Nitro Sign si se te solicita
- Revisa los documentos seleccionados
- Reordena los documentos si es necesario
- Añade destinatarios
- Configura el flujo de trabajo de firma
- Añade los campos de firma y cualquier otro campo obligatorio
- Envía la solicitud de firma
Una vez enviada la solicitud, se le redirigirá a SharePoint.
Nota: Nitro Sign para SharePoint utiliza Nitro Sign para completar el flujo de trabajo de firma. Es posible que se le redirija desde SharePoint a Nitro Sign para iniciar sesión, preparar la solicitud o comprobar el estado.
Enviar documentos para su firmac
Utiliza la opción «Enviar para firma» para crear una solicitud de firma desde SharePoint.
Puede seleccionar varios documentos compatibles y enviarlos juntos en un único sobre. Un sobre agrupa los documentos en un único paquete de firma.
Los tipos de archivo compatibles incluyen:- Imágenes
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Microsoft PowerPoint
Nota: Si uno o varios de los archivos seleccionados no cumplen los requisitos del sobre, Nitro Sign mostrará un mensaje de error antes de que se pueda enviar la solicitud.
Firmar un documento por cuenta propia
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Utiliza el flujo de trabajo de firma para añadir tu propia firma a un documento.
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Selecciona el documento o documentos deSharePoint. Eligela opción de firma deNitro Sign.
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Inicia sesiónen Nitro Sign si se te solicita
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Añade los campos que necesites completar
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Aplica tu firma
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Finaliza el proceso de firma
Comprueba el estado de la solicitud
Utilice «Comprobar estado» para ver el estado de las solicitudes de firma creadas desde SharePoint.
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Acceder a SharePoint
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Abre las opciones de Nitro Sign para SharePoint
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Selecciona «Comprobar estado».
Se te redirigirá a tu cuadrícula de estado, donde podrás ver los sobres creados desde SharePoint.
Nota: También puede consultar el estado de sus sobres en la sección «Mis documentos» de Nitro Sign. Allí encontrará todos sus sobres, incluidos los creados a través de SharePoint, en la pestaña «Varios documentos».
Nota: El estadodetallado de los sobres, como el número de documentos que se han firmado dentro de un sobre, no se muestra actualmente en la integración con SharePoint.
Buscar documentos firmados y completados
Cuando finaliza el flujo de trabajo de firma, Nitro Sign guarda los documentos completados de nuevo en SharePoint.
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Los documentos firmados y completados se guardan en la carpeta «Documentos firmados» de SharePoint.
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La estructura de la carpeta es la siguiente: Documentos firmados / <Nombre del sobre-firmado> / <Todos los archivos del sobre>
Además, se notifica a los usuarios por correo electrónico cuando finaliza el proceso de firma.
Configuración del administrador
Para que los usuarios puedan utilizar Nitro Sign para SharePoint, es posible que un administrador de SharePoint tenga que instalar y autorizar la aplicación. Para obtener más información sobre la configuración de administrador, consulta la Guía del usuario de administración de SharePoint .
El administrador de SharePoint puede:
- Añadir la aplicación Nitro Sign para SharePoint a un sitio de SharePoint
- Conceder el acceso necesario a SharePoint
- Controlar el acceso de los usuarios mediante las licencias de Nitro Sign Enterprise
- Revocar el acceso eliminando la licencia de Nitro Sign Enterprise del usuario
Nota: La opción «Autorizar el acceso a Microsoft» solo está disponible para los administradores.
Notas y limitaciones
- Nitro Sign para SharePoint está disponible para los usuarios de Nitro Sign Enterprise.
- La integración permite enviar varios documentos juntos en un mismo sobre.
- Los tipos de archivo admitidos son PDF, imágenes, Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint.
- Cada documento puede tener un tamaño máximo de 20 MB.
- Cada sobre puede contener hasta 15 documentos.
- El tamaño total del paquete del sobre puede ser de hasta 300 MB.
- Cada sobre puede incluir hasta 200 destinatarios.
- Cada documento puede contener hasta 250 páginas.
- Los documentos firmados se guardan de nuevo en SharePoint, en la carpeta «Documentos firmados».
- No se pueden añadir ni eliminar documentos del sobre una vez que se han cargado en el flujo de trabajo de firma.
- Es posible que Nitro Sign para SharePoint no esté disponible en todas las regiones.