Voorbeeldnota

• Wat is een memorandum?
• Wat staat er in een memorandum?
• Wanneer moet je een memo sturen?
• Tips voor het schrijven van effectieve memo's
• Een memorandum veilig verzenden

Wat is een memo?

Een memorandum is een korte, formele brief die bedoeld is om de aandacht te vestigen op een probleem en de lezer aan te zetten tot actie. In het bedrijfsleven kan een memorandum ook worden gebruikt om werknemers of klanten te informeren over nieuw beleid en nieuwe praktijken. Gewoonlijk wordt een memorandum of memo gebruikt voor interne schriftelijke communicatie. Tegenwoordig kunnen memo's per e-mail worden verstuurd, maar het basisformaat blijft hetzelfde.

Net als een brief heeft een memorandum vier basisonderdelen. Deze zijn:

• Aan: In deze regel staat wie de ontvanger is, en dat kan een groep mensen zijn in plaats van een individu.
• Van: In deze regel staat wie de afzender is
• Datum: Dit is de datum waarop het memorandum wordt verzonden
• RE: Dit is de onderwerpregel die het hoofdonderwerp van de memo aangeeft

Het voorbeeldmemorandum toont deze vier regels. Na deze inleiding maak je de brief zelf.

In het bedrijfsleven zijn er veel momenten waarop het sturen van een memo naar werknemers of klanten acceptabel is. Dit omvat:

• Bij het wijzigen van tariefstructuren
• Bij het toevoegen of schrappen van beleidsregels
• Bij het aanpakken van een probleem
• Bij het bekendmaken van vergaderschema's
• Als geheugensteuntjes voor teams
• Om voorwaarden en afspraken samen te vatten
• Bij het maken van procedurele wijzigingen

Telkens wanneer je een grote groep mensen op de hoogte moet brengen van een verandering of toevoeging, is een memo een makkelijke manier om dit te doen.

Om een effectieve memo te schrijven, moet je ervoor zorgen dat je doelgericht en kort schrijft. Je moet het onderwerp grondig behandelen en lange zinnen en breedsprakige schrijfstijlen vermijden.

Memo's moeten een professionele toon hebben. Ze mogen ook geen gevoelige informatie bevatten, omdat ze vaak naar veel mensen tegelijk worden gestuurd.

De openingsalinea of -zin moet het doel van de memo aangeven en wat je wilt dat de lezer weet of doet. Volg dit op met de details en sluit af met een herformulering van het doel of de actie.

Gebruik korte zinnen en alinea's, zodat de lezer de memo kan doorbladeren zonder informatie te missen. Als de memo lang is, gebruik dan opsommingstekens om ervoor te zorgen dat de lezer de memo gemakkelijk kan doorbladeren.

Zorg er ten slotte voor dat de memo de lezer een actiegerichte stap geeft. Dit maakt de memo effectief. Bekijk het voorbeeldmemorandum om te zien hoe je dit doet.

Om ervoor te zorgen dat een memo bij de juiste mensen terecht komt, moet je het veilig versturen. Met Nitro Sign kun je documenten veilig versturen naar wie je maar wilt. Je kunt zelfs handtekeningen verzamelen om te controleren of de ontvangers de memo hebben gelezen en de informatie hebben ontvangen. Start je gratis proefversie van Nitro Sign  om te ontdekken hoe je memo's effectiever kunt verspreiden.