Una società di servizi immobiliari con sede negli Stati Uniti, che supporta gli agenti nell’acquisto, nella vendita e nell’affitto di immobili negli Stati Uniti e in Canada, gestisce enormi volumi di documenti. Accordi di vendita, informative, contratti, modifiche e documenti di chiusura accompagnano ogni transazione, e ciascuno di essi comporta requisiti di conformità e di audit che non lasciano spazio ad errori. Per un’organizzazione che opera su questa scala, il software per la gestione dei documenti è un’infrastruttura fondamentale che deve reggere al controllo normativo a un costo scalabile su migliaia di postazioni.
L’azienda era ormai insoddisfatta dei prezzi in aumento di Adobe e delle sue tattiche di rinnovo intransigenti, e alla fine nel 2018 ha abbandonato completamente Adobe adottando Nitro in tutta l’organizzazione. Quando in seguito Adobe è tornata con un’offerta aggressiva per riconquistare il cliente, la decisione si è basata sul rapporto qualità-prezzo. Nitro stava già fornendo ciò di cui i team avevano bisogno a una frazione del costo, rendendo facile per l’azienda la scelta di rimanere con questa soluzione — una scelta che, in definitiva, ha permesso all’organizzazione di risparmiare circa 125.000 dollari all’anno sui costi di licenza rispetto ad Adobe.
In un settore fortemente regolamentato, i costi devono essere valutati insieme alla conformità. Le transazioni immobiliari e quelle relative ai mutui sono soggette a norme di divulgazione, requisiti di revisione e standard di validità delle firme elettroniche che rendono l’integrità dei documenti non negoziabile. Nitro gestisce tutto questo senza costringere a un compromesso tra conformità e costi: firme elettroniche sicure e legalmente valide, controllo affidabile delle versioni e flussi di lavoro pronti per la revisione contabile lungo l’intero ciclo di vita dei documenti. Per i team responsabili dell’accuratezza normativa, è proprio questa affidabilità a giustificare il passaggio a un’unica piattaforma a basso costo.
L’acquisto delle licenze è semplice, ma l’adozione duratura a livello aziendale è un indicatore di successo ben più difficile da raggiungere. Su 2.500 postazioni, l’87% degli utenti con licenza è attivo su Nitro. Per una forza lavoro che si occupa di documenti tutto il giorno, questa cifra riflette uno strumento che si adatta al modo in cui le persone lavorano realmente, piuttosto che uno che rimane inutilizzato in un contratto. Un’adozione a quel livello offre ai team IT e di approvvigionamento un ritorno sull’investimento giustificabile e dimostra che la piattaforma regge su larga scala.
Le organizzazioni che stanno affrontando una fusione o un’acquisizione si trovano di fronte a una serie complessa di decisioni relative ai fornitori, spesso in presenza di contratti sovrapposti e duplicati. Un risultato come questo offre a quei team un punto di riferimento concreto: 2.500 postazioni standardizzate su un’unica piattaforma, un tasso di adozione dell’87%, una comprovata riduzione dei costi rispetto ad Adobe e flussi di lavoro di conformità che reggono in un settore regolamentato. Ciò dimostra quali risultati si possano ottenere standardizzando su un’unica piattaforma documentale in un’ampia forza lavoro combinata, anziché trasferire più fornitori e i relativi costi nell’organizzazione risultante dalla fusione.
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