Verander van aanbieder van e-handtekeningen zonder uw bedrijfsvoering te verstoren: een gids

Uw eSignature-software is een pijler van uw productiviteit, dus de gedachte om van provider te veranderen geeft u waarschijnlijk visioenen van chaos en downtime.

Maar met het juiste eSignature-platform kan het een soepele, naadloze migratie naar software zijn die uw efficiëntie transformeert, gebruikers- en klantervaringen verbetert en de kosten verlaagt.

Deze stap-voor-stap handleiding zal u helpen bij het plannen van een schone overstap naar een betere eSign-provider, terwijl operationele onderbrekingen vermeden worden.

Alleen door de tekortkomingen van uw huidige eSign-oplossing te beoordelen, kunt u bepalen welke functies u in een nieuwe oplossing wilt en nodig hebt.

Bijvoorbeeld:

• Integreert uw huidige oplossing niet met bepaalde tools, wat de complexiteit van uw IT-stack vergroot?
• Voldoet het aan uw eSign-beveiligingsnormen of wettelijke vereisten?
• Of zullen gebruikers het gewoon niet gebruiken omdat het te moeilijk en omslachtig is?

Deze informatie zal uw volgende stap bepalen - de vereisten voor een nieuwe eSign-oplossing en -verkoper.

Maak een lijst met vereisten voor uw nieuwe eSign-software, zodat u de functies en mogelijkheden van verkopers en hun oplossingen gemakkelijk kunt evalueren. Het is van cruciaal belang om het volgende op uw lijst op te nemen om een storingsvrije migratie te garanderen:

• Toegewijde ondersteuning voor verandermanagement: Wijzigingsbeheer moet een inherent onderdeel zijn van het eSign-aanbod van uw leverancier. De aanbieder moet in staat zijn om duidelijk af te bakenen hoe hij uw overgang zal ondersteunen, uw teams zal opleiden, op problemen zal reageren en communicatief zal blijven.
  
• Een gratis proefversie of een zakelijk pilotprogramma: Je moet het proberen voordat je het koopt. Overweeg alleen eSign-oplossingen die u laten deelnemen aan een gratis proefperiode of die pilotprogramma's aanbieden voor grotere teams en organisaties. Dit maakt het ook een meer naadloze overgang als u besluit de oplossing te implementeren.
  
• Integratie met uw bestaande systemen: Vermijd eSign-tools die uw IT-stapel alleen maar uitbreiden en niet goed samenwerken met uw bestaande software.
  
• Compliance en beveiliging: Sterke cyberbeveiligingsprotocollen en beleidsregels zijn ononderhandelbaar, en uw eSign-verkoper moet u de zekerheid bieden dat uw organisatie beschermd wordt en aan de regels voldoet.

Wereldwijde organisaties kiezen om al deze redenen en nog veel meer voor Nitro als hun voorkeursleverancier van e-handtekeningen.

Tijdens de proeffase ontwikkelen we een grondig begrip van de behoeften van onze klanten, zodat de overstap naar Nitro moeiteloos verloopt. Neem het aan van mozzeno, die nu 60,000 compliant eSignatures per jaar verwerkt met Nitro.

"Nitro's inzicht in de behoeften van mozzeno leidde tot een strategische implementatie die was afgestemd op onze unieke uitdagingen."

Frédéric Dujeux, mede-oprichter van mozzeno 

Zoals hierboven vermeld, is het uitproberen van uw nieuwe eSign-software met een proefprogramma een uitstekende manier om uw teams de oplossing te laten uitproberen en uw ROI bij te houden voordat u een beslissing neemt.

Het zorgt er niet alleen voor dat u de juiste keuze voor uw geld maakt, het geeft u ook de tijd om eventuele vragen of aanpassingen met uw nieuwe provider door te nemen. Gebruik de pilotfase om scenario's uit de praktijk te testen waarin u de eSign-tool nodig hebt en verzamel eerlijke feedback van gebruikers.

Nadat uw pilot is afgelopen, moet uw leverancier u sneller en gemakkelijker volledig kunnen migreren naar de oplossing, omdat de meeste van uw vereisten en aanpassingsbehoeften al aanwezig zijn.

Hoewel het live gaan met nieuwe software voor veel organisaties de engste stap kan zijn, moet uw eSign-leverancier een gedocumenteerd proces en directe communicatie tijdens uw implementatie bieden.

Nitro heeft dit proces voor onze klanten geperfectioneerd met behulp van een bewezen methodologie. U kunt vertrouwen op onze zeer bekwame en responsieve specialisten om ervoor te zorgen dat u weinig tot geen verstoring van uw dagelijkse workflows en activiteiten ervaart.

"De integratie van Nitro's oplossing voor digitale handtekeningen verliep heel soepel. Slechts 24 uur na onze beslissing was de oplossing volledig omgedoopt tot Four & Five en klaar voor gebruik."

Anneleen Vander Elstraeten, Managing Partner van Four & Five

Training moet gemakkelijk, snel en pijnloos zijn voor gebruikers, anders zullen ze de waarde van uw nieuwe oplossing niet maximaliseren.

Uw personeel moet training en ondersteuning krijgen met diepgaande hulpmiddelen, zodat zowel eSign beginners als professionals de tool effectief gebruiken en enthousiast raken over hoe het hen zal helpen bij hun dagelijkse taken.

Nitro biedt uitgebreide training en persoonlijke ondersteuning, evenals realtime analyses waarmee u het gebruik en de ROI van onze PDF- en eSign-oplossingen kunt volgen.

Bekijk de acceptatiegraad van gebruikers en bekijk de productiviteitsverbeteringen na de implementatie, en krijg hulp 24/7 met een gekwalificeerd ondersteuningsteam dat altijd klaar staat voor het oplossen van problemen of vragen.

Als u wilt overstappen op andere eSign-oplossingen, sluit u zich dan aan bij de duizenden organisaties over de hele wereld die de voorkeur geven aan Nitro's bewezen verandermanagement, toegewijde klantenservice en superieure training en ondersteuning. Wij zijn er om u te helpen uw digitale transformatie te versnellen.

"Dankzij de expertise van Nitro konden we e-handtekeningen naadloos in ons digitale platform integreren. Het heeft ons geholpen tijd te besparen voor onze klanten en medewerkers, ons digitale aanbod te verbeteren en een superieure gebruikerservaring te bieden."

Maxim D'Hoogh, Product Manager bij Degroof Petercam

Meer informatie over de veilige eSignature-oplossingen en flexibele licentieopties van Nitro vindt u op Neem contact op met onze experts Vandaag.