Nitro-blog

E-mail is niet het volledige verhaal

ijsberg.jpg

Dit artikel is deel 3 in onze serie van productiviteitspsycholoog Melissa Gratias .

Een advocaatcliënt van mij ontving een lange e-mail van een overstuur cliënt. De cliënt noemde vijf punten van ontevredenheid over de vertegenwoordiging van haar advocaat en verzocht om een telefoontje om de problemen te bespreken. De advocaat moest de punten in de e-mail documenteren, evenals de punten die in het daaropvolgende telefoongesprek werden besproken. Moet hij de e-mail gewoon uitprinten en een pen pakken om aantekeningen in de kantlijn te maken?

In het beste geval vertelt een individuele e-mail de helft van een verhaal. De rest van het verhaal speelt zich af in ganggesprekken, vergaderingen, vervolgmails, sms'jes, instant messages en aan de telefoon. Het kan zijn dat één gesprek uit veel verschillende informatiebronnen moet worden samengesteld. Voor de echt kritische gesprekken moet de informatie op één plek worden samengebracht.

PDF is een geweldige manier om informatie die in verschillende programma's is gemaakt, te consolideren, vooral wanneer u het uiteindelijke bestand kunt bewerken en annoteren. Hoewel er een tijd en plaats is voor haastig gekrabbelde notities op afgedrukte pagina's, is het omgaan met een ontevreden klant er meestal niet een van.

Laten we ons voorstellen hoe de advocaat dit kritische gesprek met zijn cliënt beter zou kunnen documenteren met Nitro PDF Pro .

Voorafgaand aan het gesprek converteert hij de e-mail die zijn klant hem heeft gestuurd naar PDF met behulp van de Outlook-plug- in. Met die pdf open op het scherm voor hem belt hij haar.

Tijdens het gesprek benadrukt hij bepaalde punten die in de e-mail zijn gemaakt en selecteert hij 'Notitie toevoegen' om de mondelinge opmerkingen van de klant op te nemen.

Review-tab.jpg

Op een gegeven moment merkt ze op dat ze niet "nooit" bedoelde, maar eigenlijk "niet vandaag" bedoelde in een van de e-mailzinnen, dus voegt hij nog een opmerking toe om haar betekenis te verduidelijken.

Tegen het einde van het gesprek verwijst de cliënt naar de opdrachtbrief en kan de advocaat het document ook gemakkelijk in zijn pdf invoegen . Na een productieve discussie geeft de cliënt toe dat ze eigenlijk maar van streek is over twee van de vijf punten, dus de advocaat benadrukt ze om ze te benadrukken.

Nadat het gesprek is beëindigd en hij de volgende stappen heeft gedocumenteerd, voegt hij een "vertrouwelijk" watermerk toe aan de PDF, past wachtwoordbeveiliging toe en bewaart deze samen met de rest van de digitale bestanden van deze klant.

Met Nitro PDF Pro heeft de advocaat een geconsolideerd document dat het probleem, de oplossing en alle ondersteunende details van de interactie laat zien. Jaren later kan hij deze pdf tevoorschijn halen en het gesprek volledig reconstrueren als dat nodig mocht zijn.

Het beoordelen en annoteren van een PDF met behulp van de functies van Nitro PDF Pro is een superieure manier om kritieke gesprekken te documenteren, vooral die afkomstig zijn uit een e-mail. Onthoud dat uw e-mails slechts een deel van het verhaal vertellen.

Toekomst van werk

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Ontdek hoe de pandemie de productiviteit, workflows en digitale initiatieven heeft veranderd, evenals de trends en technologieën die het werk in 2022 en daarbuiten vormgeven.