Nitro-blog

De businesscase maken voor een documentproductiviteitsplatform

nps-blog.png

Vóór de pandemie printten of kopieerden kantoren in de VS 1 biljoen stukjes papier

Vóór de pandemie drukten of kopieerden kantoren in de VS jaarlijks meer dan 1 biljoen stuks papier. Hoewel het gebruik van fysieke documenten aanzienlijk is afgenomen nu iedereen op afstand werkt, print 56% van de werknemers nog steeds en 50% scant nog steeds. Ik weet zeker dat we allemaal wel een collega hebben die, zelfs thuis, meerdere exemplaren van een PDF-bestand blijft afdrukken, het papier markeert met bewerkingen of wijzigingen, en vervolgens de bijgewerkte versie scant om te verzenden. De waarheid is dat er een betere en efficiëntere manier is dan deze.

Hoewel het maken en delen van een PDF eenvoudig genoeg is, zal een reeks PDF-bewerkings- en eSigning-tools de manier waarop u zaken doet veranderen wanneer u op een efficiënte, collaboratieve manier moet werken. Als u de behoefte aan een krachtig documentproductiviteitsplatform probeert te rechtvaardigen — en een technologiepartner die u bij elke stap van de implementatie ervan begeleidt — hebben wij uw businesscase gedekt.

PDF-documenten maken en bewerken

Of u nu een spelfout in een belangrijk voorstel wilt corrigeren of een hele alinea wilt verplaatsen die niet in de context staat, de mogelijkheid om een PDF te bewerken is een standaard zakelijke best practice. Behalve het uitwisselen van e-mails over kleine wijzigingen, over iemands schouder leunen of bewerkingen aan de telefoon bespreken, kan het hebben van een krachtige PDF-editor de documentkwaliteit en deadlines voor klanten maken of breken, om nog maar te zwijgen van de stressfactor die gepaard gaat met documentsamenwerking.

Met een aanpasbare PDF-productiviteitsoplossing kunt u tekst en afbeeldingen kopiëren, plakken, verwijderen en annoteren, en enkele regels of hele alinea's snel en gemakkelijk verplaatsen. Bovendien kunt u met een robuuste PDF-editor de letterstijl, hoofdletters, kleur en grootte bewerken om in alle documenten het merk en de boodschap te behouden. De mogelijkheid om een watermerk toe te voegen of te verwijderen, documenten samen te voegen, pagina's te verwijderen en bestanden in batch te converteren zijn ook belangrijke functies.

Business-case_ 1 .jpg

Laten we zeggen dat iemand van de verkoopafdeling (die de komende twee weken toevallig op vakantie is) een voorstel voor een klant heeft opgesteld dat binnen 24 uur moet worden verzonden. Het voorstel is perfect, maar de verkoopmedewerker vergat de lettertypen, kleuren en kop- en voetteksten van het bedrijf te gebruiken. Met uw ideale PDF-editor kunt u gemakkelijk naar het bestand gaan, het document voor branding bewerken en verzenden zonder het bestand helemaal opnieuw te hoeven maken of uw vakantiepartner op te sporen. Dit bespaart tijd, geld, middelen en veel kopzorg.

Uw interactieve documentoplossing

In veel werkomgevingen kan informatie in silo's worden opgeslagen . Een documentproductiviteitsplatform kan de kennis van velen opnemen in één ongelooflijk slim document. Of u nu actieve, klikbare koppelingen invoegt of een gekoppeld bestand insluit (bijvoorbeeld een Word-document, presentatie of afbeeldingsbestand), u kunt efficiënter samenwerken.

Hier is een perfect voorbeeld: uw hoofdontwerper heeft zojuist de definitieve merkstijlgids van een klant in een PDF verzonden. Het ziet er geweldig uit en heeft alles wat uw klant nodig heeft om zijn nieuwe merk te lanceren, maar uw ontwerper is vergeten een link naar het Google Drive-bestand op te nemen met alle downloadbare middelen van uw klant. Een documentproductiviteitsplatform dat gestandaardiseerd is en door de hele organisatie wordt ondersteund, maakt het snel en gemakkelijk om de PDF te bewerken en de link op de pagina op te nemen met de tekst: "Uw merkactiva kunnen hier worden gedownload." In plaats van e-mails uit te wisselen, gefrustreerd te raken met de ontwerper, een deadline te missen of door het kantoor te lopen voor een gesprek, kun je de map met activa tevoorschijn halen, de link pakken, deze in de PDF plaatsen en de stijl afleveren op tijd begeleiden.

Bovendien kunt u met deze geïntegreerde oplossing uw documenten volgen om te zien of degenen met wie u deze hebt gedeeld, deze hebben bekeken, becommentarieerd of ondertekend.

Documenten scannen en bewerken

De tijd dat een gescand document in steen gebeiteld werd, is voorbij. Met een PDF-productiviteitssuite kunt u gescande documenten eenvoudig omzetten in doorzoekbare, bewerkbare bestanden die tekst in meerdere talen kunnen herkennen. Deze functionaliteit, bekend als Optical Character Recognition (OCR), is een bijzonder krachtig hulpmiddel voor bedrijven die afscheid nemen van de 8 miljard dollar per jaar die bedrijven besteden aan het beheren van papieren dossiers .

We hebben allemaal weleens geprobeerd de originele versie van een bestand op te sporen. Uw opties waren meestal beperkt tot het urenlang doorzoeken van de archiefkasten op kantoor om het document te vinden, het doorzoeken van de eindeloze digitale bestanden en mappen van het bedrijf of het frustrerend opnieuw maken van het bestand. Met een documentproductiviteitsplatform kunt u echter van een gescand bestand een volledig bewerkbaar document maken. Met de juiste oplossing kunt u een gescand bestand bewerken en bijwerken, een schone kopie opslaan en het bestand delen met uw collega's en klanten voor voortdurende samenwerking.

Zakelijk -casase 2 .png

Aan de slag met Nitro

Met een documentproductiviteitsplatform dat volledig is geïntegreerd in het dagelijkse leven van uw bedrijf - en met een eersteklas serviceteam als back-up - kunt u uw documenten slimmer en dynamischer maken, waardoor uw teams sneller, meer samen en en efficiënter. Lees meer over hoe u uw papierafhankelijke bedrijf kunt transformeren in een krachtigere en efficiëntere digitale werkplek.