Nitro-blog

Waarom papieren documenten een veiligheidsrisico vormen op de werkplek

waterkoeler-scène.png

Met de toename van mobiele apparaten en cloudoplossingen is het geen verrassing dat beveiliging een topprioriteit is geworden voor IT-professionals in 2015 . Volgens een 2013 -onderzoek van Ponemon Institute 75 % van de bedrijven externe inbreuken op de gegevensbeveiliging, waarvan de meeste zich voordoen op het gebied van bedrijfs- en klantinformatie.

Interne veiligheidsrisico's houden ook de IT-leiders bezig: 54 % van de deelnemers aan een IDC-onderzoek vond dat hun organisatie aan aanzienlijke risico's wordt blootgesteld vanwege opgeslagen bedrijfsinhoud die niet correct is geïdentificeerd. Bovendien 90 % van de Amerikaanse organisaties lekkage of verlies van gevoelige of vertrouwelijke documenten.

Afgezien van de negatieve indruk die deze interne beveiligingsrisico's op klanten en klanten kunnen maken, 76 % dat problemen met de manier waarop interne documentprocessen worden beheerd, van invloed zijn op de opbrengstherkenning en problemen kunnen veroorzaken met auditors.

Waar komt het risico vandaan?

Papier brengt risico's met zich mee, en medewerkers maken er nog steeds veel gebruik van. Uit ons 2014 onderzoek onder kenniswerkers bleek dat 58 % van de respondenten nog steeds standaard documenten afdrukt en handtekent die ze via e-mail hebben ontvangen, en 27 % ervoor kiest om elke PDF af te drukken die ze moeten controleren.

Papieren documenten kunnen ook veel problemen veroorzaken, bijvoorbeeld 61 % van de datalekken binnen bedrijven met minder dan 500 werknemers hebben betrekking op papieren dossiers. Het is een formaat dat gewoon te gemakkelijk te vernietigen is, en onmogelijk te volgen, versie of te beschermen. Weet u hoeveel uw organisatie afhankelijk is van papier?

Gebrek aan goed gereedschap brengt risico met zich mee. Slechts 26 % van de werknemers in bedrijven met meer dan 100 werknemers heeft toegang tot PDF-editors, waardoor de meerderheid geen standaard, veilige manier heeft om hun PDF-bestanden te converteren. Ze hebben geen tijd om te wachten tot het IT-team (of een vriendelijke buurman met PDF-editor) hun bestanden heeft getransformeerd, en een "gratis PDF-converter" is slechts een Google-zoekopdracht verwijderd.

Een drukke gebruiker die gewoon aan zijn bestand wil werken, zal waarschijnlijk niet de tijd nemen om de legitimiteit van de verschillende gratis conversie-opties te onderzoeken. Hoewel hun bestand met succes kan worden geconverteerd, is de inhoud ervan ergens naar een database geüpload en het is een raadsel of die informatie veilig blijft of niet.

Ad-hoc delen brengt risico met zich mee. Biedt uw organisatie een veilige oplossing voor het delen van documenten/mobiele toegang voor uw medewerkers? Nou, 77 % NIET.

85 % vertrouwt zelfs op tools voor delen, zoals DropBox, Box.net, USB-drives en e-mailbijlagen, die allemaal niet echt veilig zijn. Met de meest voorkomende gevallen van gegevensdiefstal of verlies van gevoelige informatie in deze (vaak geselecteerde) kanalen, lijkt het erop dat mensen risicovolle zaken doen.

Gebrek aan zichtbaarheid en traceerbaarheid creëert risico's. Wanneer u een e-mailbijlage verzendt, gaat deze naar de persoon op de "aan"-regel ... nietwaar?

Als u het pad van een document niet kunt volgen, weet u niet of het de juiste mensen op het juiste moment bereikt. Je weet niet wie het nog meer te zien krijgt, of dat het op de beoogde manier wordt verwerkt. Voorbeeld, een IDC-onderzoek dat meldt:

  • 55 % kan niet zien of een document is bekeken/beoordeeld/ondertekend door de juiste personen, en geeft aan dat het moeilijk is om status en zichtbaarheid in het proces te krijgen.
  • 38 % geeft aan dat het moeilijk is om documenten of versies van documenten te relateren aan belangrijke context.

Hoe kun je het op slot doen?

Het eerste komt eerst - nix het papier. Het is hoe dan ook onderweg uit het zakelijke ecosysteem en heeft in het grote geheel meer nadelen dan voordelen.

Zorg er tegelijkertijd voor dat medewerkers over de juiste tools beschikken om documenten te maken, te bewerken, te ondertekenen en samen met collega's aan documenten te werken, aangezien papier op zijn retour is. Een goede tool voor documentproductiviteit zoals Nitro is een geweldige optie om aan deze behoeften te voldoen, en dankzij het gemak van implementatie en de vertrouwde interface kunt u er snel mee aan de slag.

Klik hier voor meer informatie over waarom IT-leiders overstappen op Nitro.

U moet ook slim omgaan met uw documenttracking, maar wat houdt dat precies in? Er zijn tools beschikbaar waarmee u een document gedurende zijn hele levenscyclus kunt volgen, zodat de juiste mensen het op het juiste moment zien en dat ze het document correct behandelen.

Als het tijd is om het document op te slaan, kunt u ook machtigingen instellen om ervoor te zorgen dat alleen geselecteerde personen toegang hebben. Het is de weg van de toekomst! (Maar echt, het gebeurt nu - bekijk het hier .)

Bedrijfsleiders zien echt voordeel in deze aanpak en zeggen dat het oplossen van problemen met documentprocessen zoals de bovengenoemde zal resulteren in een 23 %, volgens een IDC-onderzoek.

Wilt u meer weten over de invloed van documentproblemen op de beveiliging? Neem deel aan ons gratis webinar - u kunt zich hier registreren.

U kunt ontdekken hoe Nitro de documentprocessen van uw organisatie verbetert zonder enige verplichting aan te gaan door aan de slag te gaan met een gratis teamproef. Klik hier om ons te laten weten dat u geïnteresseerd bent.

Pak andere uitdagingen op het gebied van documentproductiviteit aan:

Toekomst van werk

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Ontdek hoe de pandemie de productiviteit, workflows en digitale initiatieven heeft veranderd, evenals de trends en technologieën die het werk in 2022 en daarbuiten vormgeven.