Nitro-blog

De unieke voordelen van PDF

gummibarchen-fruit-gums-beer-zoetheid

Voordelen van PDF

Stelt u zich eens voor dat uw organisatie naadloos functioneert. Een druk neuriënd kantoor zonder de frustratie van een duur kopieerapparaat dat constant onderhoud, nieuwe inkt of meer papier nodig heeft. Stelt u zich een werkplek voor die vrij en open is, zonder omvangrijke archiefkasten waar beheerders urenlang papierwerk doorzoeken.

Terwijl organisaties de overstap maken naar efficiëntere digitale workflows, spelen documenten een cruciale rol. Hoe beheert u de enorme hoeveelheden content waar uw organisatie elke dag op vertrouwt in een digitale omgeving?

Drie letters: pdf. PDF is de veilige, gestandaardiseerde, bewerkbare, deelbare bestandsindeling die succesvolle digitale documentworkflows ondersteunt.

PDF werd voor het eerst beschikbaar gesteld in 1993 en was een eigen indeling die 15 jaar lang door Adobe Systems werd beheerd. In 2008 werd het formaat vrijgegeven als een open standaard, waardoor andere bedrijven niet alleen de kans kregen om PDF-applicaties te ontwikkelen, maar gebruikers ook de vrijheid kregen om met andere applicaties dan Acrobat te werken. De verschuiving naar open standaard heeft geleid tot duizenden op PDF gebaseerde oplossingen, plug-ins en tools, waardoor gebruikers meer keuze en efficiëntie hebben in een groeiende industrie. Tegenwoordig kunnen eindgebruikers een PDF lezen en bewerken met alle compatibele software, ongeacht de toepassing die is gebruikt om deze te maken.

PDF-bestanden bieden unieke voordelen ten opzichte van andere bestandsindelingen, waardoor zakelijke workflows worden getransformeerd in naadloze, veilige processen waarin de voortgang nauwkeurig kan worden gevolgd.

Waar het op neerkomt: maak van PDF uw documentstandaard en verbeter de manier waarop u zaken doet.

De unieke voordelen van PDF

Maak en deel eenvoudig bestanden
PDF-bestanden zijn eenvoudig te maken vanuit de oorspronkelijke toepassing van een document en in elke gratis PDF-creator. U kunt ook verschillende bestandstypen combineren, waaronder PowerPoint-presentaties, Excel-spreadsheets, afbeeldingen en video's, in één grotere, mediarijke PDF.

Het delen van bestanden in PDF-formaat zorgt ervoor dat alle kijkers het document zien zoals bedoeld, ongeacht de native applicatie, viewer, besturingssysteem of apparaat dat wordt gebruikt.

Volledige controle en zichtbaarheid
Tot op de dag van vandaag zijn PDF-documenten de enige alleen-lezen bestandsindeling die niet kan worden gewijzigd zonder een voetafdruk achter te laten. Hierdoor kunnen teams elke wijziging in hun respectieve documenten effectief volgen om duidelijkheid te bieden en versiebeheer te behouden tijdens het samenwerken .

eSigning-mogelijkheden
PDF is de enige bestandsindeling die e-ondertekening kan vergemakkelijken - een proces dat net zo juridisch bindend is als het met de hand schrijven van een handtekening op een document. De e-handtekening zorgt voor een snellere doorlooptijd van papierwerk en hogere sluitingspercentages van meer dan 80 %, wat leidt tot een snellere doorlooptijd van inkomsten.

Voor extra veiligheid bevatten veel PDF-lezers en -editors ook functionaliteit voor digitale handtekeningen - een coderingstechnologie die wordt toegepast op een e-handtekening als een extra authenticatielaag, zodat de naam op de stippellijn authentiek en ongewijzigd is.

Eenvoudig bewerken
PDF-documenten zijn van nature niet bewerkbaar. Met elke eenvoudige PDF-editor kunnen gebruikers echter wijzigingen rechtstreeks toepassen op een PDF-bestand, waardoor onnodige stappen zoals overtypen en handmatig zoeken naar bepaalde woorden in een document worden geëlimineerd.

Enkele van de krachtigste PDF-editors bevatten ook Optical Character Recognition (OCR)-functionaliteit, waarmee een gescand of op afbeeldingen gebaseerd document doorzoekbaar en bewerkbaar kan worden gemaakt door de teksttekens in het document te identificeren.

Compacte bestandsgrootte
Gebruikers hebben de mogelijkheid om de PDF-bestandsgrootte te verkleinen tot 25 % zonder inhoud te verwijderen of het uiterlijk te veranderen. In feite kiezen velen ervoor om verschillende bestandstypen naar PDF te converteren, alleen omdat ze kleiner zijn. Bijvoorbeeld het opslaan van een 1 . 25 MB PowerPoint-presentatie als PDF-bestand verkleint de grootte tot 352 KB, wat aanzienlijk beter beheersbaar is.

Ingebouwde beveiliging
Inbreuken op de beveiliging kunnen overal vandaan komen en het waarborgen van de integriteit van uw documenten is van cruciaal belang. Dat is de reden waarom bijna alle bedrijven en overheidsinstanties over de hele wereld op PDF vertrouwen als hun voorkeursformaat om gevoelige, geclassificeerde en goedgekeurde documentatie te beschermen en te verspreiden.

Lees hier meer over de beveiligingsfuncties van Nitro. >>

Een spoedcursus over PDF-beveiligingstools

Versleuteling: wanneer u versleuteling gebruikt, wordt deze permanent in het bestand geïntegreerd en niet omhuld. Dit betekent dat waar het bestand ook heen gaat, onafhankelijk van opslag en transport, het beschermd blijft. Er zijn drie manieren om een PDF-document te versleutelen:

  1. Wachtwoordcodering - bevat één wachtwoord om te coderen en te decoderen
  2. Public Key Infrastructure – gebruik digitale certificaten
  3. Rights Management – authenticatie gekoppeld aan de database van uw organisatie

Wachtwoorden
Stel veilige wachtwoorden in om gebruikersmachtigingen te beheren en eenvoudig te voorkomen dat anderen informatie bewerken en kopiëren, of verfijn bestandsmachtigingen om activiteiten zoals afdrukken, opmerkingen en het invullen van formulieren te beperken.

redactie
Redactie is het proces waarbij gevoelige informatie permanent uit een pdf wordt verwijderd, zodat het bestand naar verschillende partijen kan worden gedistribueerd.

Dynamische stempels
Voeg velden toe voor aangepaste informatie, inclusief datum, tijd en stempelinformatie om te laten zien wanneer het document is goedgekeurd en door wie.

Digitale Certificaten
Digitale certificaten fungeren als elektronische ID-kaarten en bevatten persoonlijke informatie om documenten te beschermen tegen onbevoegde gebruikers. U kunt digitale certificaten gebruiken om bestanden te beschermen, te decoderen en wettelijk te ondertekenen, zodat u zeker weet dat de kijkers en redacteuren van het document zijn wie ze beweren te zijn.

Geïnteresseerd om meer te weten te komen over de werkelijke impact die een oplossing als Nitro op uw organisatie kan hebben? Neem vandaag nog contact met ons op.

Tags
PDF
Toekomst van werk

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Ontdek hoe de pandemie de productiviteit, workflows en digitale initiatieven heeft veranderd, evenals de trends en technologieën die het werk in 2022 en daarbuiten vormgeven.