Nitro-blog

De unieke voordelen van PDF

gummibarchen-fruit-gums-beer-zoetheid

Voordelen van PDF

Stelt u zich eens voor dat uw organisatie naadloos functioneert. Een druk neuriënd kantoor zonder de frustratie van een duur kopieerapparaat dat constant onderhoud, nieuwe inkt of meer papier nodig heeft. Stelt u zich een werkplek voor die vrij en open is, zonder omvangrijke archiefkasten waar beheerders urenlang papierwerk doorzoeken.

Terwijl organisaties de overstap maken naar efficiëntere digitale workflows, spelen documenten een cruciale rol. Hoe beheert u de enorme hoeveelheden content waar uw organisatie elke dag op vertrouwt in een digitale omgeving?

Drie letters: pdf. PDF is de veilige, gestandaardiseerde, bewerkbare, deelbare bestandsindeling die succesvolle digitale documentworkflows ondersteunt.

PDF werd voor het eerst beschikbaar gesteld in 1993 en was gedurende 15 jaar een gepatenteerd formaat dat werd gecontroleerd door Adobe Systems. In 2008 werd het formaat vrijgegeven als een open standaard, waardoor niet alleen andere bedrijven de kans kregen om PDF-toepassingen te ontwikkelen, maar gebruikers ook de vrijheid kregen om in andere toepassingen dan Acrobat te werken. De overgang naar een open standaard heeft geleid tot duizenden op PDF gebaseerde oplossingen, plug-ins en tools, waardoor gebruikers meer keuze en efficiëntie hebben in een groeiende sector. Tegenwoordig kunnen eindgebruikers een PDF lezen en bewerken met elke compatibele software, ongeacht de toepassing die is gebruikt om de PDF te maken.

PDF-bestanden bieden unieke voordelen ten opzichte van andere bestandsindelingen, waardoor zakelijke workflows worden getransformeerd in naadloze, veilige processen waarin de voortgang nauwkeurig kan worden gevolgd.

Kortom: maak van PDF uw documentstandaard en verbeter de manier waarop u zaken doet.

De unieke voordelen van PDF

Eenvoudig bestanden maken en delen
PDF-bestanden zijn eenvoudig te maken vanuit de oorspronkelijke toepassing van een document en in elke gratis PDF-creator. U kunt ook verschillende bestandstypen combineren, waaronder PowerPoint-presentaties, Excel-spreadsheets, afbeeldingen en video's, in één grotere, mediarijke PDF.

Het delen van bestanden in PDF-formaat zorgt ervoor dat alle kijkers het document zien zoals het bedoeld is, ongeacht de native applicatie, de viewer, het besturingssysteem of het gebruikte apparaat.

Volledige controle en zichtbaarheid
Tot op heden zijn PDF-documenten het enige alleen-lezen bestandsformaat dat niet kan worden gewijzigd zonder een voetafdruk achter te laten. Hierdoor kunnen teams effectief elke wijziging in hun respectieve documenten bijhouden om duidelijkheid te verschaffen en versiebeheer te handhaven wanneer samenwerkt.

eSigning-mogelijkheden
PDF is het enige bestandsformaat dat elektronische ondertekening mogelijk maakt - een proces dat even juridisch bindend is als het zetten van een handtekening op een document. De e-handtekening zorgt voor een snellere doorlooptijd van het papierwerk en een hoger sluitingspercentage van meer dan 80%, wat leidt tot een snellere time to revenue.

Voor extra beveiliging beschikken veel PDF-lezers en -editors ook over een digitale handtekening - een coderingstechnologie die wordt toegepast op een e-handtekening als extra authenticatielaag, om te garanderen dat de naam op de stippellijn authentiek en ongewijzigd is.

Eenvoudig bewerken
PDF-documenten zijn van nature niet bewerkbaar. Met elke eenvoudige PDF-editor kunnen gebruikers echter wijzigingen rechtstreeks toepassen op een PDF-bestand, waardoor onnodige stappen zoals overtypen en handmatig zoeken naar bepaalde woorden in een document worden geëlimineerd.

Enkele van de krachtigste PDF-editors bevatten ook Optical Character Recognition (OCR)-functionaliteit, waarmee een gescand of op afbeeldingen gebaseerd document doorzoekbaar en bewerkbaar kan worden gemaakt door de teksttekens in het document te identificeren.

Compacte bestandsgrootte
Gebruikers kunnen PDF-bestanden tot 25% verkleinen zonder inhoud te verwijderen of het uiterlijk te veranderen. Velen kiezen er zelfs voor om verschillende bestandstypen uitsluitend naar PDF te converteren omdat ze kleiner zijn. Bijvoorbeeld, het opslaan van een 1.25 MB PowerPoint-presentatie als PDF-bestand reduceert de grootte tot 352 KB, wat aanzienlijk beter hanteerbaar is.

Ingebouwde beveiliging
Inbreuken op de beveiliging kunnen overal vandaan komen en de integriteit van uw documenten is van cruciaal belang. Daarom vertrouwen bijna alle bedrijven en overheidsinstellingen over de hele wereld op PDF als het formaat bij uitstek voor de bescherming en verspreiding van gevoelige en geclassificeerde documentatie.

Lees hier meer over de beveiligingsfuncties van Nitro. >>

Een spoedcursus over PDF-beveiligingstools

Versleuteling: wanneer u versleuteling gebruikt, wordt deze permanent in het bestand geïntegreerd en niet omhuld. Dit betekent dat waar het bestand ook heen gaat, onafhankelijk van opslag en transport, het beschermd blijft. Er zijn drie manieren om een PDF-document te versleutelen:

  1. Wachtwoordcodering - bevat één wachtwoord om te coderen en te decoderen
  2. Public Key Infrastructure - maak gebruik van digitale certificaten
  3. Rights Management – authenticatie gekoppeld aan de database van uw organisatie

Wachtwoorden
Stel veilige wachtwoorden in om de gebruikersrechten te controleren en eenvoudig te voorkomen dat anderen informatie bewerken of kopiëren, of stel de bestandsrechten nauwkeurig af om activiteiten zoals afdrukken, commentaar geven en het invullen van formulieren te beperken.

Redactie
Redactie is het proces waarbij gevoelige informatie permanent uit een pdf wordt verwijderd, zodat het bestand naar verschillende partijen kan worden gedistribueerd.

Dynamische stempels
Voeg velden toe voor aangepaste informatie, inclusief datum, tijd en stempelinformatie om te laten zien wanneer het document is goedgekeurd en door wie.

Digitale Certificaten
Digitale certificaten fungeren als elektronische ID-kaarten en bevatten persoonlijke informatie om documenten te beschermen tegen onbevoegde gebruikers. U kunt digitale certificaten gebruiken om bestanden te beschermen, te decoderen en wettelijk te ondertekenen, zodat u zeker weet dat de kijkers en redacteuren van het document zijn wie ze beweren te zijn.

Wilt u weten welke impact een oplossing als Nitro op uw organisatie kan hebben? Neem vandaag nog contact met ons op.

Tags
PDF