Nitro-blog

Het is tijd om elektronische handtekeningen te omarmen

Nitro Sign_tablet.png

Elektronische handtekeningen zijn om verschillende redenen veel krachtiger dan papieren handtekeningen.

Net als jij doen we ons best om ons voor te bereiden op de toekomst van werk door de manier waarop we zaken doen te transformeren. We vertrouwen allemaal op handtekeningen om inkooporders, contracten, leases, onkostendeclaraties en meer te maken en te voltooien. Het wordt dus niet lichtvaardig opgevat als we zeggen dat software voor elektronische handtekeningen niet langer leuk is om te hebben, maar fundamenteel is voor bedrijfsvoering en resultaten.

Elektronische handtekeningen zijn om verschillende redenen veel krachtiger dan papieren handtekeningen. Naarmate we verder komen in het digitale tijdperk, zullen meer mensen verwachten dat ze documenten sneller, slimmer en veiliger online kunnen ondertekenen.

Elektronische handtekeningen zijn de nieuwe standaard geworden vanwege nieuwe wetten, veranderende verwachtingen van werknemers en klanten, werken op afstand en gedistribueerde teams, en de toenemende vraag naar moderne processen (om nog maar te zwijgen van de impact van technologie). Maar waarom heeft slechts 15 % van alle kenniswerkers in een organisatie toegang tot een eSignature-oplossing ?

De keuze voor een eSignature-oplossing kan eenvoudig, veilig en betaalbaar zijn: Nitro Sign en de Nitro Productivity Suite zijn een fractie van de kosten en complexiteit van bedrijven als DocuSign en Adobe.

Wat is een elektronische handtekening?

In juridische termen is een elektronische handtekening "een elektronisch geluid, symbool of proces dat is gehecht aan of logisch is geassocieerd met een document en wordt uitgevoerd of overgenomen door een persoon." Een e-handtekening wordt doorgaans toegevoegd aan een elektronisch document (zoals een pdf-bestand) als alternatief voor een handgeschreven handtekening.

Eenvoudiger gezegd, een elektronische handtekening is precies hoe het klinkt: het stelt gebruikers in staat om elektronische documenten legaal te ondertekenen zonder dat ze handmatig hoeven te worden afgedrukt en ondertekend.

Voordelen van het gebruik van software voor elektronische handtekeningen

Juridisch bindend . Dankzij de ESIGN- en UETA- wetten in de VS en de eIDAS -verordening in de EU, zijn e-handtekeningen net zo juridisch bindend als handgeschreven handtekeningen, zolang aan de juiste vereisten en voorschriften wordt voldaan.

Veilig . Elektronische handtekeningen zijn vaak veiliger dan handgeschreven handtekeningen. Papieren documenten moeten worden afgedrukt, verspreid, ondertekend en opgeslagen, waardoor er meer kans ontstaat dat gevoelige informatie verloren gaat en door meerdere handen gaat. Ook bieden oplossingen voor elektronische handtekeningen aanvullende informatie over wie heeft ondertekend en of het document is bewerkt. Nitro heeft het snel en eenvoudig gemaakt om documenten veilig te ondertekenen en biedt meerdere opties voor zowel het toepassen van uw eigen handtekening als het aanvragen van een e-handtekening van anderen.

Kostenbesparing . Tot 51 % van het afdrukken is uitsluitend bedoeld voor ondertekening . eSigning helpt organisaties hun uitgaven aan papier en inkt te verminderen en tegelijkertijd de productiviteit te verbeteren. Het downloaden, ondertekenen, scannen en opnieuw verzenden van documenten kost kostbare tijd die zou kunnen worden besteed aan productievere, doelgerichtere taken.

Efficiënt . Het is geen geheim dat papier de efficiëntie op de werkplek doodt. eSignatures bevorderen het sneller delen en goedkeuren van documenten, waardoor gestroomlijnde workflows en meetbare tijdbesparingen ontstaan. Bonus: u hoeft zich nooit meer zorgen te maken over het decoderen van iemands handschrift.

Werken op afstand vriendelijk . De verschuiving naar werken op afstand begon lang voor de COVID- 19 -quarantaine. Nu is het voor iedereen van cruciaal belang om overal te kunnen werken, en dat geldt ook voor de behoefte aan een eSignature-oplossing die elk bedrijf vooruit helpt met 100 % end-to-end digitale documentworkflows. Het gaat erom werknemers en klanten in staat te stellen documenten in realtime te ondertekenen en te ontvangen, ongeacht hun locatie.

Wat is het verschil tussen een digitale handtekening en een elektronische handtekening?

Alle digitale handtekeningen zijn elektronische handtekeningen, maar niet alle elektronische handtekeningen zijn digitale handtekeningen. Verward? We begrijpen het. Je hoort de termen misschien door elkaar gebruikt worden, maar er is een verschil.

Simpel gezegd, digitale handtekeningen vereisen een extra niveau van beveiliging en identiteitsverificatie. Terwijl eSignatures ondertekenaars gewoonlijk identificeren via audittrails (die de IP-adressen en activiteit van gebruikers binnen een document volgen), identificeren digitale handtekeningen ondertekenaars door middel van codering en digitale certificaten. Je kunt ze zien als de digitale versie van een notariële handtekening.

Elektronische handtekeningen zijn even juridisch bindend als digitale handtekeningen, maar zijn doorgaans toegankelijker, efficiënter en gebruiksvriendelijker. eSignatures zijn dé oplossing voor dagelijkse ondertekeningsbehoeften. De meeste organisaties hebben helemaal geen digitale handtekeningen nodig of gebruiken ze alleen voor extreem gevoelige, belangrijke documenten.

Een eSignature-oplossing voor uw bedrijf vinden

In een tijd waarin bedrijven een meer permanente verschuiving naar werken op afstand overwegen, is Nitro er om te helpen. Nitro Sign is de eSignature-oplossing waarmee iedereen documenten slimmer, sneller en veiliger kan laten ondertekenen op elk apparaat.

Ga vandaag nog gratis aan de slag met Nitro Sign. Geen complicaties, geen vangsten en geen limieten - dat beloven we.

Neem vandaag nog contact met ons op voor bedrijven.

Toekomst van werk

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Ontdek hoe de pandemie de productiviteit, workflows en digitale initiatieven heeft veranderd, evenals de trends en technologieën die het werk in 2022 en daarbuiten vormgeven.