Nitro-blog

Het papierloze kantoor: veelvoorkomende misvattingen

Voorraadpen

Wanneer de meeste mensen de uitdrukking 'papierloos kantoor' horen, roepen ze beelden op van een werkruimte die volledig ontdaan is van alle vormen van papier - geen printers, notitieboekjes of dossiermappen in zicht.

Wanneer de meeste mensen de uitdrukking 'papierloos kantoor' horen, roepen ze beelden op van een werkruimte die volledig ontdaan is van alle vormen van papier - geen printers, notitieboekjes of dossiermappen in zicht. Dit heeft de valse verwachting in stand gehouden dat een 'papierloos kantoor' verwijst naar een kantoor dat strikt omgaat met documenten in digitaal formaat, waardoor veel bedrijven 'papierloos' gaan beschouwen als een onmogelijke prestatie.

Uiteindelijk is er een kloof ontstaan tussen de new age-kantoren die helemaal geen papier gebruiken en de organisaties die onnodig woekerend papier blijven drukken. Maar hoe zit het met de enorme kloof in het midden? Zeker, er zijn bedrijven die alleen printen als het echt nodig is, maar is het eerlijk om te zeggen dat ze geen papierloos kantoor zijn?

Volgens papierloos expert Brooks Duncan, oprichter van DocumentSnap.com , “gaat papierloos werken niet over het wegdoen van dingen die voor jou werken of het wegnemen van activiteiten; in plaats daarvan betekent het dat u belooft niet meer papier te maken dan nodig is. Het is zo simpel." Brooks zegt dat om papierloos te zijn, je alleen maar meer bewust moet zijn van het papier dat je gebruikt en bewaart, en waar nodig moet verwijderen.

Met andere woorden, papierloos gaan betekent niet dat u zich ontdoet van elk stuk papier dat in uw kantoor aanwezig is; het gaat om het ontwikkelen van processen waarmee u efficiënter met uw tijd en geld kunt omgaan, terwijl u duurzamer bent en papierloos kunt vertrouwen. Tegenwoordig gebruiken de meeste bedrijven software, zoals Microsoft Office 365 , om hen te helpen de meeste van hun kantooractiviteiten te digitaliseren. Door ook office 365 -rapportagediensten te gebruiken, kunnen deze kantoren worden voorbereid op eventuele technologische problemen waarmee ze ook te maken kunnen krijgen. Dit is slechts een van de voordelen van het integreren van software in uw bedrijf. Om het begrip van uw bedrijf van Microsoft-software te vergroten, is het misschien de moeite waard om enkele van de Microsoft-certificeringsexamens af te leggen om ervoor te zorgen dat uw bedrijf veel kennis heeft van de Microsoft-software die u gaat gebruiken. Om een aantal van de examens te bekijken, kan het bezoeken van een website zoals examenonderwerpen een goed idee zijn om het perfecte examen voor uw bedrijf te vinden. Wanneer u papierloos gaat werken, is het van vitaal belang ervoor te zorgen dat medewerkers vertrouwd zijn met computers en software, voor het geval er iets misgaat. Hoewel software nuttig is, moeten sommige kantoren om verschillende redenen gewoon papier gebruiken, en in deze gevallen kunt u overwegen om zoiets als een managed printserviceprovider te gebruiken om u te helpen bij het beheren van het printwerk dat u moet doen en om uw ecologische voetafdruk te verkleinen.

Laten we, met deze nieuwe definitie van 'papierloos' in gedachten, enkele veelvoorkomende 'papierloze' mythes ontkrachten die de pogingen van uw bedrijf om papierloos te worden mogelijk in de weg staan.

Belangrijkste 4 papierloze misvattingen

1 . Beveiliging:

Er bestaat een misvatting dat papieren documenten veiliger zijn dan hun digitale tegenhangers; maar uiteindelijk creëert papier risico's. In feite is bij 23 % van alle grote datalekken (die meer dan 500 mensen treffen) in bedrijven papier betrokken. Dit loopt op tot maar liefst 61 % voor kleine inbreuken. Papier is onmogelijk te traceren, versie en te beschermen - iemand zou een gebouw kunnen uitlopen met een dossier vol gevoelig papierwerk en niemand zou wijzer zijn.

Bij digitale documenten zijn er echter verschillende stappen die gebruikers kunnen nemen om hun bestanden te beveiligen, hetzij door wachtwoordbeveiliging en beveiliging van PDF-certificaten, of door simpelweg een slim documentenplatform te gebruiken om bij te houden wie het document heeft bekeken, gedownload of gewijzigd.

2 . Duurzaamheid:

Sommigen zijn van mening dat papierloos werken zinloos is in termen van ecologische duurzaamheid. Wist u echter dat kopieerapparaten en printers bovenaan de lijst staan van energieverbruik in een kantoor dat veel energie verbruikt tijdens het printen, in stand-by en zelfs in de slaapstand?

Bovendien kost het ongeveer 11 , 134 kWh om 1 ton papier te produceren; dezelfde hoeveelheid elektriciteit verbruikt in een gemiddeld huishouden gedurende 10 maanden! Aan de andere kant kost het slechts ongeveer 72 kWh om uw laptop een heel jaar van stroom te voorzien, terwijl een desktop-pc ongeveer 237 zou verbruiken. 2 kWh.

Het is ook vermeldenswaard dat er tot 24 bomen nodig zijn om 1 ton papier te produceren. Om dezelfde hoeveelheid te produceren, is 19 , 000 gallons water nodig en produceert het 2 , 200 pond vast afval. Misschien is papierloos gaan toch duurzamer ?

3 . Snelheid :

Er is een ongelukkige mythe dat het implementeren van software voor documentproductiviteit en het trainen van werknemers om het te gebruiken meer tijd zal kosten dan het waard is. Gelukkig is dit wederom een veelvoorkomende misvatting op de werkvloer.

Nitro kan bijvoorbeeld heel snel over een server worden geïmplementeerd en de software vereist weinig of geen training dankzij de vertrouwde Microsoft-interface. Als u contact moet opnemen met onze klantenservice en ondersteuning, krijgt u de ondersteuning die net zo snel is: ze hebben een gemiddelde eerste responstijd van minder dan twee uur.

4 . Kosten:

Veel mensen denken ten onrechte dat de kosten van software voor documentproductiviteit te hoog zijn en veel zwaarder wegen dan die van het gewoon bij papier houden. Hoewel het adopteren van een dergelijke oplossing vooraf kosten met zich meebrengt, vallen deze in het niet bij de lopende uitgaven aan papier, inkt en energie waarmee uw organisatie op de lange termijn te maken zal krijgen.

Volgens MerusCase kost het:

  • $ 504 om 10 dozen papier/maand op te slaan
  • $ 695 om 10 dozen papier/maand te recyclen en te versnipperen
  • $ 100 om papier van en naar kantoor/maand te vervoeren
  • $ 100 voor incidentele verzend- en afdrukkosten
  • $ 30 , 000 om een dossierklerk in dienst te nemen

Bovendien kost het ongeveer $ 1 . 12 om één stuk papier af te drukken (inclusief papier, inkt, elektriciteit); dit vermenigvuldigd met 150 pagina's (gemiddelde hoeveelheid afgedrukt door werknemers per dag volgens AIIM) = $ 168 . 1 licentie voor Nitro PDF Pro begint bij $ 179 .

Zoals je uit het bovenstaande kunt zien, is duurzaam gebruik van papier - of gaand papier-lite, zoals we graag zeggen - gemakkelijk haalbaar. Het papierloze kantoor wordt niet langer gehinderd door technologische uitdagingen. Alles wat u nodig heeft om uw papierafval te verminderen, bestaat. De huidige barrières zijn cultureel en de angst voor verandering is het enige dat je in de weg staat.

Stel uw bedrijf in staat om zijn doelstellingen voor duurzame ontwikkeling te bereiken, de productiviteit en snelheid te verhogen en de documentbeveiliging te verhogen door papierloos te werken - Probeer Nitro vandaag nog gratis uit

Elektronische handtekeningen
Een leider in e-handtekeningen
Nitro Sign erkend als leider in het 2022 GigaOm Radar Report for eSignatures. Lees meer over GigaOm's evaluatie en analyse van de beste eSignature-leveranciers in de categorie.