Nitro-blog

4Manieren om inkoopcontractprocessen te stroomlijnen

stroomlijnen-inkoopcontract-processen

Hoewel het inkopen van goederen en diensten om het werk voor klanten te voltooien een cruciaal onderdeel van elk bedrijf is, is het ook een onderdeel dat veel ruimte kan laten voor fouten, inconsistenties, vertragingen, inkomstenverlies en zelfs juridische problemen.

Hoewel het inkopen van goederen en diensten om het werk voor klanten te voltooien een cruciaal onderdeel van elk bedrijf is, is het ook een onderdeel dat veel ruimte kan laten voor fouten, inconsistenties, vertragingen, inkomstenverlies en zelfs juridische problemen. Daarom is het belangrijk dat bedrijven een duidelijk en gestroomlijnd contractinkoopproces hebben.

Maar voordat u het inkoopproces voor contractbeheer sneller en efficiënter kunt maken, moet u eerst alle stappen evalueren die nodig zijn voor de aanschaf van goederen en diensten voor uw bedrijf. Deze kunnen enkele of alle van de volgende omvatten:

  • Behoeften identificeren
  • Evalueren en selecteren van leveranciers
  • Onderhandelen over contractvoorwaarden
  • Een inkooporder genereren
  • In ontvangst nemen van goederen of diensten
  • Facturen ontvangen en betalen
  • Nauwkeurige administratie bijhouden in geval van interne of externe audits

Dus, waar te beginnen? Laten we eens kijken naar enkele basisprincipes van inkoopprocessen voor contractbeheer en hoe u het proces kunt standaardiseren en versnellen.

1. Automatiseer handmatige processen om fouten te minimaliseren

Een van de beste manieren om uw contractinkoopproces te verbeteren, is door het zoveel mogelijk te automatiseren. Het hebben van een systeem waarmee contractmanagers automatisch op de hoogte worden gehouden van wat er moet gebeuren in het inkoopproces is daar een onderdeel van. Het verwijdert ook de mogelijkheid om kritieke stappen over het hoofd te zien als gevolg van menselijke fouten of weglatingen.

adopteren een platform waarmee u contracten e-ondertekent is een andere manier om het inkoopproces voor contracten te stroomlijnen. Door het proces van ratificatie van overeenkomsten voor goederen of diensten via eSignatures te digitaliseren, elimineert u handmatige stappen zoals afdrukken en scannen, terwijl u het risico op menselijke fouten verkleint, zoals het ondertekenen van het verkeerde veld of het helemaal missen van een handtekening.

2. Stroomlijn samenwerking

Vaak vereisen inkoopprocessen voor contractmanagement veel heen-en-weer communicatie tussen uw interne stakeholders en externe leveranciers. Misschien stuurt u uw leverancier een contract, maar ze willen een deel van de taal of prijs wijzigen. U kunt veel papierverplaatsing voorkomen door PDF-bewerkingssoftware te gebruiken waarmee zowel u als uw leverancier kunnen veilig annoteren, bewerken en delen van documenten .

3. Proceszichtbaarheid aanbieden

Gezien het aantal stappen dat betrokken is bij contractverwervingsprocessen, is het gemakkelijk om kritieke componenten over het hoofd te zien of zelfs te vergeten bij het ondertekenen van een contract. Dat is waar meer proceszichtbaarheid kan helpen. Veel platforms waarmee u contractdocumenten kunt maken, bewerken, ondertekenen en delen, kunnen u ook helpen bij het volgen van workflows. U kunt de voortgang van een contract volgen, meldingen ontvangen wanneer een leverancier een contract heeft ondertekend, een herinnering sturen wanneer iemand dat niet heeft gedaan en mogelijkheden voor het bekijken of bewerken van documenten instellen.

4. Zorg voor gebruikersacceptatie

Elke inspanning om uw inkoopproces voor contractbeheer te stroomlijnen, is slechts zo goed als de acceptatiegraad door uw teamleden. Wijzigingsbeheer is een uitdaging voor IT-afdelingen overal, maar u kunt deze overwinnen door gebruik te maken van platformen voor contractinkoop die gemakkelijk te gebruiken zijn met interfaces en integraties die overeenkomen met systemen die u misschien al heeft, zoals Microsoft365 .

Verder wilt u werken met een team van changemakers die bereid zijn proactief met uw medewerkers om te gaan om pijnpunten in het adoptieproces aan te pakken en24 /7 ondersteuning bij het oplossen van problemen.

Wilt u meer weten over het stroomlijnen van uw contractinkoopprocessen en? het elimineren van de pijnpunten van documentverwerking ? Jij kan download Nitro PDF Pro of Nitro-teken gratis. Bekijk hoe bestandsconversies, bewerkingsmogelijkheden en eSignature-aanbiedingen de workflow van uw bedrijf kunnen versnellen.

Inhoudsbilbiotheek

End-to-end transformatie van digitale documenten

In nieuw onderzoek door GigaOm worden de functies en mogelijkheden van vooraanstaande eHandtekening en PDF-oplossingen vergeleken en onder de loep genomen.
Portions of this page translated by Google.